Der Personalfragebogen ist ein viel genutztes Instrument für das Mitarbeitermanagement. Arbeitgeber können mit seiner Hilfe alle für die Tätigkeit relevanten Angaben zur Person des Arbeitnehmers oder der Bewerberin erfragen. Allerdings dürfen Personalfragebögen nur solche Fragen enthalten, an denen der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse hat. Ist ein Betriebsrat vorhanden, muss er laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) seine Zustimmung zu den Inhalten des Fragebogens erteilen. Nach der Einstellung einer neuen Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters wird der Personalfragebogen in der Personalakte aufseiten des Arbeitgebers abgelegt.
Wann der Personalfragebogen eingesetzt werden kann
Personalfragebögen können sowohl für Bewerber und Bewerberinnen als auch nach der Einstellung für neue Arbeitnehmer und neue Arbeitnehmerinnen angewendet werden. Es gibt allerdings Fragen, die Arbeitgeber erst nach der Einstellung stellen dürfen. Bewerberinnen und Bewerber sind ohnehin nicht dazu verpflichtet, Ihre Zustimmung zum Fragebogen schon vor der Einstellung zu geben.
Darum sind Personalfragebögen so hilfreich
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihre (potenziellen) neuen Mitarbeitenden mit einem standardisierten Fragebogen nach den wichtigen beruflichen und für die angestrebte Tätigkeit relevanten Daten zu fragen. Da die Fragen in jedem Falle gleich sind, lassen sich die Bögen leicht miteinander vergleichen. Das ist vor allem in Situationen spannend, in denen die Entscheidung zwischen mehreren Bewerberinnen und Bewerbern ansteht.
Diese Fragen sind im Personalfragebogen zulässig
Arbeitgeber dürfen mit der Einführung eines solchen Fragebogens nach Dingen fragen, an denen sie ein berechtigtes Interesse haben. Das ist nicht gleichbedeutend mit Dingen, an denen sie grundsätzlich ein Interesse haben. Zulässige Fragen sind etwa die nach:
- dem vollen Namen
- der Anschrift
- dem Geburtsdatum
- dem Geschlecht
- der Staatsangehörigkeit
- dem Familienstand
Neben diesen persönlichen Angaben sind auch andere Fragen wichtig, etwa die nach dem Schulabschluss, der Berufsausbildung oder dem Studium, etwaigen Fort- oder Weiterbildungen sowie Arbeitszeugnissen. Auch das Wettbewerbsverbot mit ehemaligen Arbeitgebern darf über Fragen ausgeschlossen werden. Weitere Fragen dürfen nur unter bestimmten Umständen und nach Zustimmung des Betriebsrats gestellt werden:
- Ist für den Job ein Führerschein notwendig, darf der Arbeitgeber danach fragen, ob dieser vorliegt.
- Bei Jobs im Gesundheitswesen sind Fragen nach dem allgemeinen Gesundheitszustand zulässig.
- Nach der Religionszugehörigkeit dürfen Arbeitgeber nur dann im Bewerbungsgespräch fragen, falls der Job mit einer religiösen Einrichtung zusammenhängt.
- Handelt es sich bei dem Job um eine besondere Vertrauensstellung, die im Zusammenhang mit Geldern des Unternehmens steht, dürfen Arbeitgeber nach den Vermögensverhältnissen sowie nach Gehalts- oder Lohnpfändungen fragen.
- Nach Vorstrafen, die in einem engen Zusammenhang mit der angestrebten Tätigkeit stehen, darf der Arbeitgeber auch fragen; die Befragten müssen gegebenenfalls davon erzählen, solange diese nicht schon aus dem Bundeszentralregister gelöscht sind.
Erst nach der Einstellung haben Arbeitgeber das Recht, nach einer Schwerbehinderung zu fragen und nach den Angaben für die Lohnbuchhaltung. Letztere umfassen die Sozialversicherungsnummer, die Steuerklasse, die Steuer-ID, die Bankverbindung, Freibeträge, Konfession und Krankenkasse.
Diese Fragen sind in Personalfragebögen unzulässig
Verschiedene Fragen, deren Beantwortung den Arbeitgeber durchaus interessieren dürfte, sind im Personalfragebogen unzulässig. Sie verletzen das Gleichbehandlungsgesetz und greifen in die Privatsphäre ein. Laut § 75 Abs. 2 BetrVG sind Betriebsrat und Arbeitgeber dazu verpflichtet, die freie Entfaltung jeder Arbeitnehmerin und jedes Arbeitnehmers zu schützen, was bedeutet, dass sie unzulässige Fragen nicht stellen dürfen. Hier ist eine Checkliste mit derartigen Fragen nach:
- der ethnischen Herkunft
- Heiratsabsichten
- Schwangerschaft oder Kinderwunsch sowie Gesundheitszustand (eine Ausnahme von dieser Regel besteht, falls die Information einen klaren Zusammenhang mit der angestrebten Position hat)
- der Höhe der bisherigen Vergütung
- Vorstrafen sowie Vermögensverhältnissen (Ausnahme auch hier der klare Zusammenhang mit der angestrebten Stelle)
- Gewerkschafts- oder Parteizugehörigkeit
Bekommen Bewerber und Bewerberinnen oder Mitarbeitende unzulässige Fragen gestellt, dürfen sie gemäß BetrVG mit einer Notlüge antworten oder die Antwort verweigern. Es ist Aufgabe des Betriebsrats, dafür zu sorgen, dass diese Fragen gar nicht erst im Personalfragebogen auftauchen.
