Unternehmen sind ständig auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter zu motivieren und gleichzeitig Steuervorteile zu nutzen. Ein beliebtes Instrument dabei sind von der Steuer befreite Gutscheine als Sachbezug, auch bekannt als Mitarbeitergutscheine, die zusätzlich zum Arbeitslohn ausgeschüttet werden können. Doch was genau bedeutet das, und welche Rahmenbedingungen müssen Arbeitgeber beachten? In diesem Artikel erklären wir, wie diese Gutscheine als Sachbezüge funktionieren, welche steuerlichen Regelungen gelten und ob sich die Nutzung für Arbeitgeber lohnt.
Das Wichtigste in Kürze:
- Gutscheine als Sachbezüge sind steuerfreie Zuwendungen an Mitarbeiter, begrenzt auf 50 Euro pro Monat.
- Ein Gutschein Sachbezug muss für spezifische Waren oder Dienstleistungen bei begrenzten Akzeptanzstellen einlösbar sein.
- Universelle Prepaidkarten oder Gutscheine mit unbegrenzter Nutzung gelten nicht als Sachbezug.
- Bei Überschreitung der 50-Euro-Grenze wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.
- Arbeitgeber können mit einem Gutschein Sachbezug Mitarbeiter motivieren und gleichzeitig Lohnkosten optimieren.
Was sind Gutscheine als Sachbezug für Mitarbeiter?
Ein Sachbezug bezeichnet nicht-monetäre Leistungen, die Arbeitnehmer als Teil ihrer Vergütung erhalten. Sie können als Art “Emittent” vom Unternehmen gesehen werden. Gutscheine als Sachbezüge oder Geldsurrogate fallen unter diese Kategorie, wenn sie bestimmte Bedingungen erfüllen. Statt einer direkten Gehaltserhöhung können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern von der Steuer befreite Sachleistungen in Form von Gutscheinen oder Gutscheinkarten anbieten. Die Sachbezugsgrenze bzw. die Betragsangabe liegt aktuell bei 50 Euro pro Monat (im BMF-Schreiben und im § 8 Abs. 2 S. 11 EStG geregelt), bzw. die Pauschalversteuerung ist nach § 37b EStG anwendbar, bis 2022 lag die Betragsangabe im Jahressteuergesetz bei 44 Euro pro Monat.
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Generell fallen auch Fahrtkostenzuschüsse, wie Tickets für den Personennah-Verkehr, unter den Sachbezug. (Nachträgliche Kostenerstattungen – zum Beispiel zum Arbeitslohn über Fremdanbieter – zählen nicht dazu). Das bedeutet: Solange der Geldbetrag der Gutscheine als Sachbezüge die 50 Euro nicht überschreitet und der Gutschein als Sachbezug ausschließlich für Waren oder Dienstleistungen (eine abgegrenzte Produktpalette) genutzt werden kann, bleibt dieser Sachbezug für den Mitarbeiter Steuerabgaben- und sozialversicherungsfrei.
Welche Freigrenzen bestehen beim Gutschein als Sachbezug?
Die Grenze von 50 Euro monatlich ist klar geregelt. Wichtig ist laut dem ZAG (Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz) jedoch, dass dieser Geldbetrag nicht überschritten wird. Schon bei einem Cent mehr wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Es handelt sich also um eine strikte Sachbezugsfreigrenze und nicht um einen Freibetrag, bei dem nur der übersteigende Betrag versteuert wird.
50 Euro für Gutscheine als Sachbezüge, 60 Euro für Aufmerksamkeiten
Zusätzlich zur monatlichen Grenze für Sachbezüge bleiben Sachleistungen des Arbeitgebers bis zu 60 Euro von der Lohnsteuer befreit, wenn sie aus einer bestimmten Berechtigung, wie einem persönlichen Anlass, an Mitarbeitende vergeben werden (Das wird nicht im EStG festhalten, sondern in den Lohnsteuer-Richtlinien, LStR geregelt).
Zu solchen Anlässen berechtigen unter anderem Geburtstage, Betriebsjubiläen oder die Geburt eines Kindes. Auch Geschenke wie ein Blumenstrauß oder Gutscheinkarten zur Begrüßung nach längerer Krankheit oder ein Präsent zur bestandenen Prüfung fallen darunter. Die Lohnsteuerrichtlinien (R 19.6 Abs. 1 Satz 2 LStR 2023) betonen jedoch, dass das Ereignis persönlich auf den Mitarbeitenden oder einen Angehörigen im gleichen Haushalt bezogen sein muss.
Wichtig zu beachten ist, dass die Freigrenzen für Sachbezüge und Aufmerksamkeiten grundsätzlich unabhängig voneinander gelten. Die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro bezieht sich auf einen monatlichen Wert, bei dem der Anlass der Aufmerksamkeit keine Rolle spielt.
In beiden Fällen ist entscheidend, dass es sich um Sachbezüge handelt. Die Unterscheidung zwischen Geldkarten und Sachleistungen spielt laut dem ZAG sowohl bei der Anwendung der Sachbezugsfreigrenze als auch bei der von der Steuer befreiten Behandlung von Aufmerksamkeiten eine wichtige Rolle. Diese Anforderungen wurden in den letzten Jahren verschärft.
Welche Geldkarten sind beim Gutschein als Sachbezug ausgeschlossen?
Seit 2022 gelten neue Regelungen, die klar definieren, welche Zuwendungen, Geldkarten und Gutscheine als Sachbezüge genutzt werden können. Reine Geldleistungen, wie etwa Geldkarten bzw. Prepaid-Kreditkarten, auf denen Mitarbeiter frei über den Barlohn und Guthaben verfügen können, sind nicht mehr zulässig und können Mitarbeiter nicht einlösen.
Um als von der Steuer befreiter Sachbezug anerkannt zu werden, müssen Gutscheine als Sachbezüge und Geldkarten die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Dies bedeutet
- Begrenzter Kreis der Akzeptanzstellen: Gutscheine dürfen nur bei ausgewählten Händlern oder Dienstleistern einlösbar sein, wie z. B. bei bestimmten Einzelhändlern, Handelsketten oder Marktplätzen, mit entsprechenden Akzeptanzverträgen. (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 b ZAG). Es ist zulässig, dass Mitarbeiter selbst entscheiden, bei welchen teilnehmenden Händlern sie die Gutscheine als Sachbezüge einlösen. Die Finanzverwaltung lässt auch eine Beschränkung der Einkaufs- und Dienstleistungsverbünde nach Postleitzahlbezirken zu. Auch Kundenkarten von bestimmten inländischen Einzelhandelsketten, die in ihren Geschäften oder Online-Shops eingelöst werden können, sind zulässig, solange sie einen einheitlichen Marktauftritt (z.B. ein Symbol, eine Marke oder ein Logo) aufweisen. Die Art des Betriebs – ob eigene Geschäfte, im Genossenschafts- oder Konzernverbund, über Agenturen oder Franchisenehmer – ist unerheblich (BMF-Schreiben vom 15.03.2022).
Beispiele für geeignete Akzeptanzstellen der Gutscheine als Sachbezüge:- Städtische Einkaufs- und Dienstleistungsverbünde im Inland.
- Einkaufs- und Dienstleistungsverbünde, die sich auf spezifische inländische Regionen erstrecken, wie z. B. angrenzende Postleitzahlbezirke.
- Kundenkarten von bestimmten inländischen Einzelhandelsketten und Ladenketten, die in ihren Geschäften oder Online-Shops eingelöst werden können.
- Limitierte Produktpalette: Die Nutzung der Gutscheine als Sachbezüge muss auf bestimmte Produktpaletten, Waren oder Dienstleistungen beschränkt sein, wie z.B. Mode, Treibstoff oder Kino. Universalgutscheine mit unbegrenzter Verwendbarkeit sind ausgeschlossen.
- Zweckgebundene Nutzung: Die Gutscheine oder Sachzuwendungen müssen steuerlichen oder sozialen Zwecken dienen, etwa als Essensgutscheine bzw. Essenmarken oder Restaurantschecks, die in einem festgelegten Netzwerk eingelöst werden können.
Erfüllen Gutscheine diese (zweckgebundenen) Voraussetzungen oder Kriterien nicht, gelten sie als Barlohn und unterliegen der Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Anbieter wie Amazon oder Zalando, die ein breites Spektrum an Akzeptanzstellen bieten, fallen daher nicht unter diese Regelung. Auch Supermärkte mit sehr breitem Sortiment sind problematisch, während spezifische Gutscheine, z. B. Tankgutscheine (Geldsurrogate) für eine Tankstellenkette, Gutscheine als Sachbezug in Buchhandlungen oder Fitnessstudios als Akzeptanzstellen anerkannt werden.
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Wie werden Gutscheine als Sachbezug versteuert?
Wenn die Freigrenze von 50 Euro pro Monat eingehalten wird und die Gutscheine als Sachbezüge dem ZAG, also den Anforderungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes entsprechen, bleiben sie für den Mitarbeiter abgabenfrei, sowohl von der Steuer als auch von der Sozialversicherung. Sollte jedoch die Freigrenze überschritten werden oder die Bedingungen nicht erfüllt sein, wird der Gutschein als geldwerte Leistung versteuert.
Wann sind Gutscheine als Sachbezüge steuerpflichtig?
Gutscheine als Sachbezüge werden dann steuerpflichtig, wenn sie nicht den Anforderungen oder Kriterien für einen Sachbezug oder dem Sachlohn entsprechen, der die Freigrenze von 50 Euro überschritten wird (§ 8 Abs. 1 Satz 2 EstG, BMF-Schreiben). Insbesondere dann, wenn der Gutschein wie Bargeld verwendet werden kann oder an keine konkreten Akzeptanzstellen mit entsprechenden Akzeptanzverträgen gebunden ist, wird er als Geldleistung gewertet und muss versteuert werden.
Worin besteht der Unterschied zwischen Sachbezug und Geldleistung?
Ein Sachbezug oder Sachzuwendungen sind eine Leistung in Form von Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber dem Mitarbeiter gewährt. Diese Sachbezüge bleiben unter bestimmten Bedingungen von der Steuer befreit. In Abgrenzung zum Barlohn bezeichnet man diese Form des Arbeitslohns auch als geldwerten Vorteil oder Sachlohn. Eine Geldleistung hingegen ist eine direkte Auszahlung in Form von Geld oder eine Geldkarte mit uneingeschränkter Nutzungsmöglichkeit, dazu zählen auch nachträgliche Kostenerstattungen. Diese Leistungen und Kostenerstattungen laufen als Gehaltsumwandlung und sind immer steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Verschärfte Voraussetzungen für Gutscheine seit 2022
Die gesetzlichen Änderungen seit 2022 haben die Voraussetzungen und Kriterien für von der Steuer befreite Gutscheine als Sachbezug verschärft. Gutscheine müssen nun an einen Akzeptanzstellenkreis und eine limitierte Produktpalette gebunden sein. Es gibt nun eine Abgrenzung. Universelle Geldkarten und Gutscheine, die wie Bargeld genutzt werden können, sind nicht mehr frei von Steuern. Zudem müssen sie einem steuerlichen oder sozialen Zweck dienen, um als Sachbezug anerkannt zu werden.
Lohnen sich Gutscheine als Sachbezug für Arbeitgeber?
Die Nutzung von Gutscheinen als Sachbezug bietet Arbeitgebern eine attraktive Möglichkeit, ihre Mitarbeiter zu motivieren und gleichzeitig Steuern und Sozialabgaben zu sparen. Solange die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden, sind Gutscheine als Sachbezüge bzw. der Sachlohn eine kostengünstige und motivierende Ergänzung zum Gehalt. Sie steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und optimieren die Nettolohnkosten des Unternehmens. Belonio, als einer von etablierten Fremdanbietern für Gutscheinlösungen, unterstützt Arbeitgeber gezielt bei der Implementierung und Verwaltung von steuerfreien Gutscheinen als Sachbezug.
Fazit
Von der Steuer befreite Gutscheine als Sachbezüge bieten Unternehmen eine effiziente Möglichkeit, ihre Mitarbeiter zu motivieren und gleichzeitig Steuervorteile zu nutzen. Solange die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden, insbesondere die monatliche Grenze von 50 Euro (§ 8 Abs. 1 Satz 2 EstG, BMF-Schreiben) sowie die Einschränkungen der Verwendbarkeit der Gutscheine auf bestimmte Waren oder Dienstleistungen und Ladenketten bleiben diese Zuwendungen Steuerabgaben- und sozialversicherungsfrei.
Für Arbeitgeber lohnen sich Sachzuwendungen (z. B. in Form von Tankgutscheinen, welche bei dem Tankstellenbetreiber eingereicht werden oder Gutscheinkarten), da sie nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, sondern auch die Lohnkosten optimieren. Darüber hinaus können Arbeitgeber auf die Unterstützung von Fremdanbietern für die Gutscheine als Sachbezüge zählen. Mit den seit 2022 geltenden strengeren Regelungen müssen Arbeitgeber jedoch besonders auf die Auswahl (bzw. die Produktpalette) geeigneter Gutscheine und Tankgutscheine achten, um die Steuerfreiheit sicherzustellen.