Fehlzeitenquote

Die Fehlzeitenquote, auch Abwesenheitsquote genannt, ist eine der wichtigen Kennzahlen für das HR Management und das Controlling. Sie drückt die Abwesenheiten der Mitarbeitenden in Prozentzahlen aus. Anhand der Fehlzeitenquote lässt sich leicht feststellen, wie die Stimmung im Unternehmen ist und ob die Geschäftsführung reagieren muss.

Die Fehlzeitenquote als Krankenstand

Streng genommen gehören viele Arten der Abwesenheit mit in die Fehlzeitenquote, nämlich solche aufgrund:

• Krankheit
• Mutterschutz
• Weiterbildung
• Urlaub
• Langzeiterkrankungen

In der Praxis aber rechnen HR Abteilungen beziehungsweise Controllerinnen und Controller aber eher nur mit der Abwesenheit wegen Krankheit. Die Fehlzeitenquote wird daher oftmals mit dem Begriff und der Kennzahl Krankheitsquote gleichgesetzt. In diesem Fall entspricht die Quote also dem Krankenstand bzw. wie viele Mitarbeitende sich krank melden. Das hat verschiedene Gründe: Bei Langzeiterkrankten, bei denen bereits nicht mehr die Verpflichtung zur Lohnfortzahlung besteht, liegt in den meisten Fällen ein besonderer Grund vor. Häufen sich die Langzeiterkrankungen nicht, sind sie kein Indiz für tief sitzende Probleme im Unternehmen.

Gleiches gilt für Urlaub, Mutterschutz, Weiterbildungen und andere vom Unternehmen finanzierte Abwesenheiten. Wenn die Berechnung der Fehlzeiten nur die Krankheitstage einschließt, eignet sich die Kennzahl gut, um den Krankenstand über einen längeren Zeitraum hinweg im Blick zu behalten. Steigt die Zahl der Fehltage langsam, aber kontinuierlich an, ist im Unternehmen etwas im Argen. Davon ausgenommen sind natürlich zeitlich begrenzte und genau nachvollziehbare Vorkommnisse wie Grippewellen.

Formel zur Berechnung der Fehlzeitenquote

Die Formel für die Berechnung der Fehlzeitenquote ist leicht zu merken:

Fehlzeiten/Sollarbeitszeit * 100 = Fehlzeitenquote in %

Dabei unterscheidet man zwischen Fehlzeiten und Sollarbeitszeit nach Tagen oder nach Stunden. Wer die Quote nach Stunden berechnet, hat mehr Aufwand, erhält aber ein genaueres Ergebnis.

Moderne Software nimmt den Verantwortlichen Schritt bereits ab: Sie berechnet die Fehlzeitenquote tagesaktuell.

Ein Beispiel zur Berechnung des Krankenstands

Durch folgendes Beispiel wird die Berechnung der Krankenquote des Unternehmens und gleichzeitig der einzelnen Mitarbeitenden besser veranschaulicht:

Man geht davon aus, dass 5 Mitarbeitende in einer Abteilung beschäftigt sind. Diese müssen monatlich 22 Tage arbeiten. Nun sind hier die Tage von den „Soll Tagen“ (Arbeitstage) als „Krankentage“ für die einzelnen Mitarbeitenden verzeichnet:

Mitarbeitender 1: 2 Tage
Mitarbeitender 2: 14 Tage
Mitarbeitender 3: 10 Tage
Mitarbeitender 4: 20 Tage
Mitarbeitender 5: 4 Tage
Formel: (2+14+10+20+4): (5 Mitarbeitende * 22 Arbeitstage * 12 Monate) * 100 = 50: 1.320 * 100 = 3,79 Prozent

Die Quote beträgt demnach 3,79 Prozent.

Fehlzeitenquoten im Ganzen oder im Detail

Es ist möglich, die Fehlzeitquoten für verschiedene Bereiche zu berechnen, nämlich:

• für den ganzen Betrieb
• für eine bestimmte Abteilung
• für eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer

Hier können sich Muster zeigen: Wenn etwa die Sollarbeitszeit im ganzen Betrieb deutlich unterschritten wird, ohne dass es gerade eine Grippewelle oder Ähnliches gab, sind Maßnahmen erforderlich. Wenn die Fehltage einer einzigen Abteilung einen nicht unwesentlichen Anteil an den gesamten Erkrankungen der Belegschaft ausmachen, gilt es, hier genauer hinzuschauen.

Ursachen für Fehlzeitquote hinterfragen

Wenn die Zahl der Fehltage stark ansteigt, kann das (abgesehen von tatsächlichen Erkrankungen) viele verschiedene Gründe haben, etwa:

• Unterforderung
• Überforderung
• Stress
• schlechte Arbeitsorganisation
• unangenehmes Arbeitsklima
• kommende Restrukturierungsmaßnahmen oder andere Veränderungen, die Sorge bereiten
• schlechte Bezahlung
• Mobbing
• Gefährdung am Arbeitsplatz (etwa durch Schmutz- oder Lärmbelastung)

Ziel der Unternehmen ist es, den Anteil der Fehltage deutlich zu senken. Dafür muss zunächst ersichtlich sein, woran die mangelnde Motivation der Mitarbeitenden liegt (wenn sie nicht tatsächlich einfach krank sind). Eine Möglichkeit, die Ursachen zu erfahren, ist etwa eine anonyme Befragung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Fehlzeitquote senken durch geeignete Maßnahmen

Fehlzeitquote senken durch geeignete Maßnahmen ist ein zentraler Aspekt des betrieblichen Gesundheitsmanagements. Unternehmen, die sich mit einem hohen Krankenstand konfrontiert sehen, können durch gezielte Gegenmaßnahmen positive Veränderungen bewirken:

• Gesundheitsförderung: Initiativen zur Förderung der Gesundheit am Arbeitsplatz, wie z.B. Fitnessangebote, Ergonomie-Verbesserungen oder Stressbewältigungsprogramme, tragen dazu bei, das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu steigern und Krankheitsrisiken zu minimieren.
• Mediation und Konfliktlösung: Durch Mediation in Konfliktsituationen am Arbeitsplatz können Spannungen reduziert werden, die zu Stress und psychischer Belastung führen können, die wiederum zu erhöhten Fehlzeiten führen.
• Schulungen und Sensibilisierung: Schulungen zum richtigen Verhalten und zur Sensibilisierung gegenüber Mobbing und Diskriminierung tragen zur Schaffung eines respektvollen Arbeitsumfelds bei und können Konflikte reduzieren.
• Kommunikation und Unterstützung: Die Bereitstellung von Ansprechpartnern für die Mitarbeiter, die bei persönlichen oder beruflichen Problemen unterstützen, fördert ein offenes Kommunikationsklima und stärkt das Vertrauen der Belegschaft.
• Neuverteilung von Aufgaben: Eine Überprüfung und gegebenenfalls Neuverteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten kann Überlastungssituationen reduzieren und Mitarbeiter entlasten.
• Verbesserung der Arbeitsbedingungen: Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen, wie z.B. die Anpassung von Arbeitszeiten oder die Schaffung gesunder Arbeitsplätze, tragen zur Förderung der physischen und psychischen Gesundheit bei.
• Schutzmaßnahmen am Arbeitsplatz: Erhöhte Sicherheits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen an Arbeitsplätzen, die besonders gesundheitsgefährdend sind, können das Risiko von Unfällen und gesundheitlichen Beeinträchtigungen verringern.
• Individuelle Gespräche und Wertschätzung: Durch individuelle Gespräche mit unzufriedenen Mitarbeitern können deren Anliegen gehört und Lösungen erarbeitet werden, um sie wieder stärker ins Team zu integrieren und ihr Engagement zu fördern.

Ein Arbeitsumfeld, das auf Wohlbefinden und Zufriedenheit ausgerichtet ist, führt langfristig zu einer spürbaren Reduktion der Fehlzeiten. Investitionen in diese Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit zahlen sich langfristig aus, indem sie die Produktivität steigern und die Kosten durch Fehlzeiten verringern. 

Fazit 

Die Fehlzeitenquote ist eine entscheidende Kennzahl im HR Management, die Abwesenheiten der Mitarbeiter in Prozent ausdrückt. Sie bietet Einblicke in die Stimmung im Unternehmen und erfordert gegebenenfalls Reaktionen der Geschäftsführung. Insbesondere Krankheitszeiten oder die Krankheitsquote sind dabei von zentraler Bedeutung, während andere Arten der Abwesenheit oft nicht berücksichtigt werden. Die Berechnung erfolgt anhand der Formel Fehlzeiten geteilt durch Sollarbeitszeit multipliziert mit 100. Eine detaillierte Analyse nach Betrieb, Abteilung oder Mitarbeiter kann Muster und Ursachen für hohe Fehlzeiten offenlegen, die von Unterforderung bis zu ungünstigen Arbeitsbedingungen reichen können. Unternehmen streben durch gezielte Maßnahmen zur Gesundheitsförderung, Konfliktmediation und Verbesserung der Arbeitsumgebung an, die Fehlzeiten zu reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.