Fehlzeitenquote

Die Fehlzeitenquote, auch Abwesenheitsquote genannt, ist eine der wichtigen Kennzahlen für das HR-Management und das Controlling. Sie drückt die Abwesenheiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Prozentzahlen aus. Anhand der Fehlzeitenquote lässt sich leicht feststellen, wie die Stimmung im Unternehmen ist und ob die Geschäftsführung reagieren muss.

Die Fehlzeitenquote als Krankenstand

Streng genommen gehören viele Arten der Abwesenheit mit in die Fehlzeitenquote, nämlich solche aufgrund:

• Krankheit
• Mutterschutz
• Weiterbildung
• Urlaub
• Langzeiterkrankungen

In der Praxis aber rechnen HR-Abteilungen beziehungsweise Controllerinnen und Controller aber eher nur mit der Abwesenheit wegen Krankheit. Die Fehlzeitenquote wird daher oftmals mit dem Begriff und der Kennzahl Krankenquote gleichgesetzt. In diesem Fall entspricht die Quote also dem Krankenstand. Das hat verschiedene Gründe: Bei Langzeiterkrankten, bei denen bereits nicht mehr die Verpflichtung zur Lohnfortzahlung besteht, liegt in den meisten Fällen ein besonderer Grund vor. Häufen sich die Langzeiterkrankungen nicht, sind sie kein Indiz für tief sitzende Probleme im Unternehmen.

Gleiches gilt für Urlaub, Mutterschutz, Weiterbildungen und andere vom Unternehmen finanzierte Abwesenheiten. Wenn die Berechnung der Fehlzeiten nur die Krankheitstage einschließt, eignet sich die Kennzahl gut, um den Krankenstand über einen längeren Zeitraum hinweg im Blick zu behalten. Steigt die Zahl der Fehltage langsam, aber kontinuierlich an, ist im Unternehmen etwas im Argen. Davon ausgenommen sind natürlich zeitlich begrenzte und genau nachvollziehbare Vorkommnisse wie Grippewellen.

Formel zur Berechnung der Fehlzeitenquote

Die Formel für die Berechnung der Fehlzeitenquote ist leicht zu merken:

Fehlzeiten/Sollarbeitszeit * 100 = Fehlzeitenquote in %

Dabei unterscheidet man zwischen Fehlzeiten und Sollarbeitszeit nach Tagen oder nach Stunden. Wer die Fehlzeitquoten nach Stunden berechnet, hat mehr Aufwand, erhält aber ein genaueres Ergebnis.

Moderne Software nimmt den Verantwortlichen Schritt bereits ab: Sie berechnet die Fehlzeitenquote tagesaktuell.

Fehlzeitenquoten im Ganzen oder im Detail

Es ist möglich, die Fehlzeitquoten für verschiedene Bereiche zu berechnen, nämlich:

• für den ganzen Betrieb
• für eine bestimmte Abteilung
• für eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer

Hier können sich Muster zeigen: Wenn etwa die Sollarbeitszeit im ganzen Betrieb deutlich unterschritten wird, ohne dass es gerade eine Grippewelle oder Ähnliches gab, sind Maßnahmen erforderlich. Wenn die Fehltage einer einzigen Abteilung einen nicht unwesentlichen Anteil an den gesamten Erkrankungen der Belegschaft ausmachen, gilt es, hier genauer hinzuschauen.

Ursachen für Fehlzeitquote hinterfragen

Wenn die Zahl der Fehltage stark ansteigt, kann das (abgesehen von tatsächlichen Erkrankungen) viele verschiedene Gründe haben, etwa:

• Unterforderung
• Überforderung
• Stress
• schlechte Arbeitsorganisation
• unangenehmes Arbeitsklima
• kommende Restrukturierungsmaßnahmen oder andere Veränderungen, die Sorge bereiten
• schlechte Bezahlung
• Mobbing
• Gefährdung am Arbeitsplatz (etwa durch Schmutz- oder Lärmbelastung)

Ziel der Unternehmen ist es, den Anteil der Fehltage deutlich zu senken. Dafür muss zunächst ersichtlich sein, woran die mangelnde Motivation der Mitarbeitenden liegt (wenn sie nicht tatsächlich einfach krank sind). Eine Möglichkeit, die Ursachen zu erfahren, ist etwa eine anonyme Befragung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Fehlzeitquote senken durch geeignete Maßnahmen

Wer die Antworten auf die Frage nach dem hohen Krankenstand bekommen hat, kann geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen, etwa:

• solche zur Förderung der Gesundheit der Belegschaft
• Mediation in Streitfällen
• Schulungen zum richtigen Verhalten bzw. Unterbinden von Mobbing
• Ansprechpartner für die Belegschaft bei Problemen
• Neuverteilung der Aufgaben
• Verbesserung der Arbeitsbedingungen
• mehr Schutz der Belegschaft an Arbeitsplätzen, die die Gesundheit beeinträchtigen können
• Gespräche, um die unzufriedenen Mitarbeitenden abzuholen und herauszufinden, wie sie sich wieder ins Unternehmen integrieren lassen und sich dabei wertgeschätzt fühlen können

In einem Arbeitsumfeld, in dem Menschen sich wohlfühlen und in dem die Arbeit ihnen Freude bereitet, sinkt die Quote der Fehlzeiten spürbar. Das bedeutet, dass sich die Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit auszahlen – auch, wenn sie zunächst mit Mehrkosten verbunden sind.