Outsourcing

Die Definition des Outsourcings ist die Auslagerung bestimmter Prozesse oder Leistungen an zumeist externe Dienstleister. Auch intern können Teilbereiche ausgelagert werden, etwa an Tochterfirmen. Outsourcing kann verschiedene Vorteile mit sich bringen, muss aber sorgfältig geplant werden.

Die Vorteile des Outsourcings

Es gibt verschiedene Gründe, die für ein Outsourcing bestimmter Prozesse sprechen können. Beispiele sind etwa:

• Kostensenkung
• Qualitätssteigerung
• schnelles Wachstum
• flexible Reaktion auf einen veränderlichen Markt

Geschäftsprozesse, die im Unternehmen nur ineffizient ablaufen, zu viel kosten, qualitativ nicht hochwertig genug sind oder nicht in ausreichendem Maße durchgeführt werden können, werden vom externen Dienstleister übernommen, sodass sich die Mitarbeitenden des Unternehmens auf das Kerngeschäft konzentrieren können.

Das Ergebnis kann eine Verbesserung der eigenen Position am Markt sein, eine höhere Kundenzufriedenheit, zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und eine verbesserte finanzielle Position.

Diese Arten von Outsourcing gibt es

Je nach Art des Unternehmens können bestimmte Varianten des Outsourcings sinnvoll sein. Sie haben per Definition jeweils ihren eigenen Begriff, etwa:

• Transitional Outsourcing – bestimmte Prozesse, beispielsweise im Personalwesen, werden während des Umwandlungsprozesses eines Unternehmens an externe Dienstleister ausgelagert.
• Business Transformation Outsourcing – ähnelt dem Transitional Outsourcing, wird aber bei der Einführung neuer Geschäftsmodelle genutzt und beinhaltet auch eine Unternehmensberatung.
• Complete Outsourcing – ganze Aufgabenbereiche lassen sich selbst inklusive der Mitarbeitenden auslagern, um den Fokus auf das Kerngeschäft zu lenken (zum Beispiel Buchhaltung).
• Outservicing – externe Dienstleister übernehmen den Kundenkontakt.
• Business Process Outsourcing (BPO) – ganze Geschäftsprozesse werden an einen externen Dienstleistungsbetreiber übergeben.
• Outtasking – hierbei handelt es sich um die Auslagerung bestimmter Teilbereiche.
• Offshore-Outsourcing – Aufgabenbereiche werden (häufig der Kosten wegen) ins Ausland übertragen.
• Application Service Providing (ASP) – standardisierte Softwaredienstleistungen samt Management und Wartung werden von externen Anbietern erbracht.

Manche Arten des Outsourcings sind langfristig angelegt, andere von Anfang an zeitlich begrenzt.

Voraussetzungen für Outsourcing

Da die Leistungen der externen Dienstleister in die Wertschöpfungskette des Unternehmens integriert werden, ist ein modernes und zeitgemäßes Produktions- und Logistikkonzept für das Outsourcen unabdingbar. Hilfreich ist hier die sogenannte ERP-Software – ERP steht für Enterprise Ressource Planning. Das Tool erlaubt es, Lohnabrechnungen, die Finanzbuchhaltung, aber auch die Ressourcen und die Waren übersichtlich zu verzeichnen, zu bearbeiten und zu planen. Mithilfe der Software lassen sich auch die externen Dienstleister gut einplanen. So wird verhindert, dass einzelne Prozesse nicht mehr überwacht werden können.

Outsourcing: Das ist wichtig

Es gibt mehrere Punkte, die Unternehmerinnen und Unternehmer beachten sollten, wenn sie Prozesse auslagern möchten. Dazu zählen zum Beispiel die folgenden:

• Der Datenschutz muss auch dann gewährleistet sein, wenn externe Dienstleister zur Erbringung der vereinbarten Leistungen auf bestimmte Daten des Unternehmens zugreifen können – wichtige Beispiele: Buchhaltung und Vertragswesen.
• Es sollten keine Schlüsselkompetenzen ausgelagert werden, da dies zu einer unerwünschten Abhängigkeit von den Dienstleistern führt und Expertise verloren geht.
• Vor dem Outsourcing ist es wichtig, die Mitarbeitenden über die Pläne zu informieren. Andernfalls kommt es leicht zu Gerüchten und Angst vor dem Arbeitsplatzverlust. Dem wird durch eine transparente Kommunikation entgegengewirkt.

Zudem kann im Unternehmen wertvolles Wissen verloren gehen, wenn bestimmte Prozesse durch Outsourcing zur Gänze von anderen Anbietern übernommen werden.

Kein Outsourcing ohne Vorbereitung

Für die Feststellung, ob sich Outsourcing überhaupt lohnt, ist grundsätzlich eine umfangreiche Wirtschaftlichkeitsrechnung ratsam. Dabei wird festgestellt, ob die Kosten für bestimmte Prozesse, die die Firmenkasse stark belasten, durch deren Auslagerung gesenkt werden können. Auch die Gewinnsteigerung durch eine verbesserte Qualität und/oder eine höhere Produktion muss hier in Betracht gezogen werden. Nur wenn sich durch das Outsourcing Einsparungen, höhere Gewinne und/oder das Freiwerden von Kapazitäten unter den Mitarbeitenden ergeben, die sich mehr um ihre Kernkompetenzen kümmern können, ist die Auslagerung einzelner Prozesse tatsächlich sinnvoll.