Sachbezug in der Lohnabrechnung – Überblick und Beispiele
Beispiel Sachbezug Lohnabrechnung, wo ein Stift drauf liegt.
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Sachbezug in der Lohnabrechnung – Überblick und Beispiele

Beispiel Sachbezug Lohnabrechnung, wo ein Stift drauf liegt.

Sachleistungen bieten sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber interessante Vorteile. Besonders attraktiv ist die Möglichkeit, monatlich bis zu 50 Euro steuerfrei zu erhalten. Dieser Beitrag beleuchtet alle wichtigen Aspekte von Sachbezügen in der Lohnabrechnung. Er erklärt die Unterschiede zum Barlohn, Freibeträge, die Berechnungsmethoden sowie die steuerlichen Vorteile.

Was bedeutet der Sachbezug in der Lohnabrechnung?

Definition von Sachbezügen

Sachbezüge sind Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die nicht in Form von Geld erbracht werden, sondern in Form von Gütern oder Dienstleistungen. Dazu zählen beispielsweise die Nutzung eines Firmenwagens, die Gewährung eines Mahlzeitenzuschusses in Form von (digitalen) Essensmarken oder auch Warengutscheine und Tankgutscheine. Sachbezüge können einmalig oder regelmäßig gewährt werden und stellen eine Form der zusätzlichen Vergütung dar. Am bekanntesten ist der 50 Euro Sachbezug:

  • Arbeitgeber können Mitarbeitern freiwillig Zusatzleistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewähren.
  • Bei Einhaltung bestimmter Bedingungen und innerhalb der Freigrenze sind diese Leistungen steuerfrei.
  • Seit 2022 gilt eine erhöhte Sachbezugsgrenze nach § 8 EStG von 50 Euro monatlich (vorher 44 Euro).
  • Somit können Unternehmen Mitarbeitern jährlich bis zu 600 Euro netto abgabenfrei zukommen lassen
  • Zusätzlich sind Sachzuwendungen zu persönlichen Anlässen bis 60 Euro abgabenfrei möglich

Abgrenzung zu Barlohn

Im Gegensatz zum Barlohn, der dem Arbeitnehmer direkt ausbezahlt wird, erfolgt die Zuwendung beim Sachbezug nicht in Form von Geld, sondern in Form von Gütern oder Dienstleistungen. Da er steuerrechtlich ebenfalls zum Arbeitslohn zählt, muss der Sachbezug in der Lohnabrechnung ebenfalls als solcher behandelt werden. Die Abgrenzung zwischen Bar- und Sachlohn aber ist nicht immer eindeutig, insbesondere wenn Gutscheine oder Geldkarten gewährt werden, die eine Barauszahlung ermöglichen. Liegt dies vor, zählen diese Zuschüsse nach § 8 EStG nicht mehr zum 50-Euro Sachbezug.

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Lohnabrechnung Sachbezug: Wie wird der Sachbezug vom Gehalt abgezogen?

Bewertung von Sachbezügen

Für die Bewertung von Sachbezügen gibt es gesetzliche Regelungen und amtliche Sachbezugswerte. Diese sind bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung anzusetzen. So gelten beispielsweise für die Verpflegung oder Unterkunft monatliche und tägliche Sachbezugswerte, die jährlich angepasst werden. Für die private Nutzung eines Firmenwagens gibt es die sogenannte 1%-Regelung, nach der monatlich 1 % des Listenpreises als geldwerter Vorteil (GWV) anzusetzen ist.

Berechnung des geldwerten Vorteils

Der Wert des Sachbezugs stellt einen sogenannten geldwerten oder vermögenswerten Vorteil dar. Dieser ist bei der Lohnabrechnung als Bruttoeinkommen zu behandeln und unterliegt grundsätzlich der Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Zur Berechnung wird der Wert des Sachbezugs zum regulären Bruttolohn addiert. Anschließend werden darauf die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge berechnet.

Beispiele vom Sachbezug in der Lohnabrechnung

Sachbezug Lohnabrechnung Beispiel 1: Ein Hausmeister einer Schule erhält ein Entgelt von 3.000 € und darf zusätzlich in der Hausmeisterwohnung wohnen, die mit einem Wert von 450 € veranschlagt wird. Dann sieht die Abrechnung wie folgt aus:

Mit SachbezugOhne Sachbezug
Bruttolohn 3.000,00 €Bruttolohn 3.000,00 €
Sachbezug 450,00 €
Gesamtbrutto 3.450,00 €Gesamtbrutto 3.000,00 €
Steuerabzüge 420,83 €Steuerabzüge 317,08 €
SV-Abzüge 726,23 €SV-Abzüge 631,50 €
Nettobetrag 2.302,95 €Nettobetrag 2.051,42 €
Abzüglich Sachbezug 450,00 €
Auszahlung: 1.852,95 €Auszahlung: 2.051,42 €

Wie das Beispiel zeigt, erhöht der vermögenswerte Vorteil das Bruttoeinkommen, führt zu höheren Abzügen und schmälert so den Auszahlungsbetrag im Vergleich zu einem reinen Barlohn. Würde der Hausmeister die Wohnung aber für 450 Euro selbst mieten, blieben ihm von seinem Gehalt nur 1601,42 Euro. Der Sachbezug in der Lohnabrechnung ist für ihn also ein deutlicher Vorteil!

Sachbezug Lohnabrechnung Beispiel 2:

Ein Arbeitnehmer bekommt monatlich Einkaufsgutscheine im Wert von 50 Euro, die damit unterhalb der Sachbezugsgrenze und innerhalb der Freigrenze liegen.

Die korrekte Darstellung des Sachbezugs auf der Lohnabrechnung erfordert zunächst eine passende Konfiguration der Lohnart. Hierbei sind folgende Aspekte zu beachten:

  • Einstellung der Steuerfreiheit
  • Konfiguration der Befreiung von Sozialversicherungsbeiträgen
  • Aktivierung des automatischen Nettoabzugs

In der Regel wird die Lohnart für den Sachbezug als steuerfrei und sozialversicherungsfrei mit automatischem Nettoabzug eingerichtet. Das Kürzel „FFJ“ kann hierfür verwendet werden, wobei „FF“ für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit steht. Durch die abgabenfreie Gestaltung der Lohnart und den Nettoabzug bleibt das ausgezahlte Netto-Gehalt unverändert, da die Sachzuwendung bereits in Form eines steuerfreien Gutscheins zugeflossen ist.

Ausschnitt einer Lohnabrechnung mit 50 Euro Sachbezug.

Wie bei der Hausmeisterwohnung aus Beispiel 1 wird der Sachbezug von 50 € auf der Lohnabrechnung sowohl bei den Bruttobezügen als auch als steuerfreier Anteil separat aufgeführt. Aufgrund der „FFJ“-Kennzeichnung unterliegt er nicht der Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Das abzugspflichtige Bruttogehalt bleibt unverändert bei 3500 €. Der zunächst erhöhte Nettoverdienst wird durch die Subtraktion des vorab ausgezahlten Gutscheins ausgeglichen. Die Auflistung des Sachbezugs dient lediglich der Dokumentation und Veranschaulichung, ohne den Auszahlungsbetrag zu beeinflussen.

Warum wird der Sachbezug in der Lohnabrechnung vom Netto abgezogen?

Steuer- und Sozialversicherungspflicht von Sachbezügen

Sachbezüge unterliegen als GWV grundsätzlich der Lohnsteuer und Sozialversicherungspflicht. Daher müssen sie zunächst dem Bruttolohn zugerechnet werden, um dann die korrekten Abzüge zu ermitteln. Es gibt jedoch auch steuerfreie Sachbezüge bis zu einer bestimmten Freigrenze, beispielsweise Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen bis 60 €. Auch für bestimmte Gutscheine oder Jobtickets gelten Steuerbefreiungen.

Auswirkungen auf das Nettogehalt

Da der Sachbezug selbst nicht ausbezahlt, sondern nur verrechnet wird, muss er nach Ermittlung der Abzüge wieder vom Nettolohn abgezogen werden. Das führt im Ergebnis zu einem niedrigeren Auszahlungsbetrag im Vergleich zu einem reinen Barlohn (siehe Beispiele). Für Arbeitnehmer bedeuten Sachbezüge daher oft einen geringeren Nettolohn, auch wenn der Bruttolohn höher ist. Andererseits profitieren sie von zusätzlichen Leistungen, die sie sonst selbst bezahlen müssten. Die Kaufkraft wird effektiv gestärkt.

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Was kostet der Sachbezug den Arbeitgeber?

Umsatzsteuerpflicht des geldwerten Vorteils

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Gegenstand zur privaten Nutzung, unterliegt dies der Umsatzsteuer. Der Sachbezugswert in der Lohnabrechnung ist daher immer inklusive Umsatzsteuer, also als Bruttowert, anzusetzen. Der Arbeitgeber muss die Umsatzsteuer abführen, kann sie aber gegebenenfalls als Vorsteuer geltend machen. Bei der Gewährung von Mahlzeiten ist ein reduzierter Umsatzsteuersatz zu beachten.

Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten

Der Arbeitgeber muss Sachbezüge im Lohnkonto aufzeichnen und entsprechend, zum Beispiel im Lohnprogramm, dokumentieren. Dazu gehören Angaben zum Wert, zur Art und zum Zeitpunkt der Zuwendung. Diese Aufzeichnungen sind wichtig für Betriebsprüfungen und den Lohnsteuerjahresausgleich. Unter bestimmten Voraussetzungen kann jedoch eine Aufzeichnungserleichterung beim Finanzamt beantragt werden, wenn beispielsweise durch betriebliche Regelungen sichergestellt ist, dass die Sachbezugsfreigrenze von 50 € monatlich nicht überschritten wird.

Fazit

Der Sachbezug in der Lohnabrechnung umfasst nicht-monetäre Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer (beispielsweise Dienswagen oder die Beteiligung an der Verpflegung). Diese werden als Sachleistung bewertet und sind grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig. Sie erhöhen das Bruttoeinkommen, führen zu höheren Abzügen und reduzieren den Auszahlungsbetrag. Jedoch bieten sie oft wirtschaftliche Vorteile für Arbeitnehmer. Im Rahmen des 50-Euro Sachbezugs, können Gutscheine bis zu 50 Euro monatlich steuerfrei gewährt werden. Die korrekte Darstellung in der Lohnabrechnung erfordert spezielle Lohnarten. Arbeitgeber müssen Sachbezüge dokumentieren und gegebenenfalls Umsatzsteuer abführen. Trotz komplexer Handhabung sind Zuschüssen ein beliebtes Instrument zur Mitarbeitervergütung und -motivation.

Eldo Hell
Eldo Hell versorgt die Leser:innen im Journal und Glossar mit neuen Inhalten: Was tut sich in der HR-Welt? Wie lässt sich Lohn am besten gestalten? Als studierter Germanist und Philosoph interessieren ihn besonders die gesellschaftlichen Auswirkungen und Möglichkeiten einer progressiven Lohngestaltung.

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