In der Personalakte werden Unterlagen und Dokumente gesammelt, die für jeweils eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer ein möglichst genaues Abbild des Arbeitsverhältnisses im Unternehmen geben. Personalakten sind ein wichtiges Mittel für die Personalabteilung bei Entscheidungen über Gehaltserhöhungen oder Beförderungen. Sie helfen zudem beim Erfüllen der Aufbewahrungspflicht von Gehaltsabrechnungen und Arbeitsverträgen eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin.
Das Wichtigste in Kürze:
- Eine Personalakte sammelt alle relevanten Dokumente und Informationen zum Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters.
- Sie dient der HR-Abteilung als wichtige Entscheidungsgrundlage und zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten.
- Mitarbeiter haben jederzeit das Recht auf Einsicht in ihre Akte. Moderne Unternehmen bevorzugen die effizientere digitale Form.
Diese Dokumente können in der Personalakte enthalten sein
Die Personalakte eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin wird angelegt, sobald eine Bewerberin oder ein Bewerber den Job im Unternehmen bekommt. Entsprechend ist die Bewerbung der erste Beitrag zur Personalakte. Sie kann die folgenden Dokumente und Informationen im Zusammenhang mit der oder dem Angestellten umfassen:
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- Lebenslauf
- Zeugnisse
- Arbeitsvertrag
- Ergänzungen zum Arbeitsvertrag
- Gehaltsabrechnungen
- Weiterbildungen
- Schulungen
- Urlaubszeiten
- Krankheitszeiten
- Zielvereinbarungen
- Dokumentation der Mitarbeitergespräche
- Abmahnungen
Anhand der Akte können Vorgesetzte jederzeit Details zum Arbeitsverhältnis der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers ist Erfahrung bringen. So gehen sie gut vorbereitet in Feedbackgespräche und wissen, wen sie dank welcher Fähigkeiten an welcher Stelle im Unternehmen einsetzen können.
Arbeitsrecht: Einsicht in und Zugriff auf die Personalakte
Im Arbeitsrecht gibt es nur wenige Regelungen zur Personalakte. Allerdings ist in § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt, dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer jederzeit und ohne Abgabe von Gründen Einsichtnahme in ihre Akte verlangen können. Ansonsten haben nur Vorgesetzte und Personalverantwortliche Zugriff darauf. Gibt es einen Betriebsrat, darf dieser die Personalakten nicht einsehen. Allerdings kann ein Mitglied des Betriebsrats auf Wunsch der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers bei der Einsicht anwesend sein. Die Person unterliegt über den Inhalt der Akte allerdings der Schweigepflicht.
Gründe für die Einsicht in die Personalakte
Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, die Angestellten darüber zu informieren, wenn der Personalakte Unterlagen oder Informationen hinzugefügt worden sind. Entsprechend kann es für diese von Interesse sein, ihre Personalakte einzusehen, ehe sie zum Beispiel in eine Gehaltsverhandlung gehen, eine Schulung oder Weiterbildung vorschlagen oder sich unternehmensintern auf eine andere Stelle bewerben.
Manche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer befürchten auch, dass falsche Informationen gespeichert werden. Eine Abmahnung etwa verbleibt ohne Verjährung in der Personalakte. Sie wird nur dann auf Antrag der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters entfernt, wenn sie unrechtmäßig war. Hat der oder die Personalverantwortliche eine Abmahnung aus einer Personalakte gelöscht, kann sie in diesem Zusammenhang nicht mehr als Begründung bei einer Kündigung angeführt werden.
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Analoge und elektronische Form: Verschiedene Formen der Personalakte
Personalakten wurden lange Zeit als physische Akten geführt: Unterlagen und Dokumente zu einer Arbeitnehmerin oder einem Arbeitnehmer wurden gebündelt abgeheftet. Hier bestanden allerdings immer gewisse Risiken:
- Unterlagen konnten an einer falschen Stelle abgelegt werden, sodass das Arbeitsverhältnis nicht lückenlos dokumentiert war.
- Einzelne Zettel konnten verloren gehen.
- Handschriftliche Ergänzungen waren nicht immer lesbar.
- Bei Übertragungen von Informationen per Hand konnten Fehler auftreten.
- Die Akten mussten sorgfältig verschlossen aufbewahrt werden, um den Datenschutz zu gewährleisten.
Hinzu kam, dass die Aktenordner mit den Daten der Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen viel Raum einnahmen – je größer das Unternehmen, desto mehr Platz benötigten die physischen Personalakten. Auch wurde es immer aufwändiger, einzelne Akten einsehen zu können.
Die meisten Unternehmen setzen daher heute auf elektronische Personalakten: Diese brauchen keinen Platz in den Räumlichkeiten des Unternehmens, lassen sich leichter pflegen und verschlanken insgesamt die Abläufe: Mit einigen Klicks liegen die Informationen vor. Sie sind sorgfältig geschützt und können mit den passenden Berechtigungen von überall her bearbeitet werden und eine Einsichtnahme zum Prüfen von Abmahnungen & Co. ist ohne Aufwand möglich. Zudem kommt es nicht zu falschen Ablagen und weniger häufig zu Fehlern beim Übertragen und Ergänzen von Informationen.