Geschenke für Mitarbeiter sind eine gute Möglichkeit, um die Wertschätzung, Motivation und Bindung der Mitarbeiter zu fördern. In diesem Artikel werden die verschiedenen Aspekte von Mitarbeitergeschenken beleuchtet, einschließlich der steuerlichen Behandlung und beliebten Optionen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Geschenke an Mitarbeiter: fördern Motivation, Zufriedenheit und die Mitarbeiterbindung der Mitarbeiter
- Geschenke an Mitarbeiter: können in Form von Sachgeschenken oder Geldgeschenken erfolgen
- steuerliche Faktoren hängen von verschiedenen Kriterien wie der Höhe oder der Art des Mitarbeitergeschenkes ab
Was sind Geschenke an Mitarbeiter?
Geschenke an Mitarbeiter sind Präsente, die von Unternehmen an ihre Belegschaft zu bestimmten Anlässen vergeben werden. Die Anlässe können ganz unterschiedlich sein wie ein Geburtstag, die Hochzeit, ein Firmenjubiläum oder Geschenke zu Weihnachten oder Ostern. Sie werden als Zeichen der Wertschätzung übergeben und fördern den Teamgeist und die Loyalität im Unternehmen. Diese Präsente können in Form von Sachzuwendungen bzw. Sachgeschenken wie Prämien oder Gutscheinkarten bzw. Guthabenkarten oder als Geldgeschenk wie Geldbeträge oder Geldkarten vergeben werden. Steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter bringen einige Vorteile mit sich. Unternehmen können zum einen die steuerbegünstigte Freigrenze sinnvoll nutzen. Sachbezüge bzw. Sachzuwendungen sind hier lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei. Auch der Bundesfinanzhof, kurz BFH, hat klargestellt, dass diese Geschenke an Mitarbeiter unter bestimmten Bedingungen als Betriebsausgaben abzugsfähig sind.
Wie werden Geschenke an Mitarbeiter versteuert?
Die steuerliche Behandlung von Mitarbeitergeschenken kann komplex wirken und hängt von verschiedenen Kriterien ab. Regelungen dazu sind im Einkommensteuergesetz (EStG) zu finden. Geschenke an Mitarbeiter gehören in der Regel zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, da sie im Rahmen des Arbeitsverhältnisses gewährt werden. Dies gilt auch für die Sozialversicherung, da Geschenke grundsätzlich sozialversicherungspflichtig sind. Auch das Finanzamt betrachtet Mitarbeitergeschenke als geldwerte Leistungen, die in der Regel der Lohnsteuer unterliegen, es sei denn, sie fallen unter die Sachbezugsfreigrenze.
Arten von Geschenke und ihre steuerliche Behandlung
Es gibt verschiedene Arten von Mitarbeitergeschenken. Gerade für die steuerliche Besteuerung ist es wichtig, die Art des Geschenks zu beachten. Die Regelungen dazu sind im Einkommensteuergesetz (EStG) festgelegt. Man kann hier zwischen einer Sachzuwendung oder einem Geldgeschenk unterscheiden. Dort wird beispielsweise entschieden, wann die Geschenke an Mitarbeiter als Betriebsausgaben abgesetzt werden können. Geldwerte Mitarbeitergeschenke wie zum Beispiel Geldbeträge sind immer unabhängig von ihrer Höhe steuerpflichtig und beitragspflichtig und unterliegen der Einkommensteuer. Geburts- und Heiratsbeihilfen sind ebenfalls immer lohnsteuerpflichtig. Im Gegensatz dazu können Sachzuwendungen wie Gutscheinkarten oder Tankgutscheine, die unentgeltlich sind, bei bestimmten Bedingungen steuer- und beitragsfrei. Hier ist der tatsächliche Geldwert des Sachgeschenks relevant. Arbeitgeber können ihre Geschenke an Mitarbeiter in drei Kategorien teilen.
Die Kategorien sind:
- Sachbezüge innerhalb der 50-Euro-Freigrenze
- Aufmerksamkeiten bis 60 Euro
- Sachgeschenke über 60 Euro
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Geschenke über den steuerfreien Sachbezug
Sachzuwendungen sind Geschenke, die unabhängig von einem Anlass gewährt werden. Beispiele dafür sind Gutscheinkarten, Guthabenkarten, Tankgutscheine oder andere Waren oder Dienstleistungen. Ein weiteres Beispiel sind Rabatte und Zinsersparnisse, die ein Mitarbeitende aufgrund des Arbeitsverhältnisses erhält. Arbeitgebern oder Arbeitgeberinnen ist es durch den Gesetzgeber erlaubt, die monatlichen Sachbezüge bis zu einem Wert von 50 Euro sozialversicherungs- und steuerfrei an ihre Mitarbeitenden auszuzahlen. Sachbezüge werden so zu einem attraktiven Instrument, um regelmäßig Anerkennung zu zeigen, ohne zusätzliche Abgaben zu haben. Geschenke an Mitarbeitende, die über den steuerfreien Sachbezug hinausgehen, unterliegen dann der Pauschalbesteuerung. Diese Regelung hilft dabei, die Mitarbeitergeschenke pauschal zu versteuern, was die Verwaltung erleichtern könnte. Solche und weitere Regelungen für Geschenke an Mitarbeiter sind in den Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) bzw. dem Einkommensteuergesetz (EStG) festgelegt.
Sachbezugsfreigrenze für Gutscheine und Prepaidkarten
Die Nutzung der Sachzuwendungsfreigrenze für beispielsweise Guthabenkarten oder Geldkarten ist eine einfache Variante, um abgabenfreie Incentives zu gestalten. Bei einem persönlichen Anlass liegt die Freigrenze bei 60 Euro pro Mitarbeitenden. Diese sind zusätzlich zu den nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG geregelten 50 Euro für die Sachbezüge verfügbar. Dies gilt auch für Jobtickets, die als Sachzuwendung gelten und steuerliche Vorteile bieten. Mitarbeitergeschenke, die diesen Geldbetrag überschreiten, sind dann steuerpflichtig.
Steuerfreie Aufmerksamkeiten
Arbeitgeber bzw. Arbeitgeberinnen können zu besonderen Ereignissen im privaten Bereich, wie zum Beispiel dem Geburtstag oder der Hochzeit ihren Arbeitnehmern bzw. Arbeitnehmerinnen oder in deren Haushalt lebende Angehörige wie Verlobte, Lebenspartner oder Kinder Präsente zur Verfügung stellen. Dies gilt auch für den beruflichen Kontext, wie beispielsweise ein Firmenjubiläum oder bestandene Prüfungen. Solche Aufmerksamkeiten sind auch als Gelegenheitsgeschenk bekannt. Diese Geschenke an Mitarbeitende sind bis zu einem Wert von 60 Euro inklusive der Umsatzsteuer pro Anlass und müssen nicht als Sachbezug versteuert werden.
Beispiele für Mitarbeitergeschenke sind:
- Blumen
- Bücher
- Genussmittel wie Wein
- Ton- und Bildträger wie CDs
- Gutscheine
Pauschalbesteuerung für Geschenke an Mitarbeiter
Die Pauschalbesteuerung für Geschenke an Mitarbeiter ermöglicht es Unternehmen, Geschenke bis zu einem bestimmten Betrag pauschal zu versteuern. Hierbei wird ein pauschaler Steuersatz auf die Geschenke angewendet, wodurch die Steuererklärung vereinfacht wird. Insbesondere bei Weihnachtsgeschenken kann dies von Vorteil sein.
Beispiele in der Praxis
In der Praxis können Geschenke an Mitarbeiter sehr unterschiedlich ausfallen. Beliebte Beispiele hierfür sind Jobtickets oder Weihnachtsgeschenke wie Gutscheine. Im Folgenden werden 3 weitere mögliche Beispiele für Geschenke an Mitarbeitenden in der Praxis aufgezeigt.
1. Praxisbeispiel: Geschenk zum Geburtstag
Die Mitarbeiter bekommen vom Arbeitgeber als Zeichen der Wertschätzung zum Geburtstag ein Geschenk, als Beispiel wird hier ein Blumenstrauß im Wert von 30 Euro. Da diese Sachzuwendung die 60 Euro nicht übersteigt, ist es eine steuerfreie Aufmerksamkeit. Ein weiteres Beispiel für beliebte Geschenke sind personalisierte Geschenkkörbe, hochwertige Schreibwaren oder Gutscheine für lokale Geschäfte.
2. Praxisbeispiel: Geschenk zur Hochzeit
Auch bei Geschenken für die Hochzeit gilt die 60-Euro-Grenze für steuerfreie Aufmerksamkeiten. Beispiele für geeignete Geschenkideen sind hochwertige Fotoalben, Gutscheine oder ein personalisiertes Hochzeitsgeschenk.
Allerdings sollten die Aufmerksamkeiten nur einmal pro Anlass genutzt werden dürfen. Bedeutet das, dass zur Hochzeit nicht zwei Aufmerksamkeiten in Höhe von 60 Euro an Mitarbeiter und Ehegattin ausgezahlt werden. Eine Ausnahme gibt es dann, wenn beide Ehegatten bei dem gleichen Arbeitgeber beschäftigt sind.
3. Praxisbeispiel: Regelmäßige Sachzuwendungen wie Gutscheine
Gutscheine, die monatlich von bis zu 50 Euro ausgegeben werden, können das Gehalt ergänzen. Beispiele hierfür sind Einkaufs- oder Tankgutscheine. Diese müssen jedoch die Kriterien für Sachbezüge erfüllen.
Ausnahmefall: Streuwerbeartikel bis zehn Euro
Eine Ausnahme von Geschenke an Mitarbeiter gibt es bei Streuwerbeartikel. Dies sind kleine Geschenke mit einem Anschaffungspreis von bis zu 10 Euro. Beispiele dafür sind Werbegeschenke wie Kugelschreiber, Tassen oder ähnliche Kleinprodukte. Da sie nicht als Arbeitslohn oder geldwerter Vorteil angesehen werden, sind sie nicht steuerpflichtig.
Geschenke bei der Weihnachtsfeier
Weihnachtsgeschenke bzw. -Feiern sind beliebte Ereignisse, um das Jahr abzuschließen und Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerinnen zu würdigen. Gilt diese Feier als Betriebsveranstaltung, können die Kosten unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Wann ist eine Feier eine Betriebsveranstaltung?
Betriebsveranstaltungen sind betriebliche Veranstaltungen mit einem gesellschaftlichen Charakter, die der Belegschaft dienen. Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, dem Betriebsrat oder dem Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich.
Beispiele für eine Betriebsveranstaltung sind:
- Betriebsausflüge
- Sommerfeste
- Weihnachtsfeier
- Firmenjubiläum
Eine Betriebsveranstaltung ist es dann, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitperson und möglicherweise Leiharbeitnehmer oder Geschäftspartner anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt. Wenn die Mehrheit der Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerinnen daran teilnimmt, können die Kosten für die Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden.
Aufzeichnungspflicht
Sowohl bei der Sachbezugsfreigrenze, die bei 50 Euro liegt, als auch bei den Aufmerksamkeiten, die bei 60 Euro liegen, handelt es sich um Freigrenzen. Sobald die Grenzbeträge auch nur über einen Cent überschritten werden, verfällt die Steuerfreistellung und so auch die Sozialversicherungsfreiheit. Selbst geringfügige Überschreitungen der Freigrenze führen bei der Lohnsteuer und Sozialversicherung zu Haftungsforderungen.
Außerdem sind Geschenke an Mitarbeiter Aufzeichnungs- und Überwachungspflichtig. Bei der Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Sachzuwendungen und Sachleistungen eines Monats zusammengerechnet werden und diese die Freigrenze nicht überschreiten. Die Freigrenze dient vielen unauffälligen Zusatzleistungen des Arbeitgebers als Grundlage für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit. Die Aufzeichnung ist wichtig für das Finanzamt, um die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften zu überprüfen.
Als Beispiel gewährt der Arbeitgeber bzw. Arbeitgeberinnen der Belegschaft im Juni einen Einkaufsgutschein im Wert von 50 Euro. Im selben Monat werden die Mitglieder eines abteilungsübergreifenden Teams von Projektleiter zum Grillabend eingeladen, wo die Kosten bei 12 Euro pro Teilnehmer bzw. Teilnehmerin liegen. Die Freigrenze ist für den Monat Juni dann schon verbraucht. Der Bezug ist dann sozialversicherungspflichtig und die Zuwendungen müssen versteuert und abgerechnet werden.
Beliebte Geschenke an Mitarbeiter
Beliebte Geschenke an Mitarbeiter sind neben dem Jobticket auch Weihnachtsgeschenke wie Gutscheine, aber auch andere Geldgeschenke bzw. Geldkarten. Ein weiteres Ereignis wäre ein Teamevent, der nicht nur Spaß macht, sondern auch den Teamgeist fördert. Auch kleine Aufmerksamkeiten wie Snacks oder Getränke im Büro sind sehr beliebt und fördern die Zufriedenheit. Diese Sachzuwendungen oder Sachleistungen können als Betriebsausgabe abgesetzt werden und fördern die Wertschätzung im Unternehmen.
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Fazit
Abschließend kann man sagen, dass Geschenke an Mitarbeiter ein effektives Mittel sind, um Wertschätzung zu zeigen und die Mitarbeiterbindung zu fördern. Diese Geschenke an Mitarbeiter können an bestimmten Ereignissen vergeben werden. Durch die richtige Beachtung der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) und Regelungen der Einkommensteuer (EStG) und dem Bundesfinanzhof (BFH) können Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerinnen von den Vorteilen der Sachbezüge, Sachleistungen oder Sachzuwendungen profitieren und mögliche Probleme mit dem Finanzamt zu vermieden werden.
