Tankkarten für Mitarbeiter sind eine attraktive Möglichkeit für Unternehmen, ihre Teams finanziell zu unterstützen und ihnen eine spürbare Unterstützung bei Mobilitätskosten zu bieten. Diese Form des Benefits ist flexibel einsetzbar und fördert Zufriedenheit und Bindung der Belegschaft. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Benzinkarten genutzt werden können und welche Vorteile sie für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bieten.
Das Wichtigste in Kürze:
- Arbeitgeber dürfen auch 2024 monatlich bis zu 50 Euro (Freigrenze) steuerfreie Tankkarten für Mitarbeiter anbieten – § 8 Abs. 2 Satz 9 EstG (Einkommenssteuergesetz).
- Tankkarten für Mitarbeiter können als Betriebskosten abgesetzt werden, während die Angestellten durch Steuervorteile profitieren.
- Es müssen bestimmte Kriterien des 50-Euro-Sachbezugs und der Bruttogrenze eingehalten werden, damit die Tankkarten für Mitarbeiter von der Steuer befreit bleiben, wie z. B. keine Barauszahlung und begrenzte Einlösbarkeit, die 50-Euro-Grenze darf nie überschritten werden.
Was ist eine Tankkarte für Mitarbeiter?
Eine Tankkarte für Mitarbeiter ist ein praktisches Gutscheinsystem bzw. eine Art Tankgutschein, der dem Personal ermöglicht, Kraftstoff für Verkehrsmittel an bestimmten Tankstellen oder Tankstellenketten zu beziehen, ohne dafür direkt Geld zu bezahlen. Gerade in Zeiten steigender Energiepreise stellt dieser Benefit eine besonders gute Alternative zu einer klassischen Gehaltserhöhung dar, ist unverbindlich in der Nutzung und eine wertvolle Zusatzleistung für Fachkräfte, da er ihre alltäglichen Ausgaben für Mobilität spürbar reduziert. Diese Karten sind ein beliebter Mitarbeiterbenefit und in verschiedenen Formen erhältlich, darunter physische Karten und digitale Lösungen. Tankkarten für Mitarbeiter können als Teil eines Benefits-Programms verwendet werden und stellen eine wertvolle Lohnnebenleistung zum Arbeitslohn dar, die maßgeblich zur Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit beiträgt
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Mit der Einführung der steuerfreien und abgabenfreien Tankkarten für Mitarbeiter wurde der Weg für Arbeitgeber geebnet, ihrer Belegschaft finanzielle Unterstützung in Form von Kraftstoffgutschriften als Mitarbeiterbenefit (zusätzlich zum Arbeitslohn) zu bieten. Dies ist besonders relevant in Zeiten steigender Kraftstoffpreise, die den Geldbeutel der Arbeitnehmer stark belasten können.
Wie funktioniert eine Tankkarte für Mitarbeitende?
Tankgutscheine oder Tankkarten für Mitarbeiter sind Sozialversicherungsfrei und funktionieren in der Regel so, dass Arbeitnehmer die Karte an ausgewählten Tankstellen nutzen können, um Brennstoff zu tanken. Der Betrag wird dann nicht in bar ausgezahlt, sondern als Sachzuwendung gewährt. Der Beschäftigte zeigt die Karte beim Tanken vor, und der Wert des Getankten wird direkt ohne Verwaltungsaufwand von der Karte abgezogen.
Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass sie die Tankgutscheine als Betriebskosten absetzen und die Lohnnebenkosten reduzieren können, solange sie die steuerlichen Vorgaben einhalten. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist entscheidend, um die steuerlichen Vorteile sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer zu sichern.
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Einige Anbieter bieten digitale Tankkarten für Mitarbeiter an, die über eine App verwaltet werden können. Diese Apps ermöglichen es dem Karteninhaber, die wiederaufladbare Gutschrift zu überprüfen, Tankstellen in der Nähe zu finden und sogar Rabatte auf den Kraftstoffpreis zu nutzen.
Zuflussprinzip
Um frei von Steuern zu sein, ist das sogenannte Zuflussprinzip entscheidend: Der Tankgutschein muss dem Personal im jeweiligen Monat zufließen, also ausgehändigt oder aktiviert werden. Andernfalls gilt er als geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss.
Vorteile der Tankkarte für Mitarbeitende und Arbeitgeber
| Vorteile für Arbeitgeber | Vorteile für Mitarbeitende |
|---|---|
| Steuerliche Absetzbarkeit: Arbeitgeber können die Kosten für die Tankgutscheine/Tankkarten für Mitarbeiter, unter Berücksichtigung der Bruttogrenze, als Betriebsausgaben absetzen, was zu einer Reduzierung der Steuerlast führt. | Finanzielle Entlastung: Arbeitnehmer profitieren von dem Gehaltsextra und sparen durch die Gutscheinkarten Geld beim Tanken, sie erhalten mehr Netto-Lohn als bei einer klassischen Gehaltserhöhung. |
| Mitarbeiterbindung: Durch die Bereitstellung von Tankgutscheinen und Gutscheinkarten als Gehaltsextra zeigen Arbeitgeber Wertschätzung und steigern die Motivation und Loyalität ihrer Angestellten. | Vielseitigkeit: Mit Firmentankkarten können Fachkräfte in der Regel bei verschiedenen Tankstellen und Tankstellenketten tanken, was ihnen mehr Wahlmöglichkeiten bietet. |
| Wettbewerbsvorteil: Ein attraktiver Mitarbeiterbenefit, wie die Benzinkarte oder Tankgutscheine, können helfen, talentierte Kräfte zu gewinnen und zu halten, ohne dabei den administrativen Aufwand zu erhöhen | Einfache Nutzung: Die Verwendung von Treibstoffkarten ist unkompliziert, da der Prozess des Bezahlens an der Tankstelle schnell und einfach ist. |
| Einfache Verwaltung: Digitale Lösungen ermöglichen eine automatisierte Verwaltung und Verteilung der Tankkarten für Mitarbeiter, was den Aufwand, vor allem den Verwaltungsaufwand, erheblich reduziert. | Bezahlung: Benzinkarten fungieren als ein praktisches Zahlungsmittel für Kraftstoffkäufe, was den Bezahlvorgang erleichtern kann. |
| Variabilität: Arbeitgeber können aus verschiedenen Anbietern und Kartenformaten wählen, die am besten zu den Bedürfnissen ihrer Belegschaft passen. | Zugänglichkeit: Die Möglichkeit, Kraftstoffkarten digital über eine App zu verwalten, bietet zusätzlichen Komfort. |
| – | Zusätzliche Rabatte: Einige Tankkartenanbieter bieten Rabatte oder Bonuspunkte, die Arbeitnehmenden helfen, noch mehr zu sparen. |
Ein wichtiger Aspekt hierbei ist, dass die Vorgaben strikt beachtet werden müssen.
Rechtliche Anforderungen
Die steuerliche Behandlung von Benzinkarten ist durch verschiedene rechtliche Anforderungen geregelt, die sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer wichtig sind.
50 Euro Freigrenze
Die Einhaltung der Freigrenze von 50 Euro pro Monat und Beschäftigter ist laut Gesetzgeber entscheidend, um die steuer- und sozialversicherungsfreie Behandlung der Tankkarten zu gewährleisten (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EstG). Diese Grenze bezieht sich auf den Bruttowert, einschließlich Umsatzsteuer.
Die rechtliche Grundlage für diese Regelung der Freigrenze ist im Einkommensteuergesetz (§ 8 Abs. 2 Satz 9) verankert. Arbeitgeber sollten darauf achten, dass sie die Freigrenze nicht überschreiten, um unerwünschte steuerliche Folgen zu vermeiden.
Alles zum Sachbezug
Ob Tankgutschein oder -karte: steuerrechtlich kann beides unter bestimmten Voraussetzungen als Sachbezug verbucht werden. Welche das sind und was es zu beachten gilt, erfährst du in unserem ausführlichen Artikel.
Keine Barauszahlung
Der Wert der Firmentankkarte darf nicht in bar ausgezahlt werden. Die Sachzuwendung muss in Form von Waren oder Dienstleistungen, wie z. B. Benzin oder Diesel einlösbar sein. Laut den Richtlinien des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) können jedoch Restbeträge unter einem Euro in der Regel problemlos ausgezahlt werden.
Die Regelung zum Ausschluss der Barauszahlung sorgt dafür, dass die Karten ausschließlich für den vorgesehenen Zweck verwendet werden, was eine gezielte Förderung der Arbeitnehmer darstellt.
Erfüllung der Bedingungen nach ZAG
Um sicherzustellen, dass Tankkarten für Mitarbeitende von der Steuer befreit als 50 Euro Sachzuwendung gelten, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein:
- Variante 1: Beschränkung auf bestimmtes Tankgutschein-Netzwerk (§ 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG)
Die Firmentankkarten sind auf ein bestimmtes Netzwerk beschränkt. Sie können nur bei bestimmten Einzelhandelsketten oder einer einzigen Tankstellenkette eingelöst werden. - Variante 2: Begrenzte Auswahl an Produkten (§ 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG)
Die Tankgutscheine und Karten dürfen ausschließlich für den Kauf von Benzin, Diesel o. Ä. verwendet werden. Der Kauf von anderen Produkten ist nicht gestattet.
Die meisten universell einsetzbaren Firmentankkarte erfüllen leider oft nicht die Bedingungen nach ZAG, was für Arbeitgeber steuerliche Risiken birgt.
Dokumentation
Für die steuerliche Anerkennung ist es erforderlich, dass Arbeitgeber eine genaue Dokumentation über die Ausgabe und Nutzung der Betriebstankkarten führen. Dies dient der Nachweisführung gegenüber den Finanzbehörden und stellt sicher, dass alle Anforderungen für die Steuerbefreiung erfüllt sind. Eine lückenlose Dokumentation hilft, im Falle von Prüfungen durch das Finanzamt alle erforderlichen Nachweise, wie z. B. eine Quittung, erbringen zu können.
Formen von Tankkarten für Mitarbeitende
Es gibt verschiedene Formen von Tankkarten für Mitarbeiter, die als sozialabgaben- und steuerfreier Sachbezug verwendet werden können.
Tanken mit Belonio: Bei Belonio haben Beschäftigte die Möglichkeit, den Sachbezug auszuwählen und den Wert des Sachbezugs beispielsweise bei Aral, im SB-Tankstellenverbund oder bei Total Energies einzulösen. Dies ermöglicht eine einfache und flexible Nutzung der Benzinkarte, die speziell auf die individuellen Bedürfnisse der Belegschaft zugeschnitten sind.
Edenred Tankkarten: Edenred bietet ebenfalls Tankkarten für Mitarbeiter an, die in einem umfangreichen Netzwerk von Akzeptanzpartnern genutzt werden können. Hierzu zählen zahlreiche Tankstellen, die den Beschäftigten eine Vielzahl an Einlöseoptionen bieten. Diese Tankkarten für Mitarbeiter können Sie aufladen bzw. handelt es sich dabei um wieder aufladbare Hartplastikkarten. Diese Flexibilität ist besonders vorteilhaft für Arbeitnehmer, die regelmäßig an unterschiedlichen Tankstellen tanken müssen.
Fazit
Tankgutscheine und Tankkarten für Mitarbeiter stellen eine attraktive Möglichkeit für Unternehmen dar, ihrer Belegschaft finanzielle Unterstützung zusätzlich zum Lohn zu bieten. Die verschiedenen Formen und Optionen, die sich durch digitale Lösungen ergeben, machen die Implementierung und Nutzung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen einfach und vorteilhaft. Ferner bieten Firmentankkarten finanzielle Vorteile, was den Anreiz nochmals erhöht.
Durch die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben und die Wahl der richtigen Betriebstankkarte können Unternehmen nicht nur die Zufriedenheit ihrer Belegschaft erhöhen, sondern auch ihre eigenen Betriebskosten optimieren. Ein weiterer Vorteil ist der geringe Verwaltungsaufwand, insbesondere bei digitalen Tankkartenlösungen, die eine automatisierte Abwicklung ermöglichen und somit wertvolle Ressourcen im Unternehmen sparen.
Die Einführung von Benzinkarten als Mitarbeiter-Benefit ist nicht nur eine finanzielle Unterstützung, sondern auch eine attraktive Lohnnebenleistung, die Belohnung seitens des Arbeitgebers signalisiert. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Firmentankkarten nicht nur die Bindung der Fachkräfte an das Unternehmen stärken, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil im Recruiting-Prozess bieten können. Wenn Unternehmen ihren Angestellten flexible, steuerlich vorteilhafte und einfach verwaltbare Lösungen anbieten, fördern sie nicht nur deren Zufriedenheit, sondern auch die Loyalität gegenüber dem Unternehmen und sichern sich einen wertvollen Vorteil am Arbeitsmarkt.
