Die Personaleinsatzplanung (PEP) ist ein Teil der Personalplanung. Sie befasst sich mit dem sinnvollen und effektiven Einsatz von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Je nachdem, wie das Unternehmen aufgestellt ist, kümmert sich das Workforce Management oder die Personalabteilung um diese Aufgaben. Das Workforce Management befasst sich mit allen Prozessen im Unternehmen, die die Personaleinsatz- und die Kapazitätsplanung optimieren sollen. Es existiert aber vor allem in sehr großen Unternehmen.
Die Aufgaben der Personaleinsatzplanung (PEP)
Im Rahmen der Personaleinsatzplanung werden den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Aufgaben zugeteilt, die sie möglichst ideal bearbeiten können. Das gilt:
- qualitativ
- quantitativ
- zeitlich
- örtlich
Konkret bedeutet das, dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer jeweils nach ihren fachlichen Fähigkeiten, in einem ihrem Arbeitsvertrag angemessenen Umfang zu den richtigen Arbeitszeiten und am passenden Arbeitsort eingesetzt werden. In einem größeren Konzern mit mehreren Niederlassungen mag es zwar auf dem Papier so aussehen, als beschäftige man genügend Fachkräfte mit bestimmten Fähigkeiten, doch wenn in einer Niederlassung mit Bedarf keine von ihnen arbeitet, entsteht trotzdem ein Mangel.
Wichtig ist zudem auch, dass die Bedürfnisse der Mitarbeitenden bei der Personaleinsatzplanung (PEP) berücksichtigt werden. Die vertraglich festgelegten Arbeitszeiten werden genau eingehalten, ob es sich um eine Vollzeitstelle oder eine Teilzeitstelle handelt. Die Personaleinsatzplanung muss auch angesammelte Überstunden berücksichtigen, die durch die Zeiterfassung belegt sind. Auch die Schichtplanung erfordert oft Fingerspitzengefühl.
Die Aufgaben der PEP sind also von Personalbedarf ermitteln über Zeiterfassung berücksichtigen bis hin zur eigentlichen Einsatzplanung vielfältig. Sie muss teils in enger Absprache mit der Personalbedarfsplanung:
- langfristig sicherstellen, dass der Personalbedarf gedeckt ist (also auch Renteneintritte, Elternzeit und so weiter im Blick behalten)
- Schwankungen bei den Personalressourcen einrechnen (sei es durch Krankheit, sei es durch Kündigung oder andere Abwesenheiten)
- bei Bedarf unter den eigenen Mitarbeitenden nach Talenten suchen, deren Weiterbildung sich für das Unternehmen lohnt
- Schwankungen in der Nachfrage berücksichtigen (etwa saisonal bedingte)
- Lieferengpässe in Betracht ziehen
Kurz: Es geht nicht ausschließlich um den effizienten Personaleinsatz oder die reine Schichtplanung, sondern auch um ein gewisses Maß an Flexibilität, was verschiedene äußere Einflüsse angeht. Das alles muss mit der Personalbedarfsplanung abgestimmt werden.
Darum ist die Personaleinsatzplanung wichtig
Möchte ein Unternehmen bestimmte Ziele erreichen und dafür gewisse Aufträge bearbeiten, funktioniert das nur, wenn genügend Mitarbeitende mit den passenden Qualifikationen an den richtigen Orten einsatzbereit sind. Das gelingt nur, wenn die Personalplanung die verfügbaren Personalressourcen – also edn Personalbedarf – im Blick behält und mit dem Bedarf abgleicht. Kommt es zu Engpässen, kann es einerseits sein, dass unzufriedene Kunden sich vom Unternehmen abwenden. Andererseits steigt auch der Druck auf die Mitarbeitenden, die Unzufriedenheit wächst und die Produktivität sinkt.
Das sind die Ziele der Personaleinsatzplanung
Wenn die Einsatzplanung für die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen alle Herausforderungen meistert und berücksichtigt, die an sie gestellt werden, hat das Unternehmen
- langfristig eine genügende Menge an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit den richtigen Qualifikationen, die
- am richtigen Ort und zur richtigen Zeit
- eine genügend hohe Produktivität erreichen, um
- alle anvisierten Unternehmensziele zu erreichen.
Dieser Teil der Personalplanung ist (wie auch die anderen) niemals abgeschlossen, da die personellen Ressourcen einem stetigen Wandel unterliegen. Entsprechend muss die Einsatzplanung immer ein waches Auge darauf haben und mit Flexibilität auf plötzliche Herausforderungen reagieren.
