Zeiterfassung
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Zeiterfassung

Mittels der Zeiterfassung können Unternehmen und die Mitarbeitenden feststellen, wie lange die Angestellten jeweils gearbeitet haben. Die Arbeitszeiten in Deutschland sind im Arbeitszeitgesetz geregelt. Es gibt inzwischen zahlreiche verschiedene Möglichkeiten für die Erfassung der Arbeitszeit, analoge wie auch digitale. Unternehmen sollten sich überlegen, welche Möglichkeit für sie am besten passt, denn im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) per Urteil entschieden, dass Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber zur Zeiterfassung verpflichtet sind.

Die Zeiterfassung umfasst nicht nur die Arbeitszeiten allein

Die Zeiterfassung mit einem eigens dafür eingerichteten System oder Terminal erlaubt es, verschiedene wichtige Informationen zu sammeln und zu erfassen. Neben den reinen Arbeitszeiten zählen dazu auch:

Das bedeutet, dass die Zuständigen mithilfe der Informationen aus der Zeiterfassung jederzeit im Blick haben, wer von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gerade ein ausgeglichenes Zeitkonto hat, wer zu viel und wer zu wenig arbeitet.

Verschiedene Wege für die Zeiterfassung

Manche Maßnahmen zur Arbeitszeiterfassung sind simpel, sie werden schon seit langer Zeit verwendet. Andere wiederum sind relativ komplex, speichern zahlreiche Daten und sind von überall her einsetzbar. Mit dem Urteil vom September 2022 wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht und viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Terminal & Co. einzurichten.

Die Stempeluhr

Bei einer Stempeluhr handelt es sich um ein einfaches Gerät zur Zeiterfassung. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer stempeln sich zu Arbeitsbeginn ein und zum Feierabend aus. Ältere Stempelkarten bestehen aus Papier, Standard sind inzwischen moderne Modelle mit einem Chip, die das Stempeln digitalisiert haben.

Der Stundenzettel

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer tragen ihre Arbeitszeiten, ihre Fehlzeiten und die Pausen ein und geben die Stundenzettel in der Personalabteilung ab. Die Stundenzettel gibt es ausgedruckt oder digital. Eine solche Erfassung kann leicht gefälscht werden, steckt doch kein intelligentes Zeiterfassungssystem dahinter.

Die elektronische Zeiterfassung

Diese Fortentwicklung der Stempeluhr erleichtert die automatische Zeiterfassung. Die Mitarbeitenden checken sich an Terminals ein und aus, wobei meist eine Chipkarte zum Einsatz kommt. Alle Daten zur Arbeitszeit werden in einer Datenbank gespeichert und können jederzeit eingesehen werden.

Zeiterfassung per Fingerabdruck

Beim biometrischen Zeiterfassungssystem melden sich die Angestellten mithilfe ihres Fingerabdrucks an oder ab. Die Daten werden automatisch in einer Software dem passenden Profil zugeordnet.

Zeiterfassungssoftware für die mobile Lösung

Diese Möglichkeit eignet sich ideal für Unternehmen, deren Mitarbeiter remote arbeiten: Die Zeiterfassung funktioniert hier mittels portabler Geräte wie Tablets oder Smartphones. Sie kann von jedem beliebigen Ort aus vorgenommen werden, vorausgesetzt, es gibt Internet.

Vorteile und Nachteile der Zeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung bringt sowohl für die Unternehmen als auch für die Belegschaft Vorteile und Nachteile mit sich. Für Unternehmen ist es aus den folgenden Gründen von Vorteil, die Arbeitszeit ihrer Angestellten zu erfassen:

  • An- und Abwesenheiten, Pausenzeiten und Urlaub sind leicht zu erfassen und zu überblicken.
  • Softwarelösungen bieten Arbeitsersparnis und eine gute Übersicht.
  • Der Verwaltungsaufwand wird reduziert.
  • Arbeitszeiten können Projekten oder Tätigkeiten zugerechnet werden.

Negativpunkte gibt es dennoch:

  • Die Stimmung unter den Mitarbeitern kann sich verschlechtern wegen der dauernden Kontrolle, was zu einem Absinken der Motivation führen kann.
  • Der Datenschutz ist umso komplizierter, je mehr Daten erfasst werden.
  • Softwarelösungen bzw. Zeiterfassungssysteme sind in der Anschaffung kostenintensiv.
  • Eventuell entstehen höhere Personalkosten, wenn alle Überstunden erfasst werden.

Auch die Mitarbeitenden können profitieren:

  • Überstunden werden erfasst und fair abgerechnet.
  • Leichtere Planung ist möglich durch einen schnellen Überblick über Resturlaub, Überstunden und Fehlzeiten.

Negativ hingegen kann sich das Gefühl auswirken, immer kontrolliert zu werden. Außerdem kann es sein, dass die Mitarbeitenden weniger darauf achten, produktiv zu arbeiten, als vielmehr darauf, die vorgeschriebene Zeit mit den Aufgaben zu verbringen.

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