Die Personalplanung sorgt dafür, dass ein Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig die erforderlichen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit den geeigneten Qualifikationen und Kompetenzen hat, um die Unternehmensziele zu erreichen. Strategische und langfristige Personalplanung arbeitet vorausschauend, statt lediglich zu reagieren. Die Personalplanung ist ein Teil der Personalwirtschaft und beugt personellen Engpässen vor. Auch der Betriebsrat ist involviert.
Das Wichtigste in Kürze:
- Personalplanung sorgt dafür, dass ein Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig die benötigten qualifizierten Mitarbeiter zur Erreichung der Unternehmensziele hat.
- Sie ist im Fachkräftemangel entscheidend, da sie vorausschauend den Personalbedarf ermittelt, um Engpässe und zusätzliche Kosten zu vermeiden.
- Die Planung umfasst Prozesse wie Personalbeschaffung, -entwicklung, -einsatz und -freisetzung. Sie stützt sich auf Informationen zu Unternehmenszielen und Mitarbeiterqualifikationen.
Personalplanung im Kampf um Fachkräfte
Der Fachkräftemangel zwingt Unternehmen dazu, langfristige Kalkulationen bei der Personalplanung vorzunehmen. Es reicht nicht aus, dass die HR-Abteilung eine Stelle ausschreibt, sobald sie vakant ist: Oft dauert es viele Monate, bis schließlich die passende Person gefunden wurde. Das kann im Unternehmen zu personellen Engpässen führen, zu einem Liegenbleiben der Aufträge und zu hohen Mehrkosten für Freelancer oder Zeitarbeitskräfte führen.
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In der strategischen Personalplanung blicken die Verantwortlichen also über den aktuellen Personalbedarf hinaus: Sie beziehen durchschnittliche Fehlzeiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in die Berechnung des Bedarfs mit ein, berücksichtigen Bedarf durch die Elternzeit und behalten im Auge, wer wann in Rente oder Altersteilzeit geht. Auf diese Weise kann die Personalbedarfsplanung bereits für die nächsten Jahre stattfinden.
Die Prozesse der Personalplanung
Eine umfassende strategische Personalplanung kann das Recruiting unterstützen, die Personalbedarfsplanung vereinfachen und personelle Engpässe verhindern. Sie verläuft in verschiedenen Prozessen:
- Zunächst wird der Personalbedarf an Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ermittelt – nicht nur der aktuelle, sondern auch der in Zukunft erwartbare.
- Es folgt die Planung der Personalbeschaffung: Mit welchen Instrumenten werden die potenziellen Bewerberinnen und Bewerber auf die Stellen aufmerksam gemacht?
- Dank der Personalentwicklung lassen sich verschiedene Stellen auch mit Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern besetzen, die bereits im Unternehmen beschäftigt sind: Gezielte Fort- und Weiterbildungen sorgen dafür, dass sie die notwendigen Kompetenzen vermittelt bekommen.
- Wichtig ist auch die Personaleinsatzplanung: Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen so eingesetzt werden, dass ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten für das Unternehmen am gewinnbringendsten angewendet werden können. Wer die Stärken des Personals ausnutzt, hat einen Vorteil.
- Auch die Personalfreisetzung muss geplant werden: Werden etwa bestimmte Produkte oder Dienstleistungen nicht mehr angeboten, kann es sein, dass in den entsprechenden Abteilungen Personal abgebaut werden muss. Dieser Vorgang will sorgfältig geplant sein: Manche der Mitarbeitenden können vielleicht in anderen Abteilungen eingesetzt werden, andere müssen frühzeitig Bescheid wissen und können vielleicht Hilfe bei der Jobsuche erhalten.
Alle diese Prozesse laufen gleichzeitig ab, da Personalbewegungen und Veränderungen im Unternehmen immer stattfinden. Es darf also kein Teilbereich vernachlässigt werden.
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Grundlagen für die Personalplanung
In der strategischen Personalplanung von der Personalbeschaffung über die Personaleinsatzplanung bis zur Personalentwicklung sind viele verschiedene Informationen wichtig:
- Unternehmensziele
- Stellenbeschreibungen
- Mitarbeitende samt Qualifikationen
- Pläne über Aus- und Abbau
- Informationen über fehlende Kompetenzen im Unternehmen
- Informationen über Renteneintritte usw.
Diese Informationen werden idealerweise in einem Personalinformationssystem gebündelt. Hier ist es besonders wichtig, auf den Datenschutz zu achten.
Personalplanung und Betriebsrat
In Unternehmen, die einen Betriebsrat haben, ist dieser laut § 92 BetrVG in Bezug auf die Personalplanung zu informieren. Das Unternehmen muss in Fragen zur Personalbeschaffung und -planung den Betriebsrat beratend tätig sein lassen. Der Arbeitgeber ist allerdings nicht verpflichtet, die Ratschläge umzusetzen, die der Betriebsrat vorschlägt.
