Bei einer Dienstreise handelt es sich um eine Reise während der Arbeitszeit, die eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers antritt, um an einem anderen Ort zu arbeiten als an der ersten Tätigkeits- und Arbeitsstätte (Unternehmen oder zu Hause). Die Kosten für die Dienstreise erstatten die Arbeitgeber im Normalfall im Nachhinein. Da es keine einheitlichen Regelungen zu Dienstreisen gibt, sollten Unternehmen sie selbst aufstellen und am besten schon im Arbeitsvertrag verankern. Andere Orte für derartige Regelungen sind der Tarifvertrag oder die Betriebsvereinbarung.
Arbeitszeit während Dienstreisen
Auch während einer Dienstreise müssen die Regelungen aus dem Arbeitszeitgesetz und Arbeitsrecht eingehalten werden. Bei Tagungen oder Messen fällt dies teilweise schwer, sodass es Aufgabe des Arbeitgebers ist, auf einen geeigneten Ausgleich für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen für ihre Tätigkeit zu achten. Ob die An- und Abreise mit in die Arbeitszeit fällt, ist nicht ganz klar geregelt. Sind die Mitarbeitenden auf der Dienstreise mit dem Pkw unterwegs, gilt die Reisezeit auch als Arbeitszeit, da sie während der Fahrt keine anderen, privaten Tätigkeiten ausüben können. Grundsätzlich gilt aber, dass für die Reisezeit nicht pauschal Freizeitausgleich oder Pausenzeiten verbucht werden dürfen.
Das passiert vor der Dienstreise
Idealerweise sind die Regelungen des Unternehmens für Dienstreisen im Arbeitsvertrag festgelegt. Darüber hinaus ist es erforderlich, dass Vorgesetzte ihre Mitarbeitenden vor der Abreise frühzeitig informieren: Wohin geht die Dienstreise? Wie lange dauert sie? Steht ein Pkw bereit? Was sind die Aufgaben vor Ort, sind diese klar geregelt? Wie teuer darf die Unterkunft sein? Welche Reisemittel kommen in Betracht oder werden bevorzugt? Wie sieht die Arbeitszeit aus? Wann wird die Arbeitsstätte verlassen? Je genauer die Dienstreise geplant ist, desto weniger Konfliktpotenzial gibt es im Nachhinein.
Kosten für Dienstreisen
Bei einer Dienstreise fallen Kosten ganz verschiedener Art infolge der Fahrt, Tätigkeit & Co. an:
- Reisekosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwendungen (Tagegeld)
- Reisenebenkosten
Was die Reisekosten der Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen anbelangt, übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Züge, Schiffe, Flugzeuge, Busse, S- und U-Bahnen und teilweise auch Taxen. Reisen die Mitarbeitenden mit dem eigenen Auto an, erhalten sie eine Pauschale von 30 Cent pro Kilometer. Wichtig ist, dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer das im Vorfeld vereinbarte Reisemittel nutzen: Wer etwa plant, mit dem Zug zu reisen, und sich dann doch für das Auto entscheidet, kann leer ausgehen.
Die Übernachtungskosten der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers werden nach Arbeitsrecht in voller Höhe erstattet. Gibt es Frühstück im Hotel, werden von den Reisekosten bei einer Dienstreise innerhalb Deutschlands 4,80 Euro abgezogen und bei einer Reise ins Ausland 20 Prozent. Die Kosten können aber auch mit einem eigenen Beleg nachgewiesen werden. Dieser ist notwendig, weil die Frühstückskosten zu den Verpflegungskosten zählen, nicht zu den Übernachtungskosten.
Das Tagegeld bzw. der Verpflegungsmehraufwand sind die Summen für die Verpflegung der Mitarbeitenden auf der Dienstreise: Sie essen schließlich auswärts. Die Ausgaben werden meist gegen den Beleg zu einem Teil übernommen oder mit einer Pauschale vergütet:
- Beträgt die Abwesenheit der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers mehr als acht Stunden, liegt die Pauschale bei 12,00 Euro.
- Ist die Person für ihre berufliche Tätigkeit mehr als 24 Stunden unterwegs, beträgt die Pauschale 24 Euro.
- Bei Dienstreisen ins Ausland unterscheiden sich die Pauschalen von Land zu Land.
Reisenebenkosten sind alle Kosten, die sich den anderen drei Kostenarten nicht zurechnen lassen, etwa:
- Eintrittskosten
- Telefonate für die Arbeit
- Gebühren (etwa Maut)
- Trinkgelder
- Parktickets
- Kosten für die Gepäckaufbewahrung
- Schadenersatz bei Verlust, Diebstahl oder Beschädigung von Unternehmens- oder Privateigentum
Nach der Dienstreise erstellen die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen eine Reisekostenabrechnung. Wichtig ist, dass sie für alle Belege beifügen, da sie ansonsten nicht alles erstattet bekommen, was die Vergütung schmälert. Sind alle Kriterien aus dem Arbeitsrecht für die Auswärtstätigkeit erfüllt, können die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden die Reisekosten steuerfrei ersetzen. Ist das nicht der Fall, können die Mitarbeitenden die Beträge in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
