Dienstreise

Die Dienstreise,auch bekannt als Geschäftsreise, ist in vielen Branchen alltäglich. Es handelt sich um eine Reise während der Arbeitszeit, bei der Beschäftigte ihre Arbeitsstätte verlassen, um an einem anderen Ort beruflichen Aufgaben nachzugehen. Gerade für Arbeitnehmer ist es wichtig zu wissen, welche Regeln bei Dienstreisen gelten und wie sich daraus Pflichten und Rechte ergeben. Geschäftsreisen können unterschiedlich lang sein. Alle erfordern jedoch eine gewisse Planung. Die Kosten für die Geschäftsreise erstatten die Arbeitgeber im Normalfall im Nachhinein. Da es keine einheitlichen Regelungen zu Dienstreisen gibt, sollten Unternehmen sie selbst aufstellen und am besten schon im Arbeitsvertrag verankern. Andere Orte für derartige Regelungen sind der Tarifvertrag oder die Betriebsvereinbarung. Eine Dienstreise ist mehr als nur ein kurzer beruflicher Ausflug. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Arbeitsorganisation. 

Arbeitszeit während Dienstreisen

Auch während einer Dienstreise müssen die Regelungen aus dem Arbeitszeitgesetz und Arbeitsrecht eingehalten werden. Bei Tagungen oder Messen fällt dies teilweise schwer, sodass es Aufgabe des Arbeitgebers ist, auf einen geeigneten Ausgleich für Beschäftigte zu achten. Ob die An- und Abreise mit in die Arbeitszeit fällt, ist nicht ganz klar geregelt. Sind die Mitarbeitenden auf der Dienstreise mit dem Pkw unterwegs, gilt die Reisezeit auch als Arbeitszeit, da sie während der Fahrt keine anderen, privaten Tätigkeiten ausüben können. Grundsätzlich gilt aber, dass für die Reisezeit nicht pauschal Freizeitausgleich oder Pausenzeiten verbucht werden dürfen.

Das passiert vor der Dienstreise

Vor jeder Dienstreise sollte die Abstimmung mit dem Arbeitgeber erfolgen. Dieser hat die Aufgabe, die Dienstreise anzuordnen oder zu genehmigen und die Rahmenbedingungen festzulegen. Mitarbeitende klären vorab, ob es sich um eine Auswärtstätigkeit oder eine innerbetriebliche Fahrt handelt. Dies macht einen Unterschied bei der steuerlichen Behandlung und bei der Erstattung. Grundsätzlich gelten bestimmte Regeln, auf die geachtet werden muss. Dokumentiert werden müssen beispielsweise der Zielort, die Dauer, der Zwecke der Dienstreise und die Frage, ob es sich um eine kurze Dienstfahrt oder eine mehrtägige Geschäftsreise handelt. Auch internationale Geschäftsreisen erfordern eine genaue Vorbereitung hinsichtlich Visa und Versicherungen.  

Verhalten und Pflichten

Während einer Dienstreise gelten Pflichten und Verhaltensregeln, die sowohl den Arbeitnehmer als auch den Arbeitgeber betreffen. Wer im Rahmen seines Dienstes unterwegs ist, bleibt weiterhin an die Weisungen des Arbeitgebers gebunden und muss die betrieblichen Interessen wahren. Dazu gehört, pünktlich zu Terminen erscheinen, die Sicherheit zu beachten und vertrauliche Informationen nicht an Dritte weiterzugeben. Dienstreisen sind somit nicht nur ein organisatorischer Vorgang, sondern auch Teil der beruflichen Verantwortung. 

Auch während einer längeren Dienstreise besteht die Pflicht, die Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren und mit der Arbeitsstätte in Kontakt zu bleiben. Werden im Verlauf der Reise unerwartete Änderungen notwendig, etwa bei Terminverschiebung oder Reiseabbrüchen, sollte der Arbeitnehmer den Arbeitgeber unverzüglich informieren. Ebenso wichtig ist es, die Regeln des Unternehmens zu beachten, insbesondere bei der Nutzung von Dienstwagen, Kreditkarten oder bei der Buchung von Unterkünften. Der Dienst auf Reisen verlangt oft ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Professionalität. Wer alle Vorgaben einhält, trägt zu einem positiven Bild seines Unternehmens bei. Auch steuerlich können Mitarbeitende profitieren. Werden bestimmte Kosten nicht erstattet, lassen sie sich im Rahmen der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Damit bleiben Dienstreisen sowohl aus arbeitsrechtlicher als auch aus finanzieller Sicht transparent und nachvollziehbar.

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Kosten für Dienstreisen

Bei einer Dienstreise fallen Kosten ganz verschiedener Art infolge der Fahrten, Tätigkeit & Co. an:

• Reisekosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwendungen (Tagegeld) 
• Reisenebenkosten

Was die Reisekosten der Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen anbelangt, übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Züge, Schiffe, Flugzeuge, Busse, S- und U-Bahnen und teilweise auch Fahrten mit Taxen. Reisen die Mitarbeitenden mit dem eigenen Auto an, erhalten sie eine Pauschale von 30 Cent pro Kilometer. Wichtig ist, dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer das im Vorfeld vereinbarte Reisemittel nutzen: Wer etwa plant, mit dem Zug zu reisen, und sich dann doch für das Auto entscheidet, kann leer ausgehen.

Die Übernachtungskosten der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers werden nach Arbeitsrecht in voller Höhe erstattet. Gibt es Frühstück im Hotel, werden von den Reisekosten bei einer Dienstreise innerhalb Deutschlands 4,80 Euro abgezogen und bei einer Reise ins Ausland 20 Prozent. Die Kosten können aber auch mit einem eigenen Beleg nachgewiesen werden. Dieser ist notwendig, weil die Frühstückskosten zu den Verpflegungskosten zählen, nicht zu den Übernachtungskosten.

Das Tagesgeld bzw. der Verpflegungsmehraufwand sind die Summen für die Verpflegung der Mitarbeitenden auf der Dienstreise: Sie essen schließlich auswärts. Die Ausgaben werden meist gegen den Beleg zu einem Teil übernommen oder mit einer Pauschale vergütet:

• Beträgt die Abwesenheit der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers mehr als acht Stunden, liegt die Pauschale bei 12,00 Euro.
• Ist die Person für ihre berufliche Tätigkeit mehr als 24 Stunden unterwegs, beträgt die Pauschale 24 Euro.
• Bei Dienstreisen ins Ausland unterscheiden sich die Pauschalen von Land zu Land.

Reisenebenkosten sind alle Kosten, die sich bei der Dienstreise nicht den anderen drei Kostenarten zurechnen lassen, etwa:

• Eintrittskosten
• Telefonate für die Arbeit
• Gebühren (etwa Maut)
• Trinkgelder
• Parktickets
• Kosten für die Gepäckaufbewahrung
• Schadenersatz bei Verlust, Diebstahl oder Beschädigung von Unternehmens- oder Privateigentum

Nach der Dienstreise erstellen die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen eine Reisekostenabrechnung. Wichtig ist, dass sie für alle Belege beifügen, da sie ansonsten nicht alles erstattet bekommen, was die Vergütung schmälert. Sind alle Kriterien aus dem Arbeitsrecht für die Auswärtstätigkeit erfüllt, können die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden die Reisekosten steuerfrei ersetzen. Ist das nicht der Fall, können die Mitarbeitenden die Beträge in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Fazit

Eine Dienstreise umfasst mehr als nur reine Fahrt. Sie ist Teil der beruflichen Tätigkeit, bei der sowohl Arbeitszeitregelungen als auch finanzielle Aspekte zu beachten sind. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten klare Regeln festlegen, um Rechte und Pflichten transparent zu machen. Wer die Vorgaben zur Arbeitszeit, die Erstattung von Reisekosten und die formale Reisekostenabrechnung beachtet, minimiert Konflikte. Die Praxis bleibt von Einzelfällen geprägt, daher sind unternehmensinterne Regeln hilfreich. Planung, Dokumentation und klare Kommunikation seitens des Arbeitgebers sind ein wichtiger Schlüssel für eine gut vorbereitete Dienstreise.