Was ein Projekt ist, ist über DIN definiert: Es handelt sich dabei um eine Sammlung von Aufgaben mit einem bestimmten Ziel und Vorhaben, die in ihrer Zusammenstellung und mit ihren Bedingungen jeweils einmalig sind. Die Aufgaben des Projektmanagements sind die Planung und Steuerung des Projekts, die Risikobegrenzung, die optimale Nutzung der Chancen und die Erreichung der Projektziele. Letztere betreffen die Qualität, die festgelegten Termine sowie die veranschlagten Kosten.
Die Phasen im Projektmanagement
Je nachdem, welcher Lehre man folgt, gibt es im Projektmanagement verschieden viele Phasen. Man unterscheidet etwa zwischen der Definition, der Durchführung und schließlich dem Abschluss des Projekts. Ausführlicher ist die folgende Einteilung:
- Definition des Projekts
- konkrete Projektplanung
- Durchführung
- Kontrolle
- Abschluss des Projekts
Die Kontrolle ist über die komplette Durchführung und den Abschluss hinaus durchzuführen. Sobald sich zeigt, dass die Fortschritte des Projekts von der Planung abweichen, müssen Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
Die Methoden im Projektmanagement
Es gibt zahlreiche verschiedene Methoden und Vorhaben, nach denen das Projektmanagement arbeiten kann. Eine pauschale Bewertung ist hier nicht möglich, da die Aufgaben vollkommen unterschiedlich aussehen können und entsprechend sehr verschiedene Herangehensweisen infrage kommen. Es wird zwischen klassischen, agilen und hybriden Methoden des Projektmanagements entschieden.
Klassisches Projektmanagement
Es gibt mehrere klassische Projektmanagement-Methoden. Sie zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass zu Beginn des Projekts der angestrebte Endzustand definiert, genau beschrieben und geplant wird. Von Anfang an werden die angestrebten Ergebnisse, die Kosten, die zur Verfügung stehenden Ressourcen und alle Termine festgelegt. Klassische Methoden sind etwa:
- die Wasserfall-Methode – sie eignet sich für Projekte, bei denen die Aufgaben nacheinander abgearbeitet werden: ist eine erledigt, geht das Team zur Nächsten über
- die PRINCE2-Methode – sie umfasst sieben Grundprinzipien, sieben Themen und sieben Prozesse, die jeweils an die Projektumgebung angepasst werden müssen (diese Methode erlaubt es, große Projekte in kleine Aufgabenbereiche herunterzubrechen)
- die V-Methode – hier folgt immer direkt auf jede Planungs- und Entwicklungsphase eine Testphase
- simultaneous engineering – hier laufen die Prozesse nicht hintereinander ab, sondern gleichzeitig, soweit es geht (Kommunikation spielt eine essenzielle Rolle bei diesen Projekten)
Der Vorteil an klassischen Methoden ist, dass ein sehr genauer Plan entworfen wird. Der Nachteil ist, dass sie wenig flexibel sind: Bei vielen Projekten passiert während der Durchführung etwas Unvorhergesehenes, oder es zeigt sich, dass bestimmte Punkte nicht bedacht wurden bzw. komplizierter sind als angenommen. Hier stößt das klassische Projektmanagement schnell an seine Grenzen: Die Anpassung ist kompliziert und zeitaufwendig.
Bei klassischen Methoden gibt es einen Projektmanager oder eine Projektmanagerin, der Anweisungen gibt. Das Vorgehen folgt der Hierarchie: Jemand befiehlt, andere führen aus.
Agiles Projektmanagement
Agile Projektmanagement-Methoden wie etwa Kanban oder Scrum tragen der Tatsache Rechnung, dass der Ablauf vor allem größerer Projekte sich oft nicht in allen Einzelheiten vorhersagen lässt. Im Projektverlauf kommt es oft zu Änderungen, die niemand vorhersehen kann – beispielsweise können Lieferketten beeinträchtigt werden, neue Ressourcen frei werden oder Preise für Rohstoffe sich ändern. Agile Methoden gehen kleinteilig vor; hier wird die Planung vom Projektmanager oder der Projektmanagerin jeweils nach Zwischenzielen überprüft und gegebenenfalls angepasst.
Auch im agilen Projektmanagement (zum Beispiel Scrum) kann es einen Projektmanager oder eine Projektmanagerin geben, allerdings ist die Kommunikation vielschichtiger als bei den klassischen Methoden. Die Abstimmungen müssen kleinteilig erfolgen. Alle Beteiligten tragen das Ihre dazu bei, dass die zahlreichen einzelnen Pläne umgesetzt werden können.
Hybrides Projektmanagement
Es besteht die Möglichkeit, klassische und agile Ansätze des Projektmanagements zu mischen. An welcher Methode man sich für welche Phase in den Projekten bedient, hängt ganz von den anfallenden Aufgaben und auch von ihrem Umfang ab. Wichtig ist allerdings, dass immer alle am Projekt Beteiligten genau darüber Bescheid wissen, welche Methode wo Anwendung findet.
