Der Personaleinsatz (englisch: personnel deployment) ist ein Teil der Personalplanung und damit der Personalwirtschaft (Human Resources, HR). Es geht darum, die im Unternehmen anfallenden Aufgaben den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bestmöglich zuzuordnen. Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, eine möglichst große Übereinstimmung zwischen den Qualifikationen der verschiedenen Angestellten und den Anforderungen der jeweiligen Aufgaben herzustellen: So werden die Fähigkeiten und das Wissen der Mitarbeitenden effizient genutzt.
Das Wichtigste in Kürze:
- Personaleinsatz ist ein essenzieller Teil der Personalplanung. Er zielt darauf ab, die optimalen Fähigkeiten und das Wissen der Mitarbeiter den jeweiligen Aufgaben im Unternehmen zuzuordnen.
- Der Prozess durchläuft drei Phasen: den Personalzugang, der die Einarbeitung neuer Kräfte umfasst, die Personalleistung, eine Phase der vollen Produktivität, und den Personalabgang, das Ausscheiden der Mitarbeiter.
- Die Zuordnung erfolgt dabei auf quantitativer, qualitativer und zeitlicher Ebene, um eine effiziente Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten.
Phasen im Personaleinsatz und der Personalplanung
Der Personaleinsatz respektive die Personaleinsatzplanung beginnt für alle Angestellten mit dem Arbeitsbeginn. Man unterscheidet drei Phasen des Personaleinsatzes im Laufe der Angestelltentätigkeit:
Wie können wir dir helfen?
Mit unserem Chatbot jetzt schnell die passende Lösung finden.
- Der Personalzugang bezeichnet die Zeit direkt nach dem Arbeitsbeginn im Unternehmen. Die oder der neue Mitarbeitende wird eingearbeitet, muss sich zurechtfinden und sich mit den Aufgaben vertraut machen. Vielleicht sind Schulungen oder Erklärungen nötig, bis die Person ihre Aufgaben kennt und vollen Einsatz zeigen kann. Das gilt es bei der Personalplanung zu berücksichtigen.
- Die Personalleistung bezeichnet die Phase, in der die oder der Angestellte gut eingearbeitet und leistungsfähig ist und abzüglich der Urlaubs- und durchschnittlichen Fehltage mit voller Qualifikation eingeplant werden kann.
- Der Personalabgang schließlich bezeichnet die Phase, in der die oder der Angestellte das Unternehmen verlässt – Beispiele für Gründe wären etwa ein Arbeitgeberwechsel, Krankheit, Renteneintritt, Mutterschutz oder Elternzeit. In allen Fällen außer der Krankheit weiß die Personalabteilung im Vorfeld Bescheid und kann sich nach einem geeigneten Ersatz umschauen.
In der Phase der Personalleistung ist es im Sinne der Personalarbeit wichtig, die Krankentage der Beschäftigten im Auge zu behalten – teils für einen vorausschauenden Personaleinsatz, teils auch, um die Stimmung im Unternehmen zu beobachten.
Die besten Mitarbeiterbenefits
Mit dem passenden Mitarbeiterbenefit steuerfreie Sachbezüge nutzen und die individuelle Wertschätzung fördern. Erfahre in unserem kostenlosen Whitepaper mehr über den passenden Benefit.
Zuordnungen im Personaleinsatz
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen im Zuge des Personaleinsatzes Arbeitsplätze zugeordnet, die möglichst gut zu ihnen passen. Diese Zuordnung in der Personalplanung und dem Personaleinsatz erfolgt nach drei Faktoren:
- Für die quantitative Zuordnung muss der Personalbedarf des Unternehmens ermittelt werden: Sind genügend Angestellte da, die die Aufgaben übernehmen können? Gibt es vielleicht nicht genügend Arbeit für alle, sodass einige nichts zu tun haben?
- Die qualitative Zuordnung sorgt dafür, dass die Person mit den richtigen Fähigkeiten am richtigen Einsatzort tätig wird – und zwar zur richtigen Zeit. Der qualitative Personaleinsatz sollte gegebenenfalls die Laufbahnplanung der verschiedenen Mitarbeitenden berücksichtigen.
- Die zeitliche Zuordnung fordert das Personalmanagement vor allem in Unternehmen mit Schichtbetrieb, da die Mitarbeitenden fair und regelmäßig über die verschiedenen Schichten verteilt werden müssen. Auch Teilzeitkräfte können für die Personaleinsatzplanung eine Herausforderung darstellen, da die kürzere Arbeitszeit berücksichtigt werden muss.
Bei der quantitativen Zuordnung ist es Teil einer guten Personalwirtschaft, die vorhandenen Arbeitskräfte in den verschiedenen Bereichen zu verteilen. Flexibilität muss das Management hier vor allem beweisen, wenn bestimmte Stellen wegfallen – etwa, wenn ein Teilbereich des Unternehmens schließt oder die Produktion eines bestimmten Produktes eingestellt wird.
Unternehmen müssen in diesem Fall alle Möglichkeiten ausschöpfen, ehe sie die Kündigung aussprechen können. Das bedeutet, dass sie bei einem Personalüberschuss immer zunächst schauen müssen, welche vakanten Stellen es im Unternehmen aktuell gibt oder in naher Zukunft geben wird. Die Mitarbeitenden, deren aktuelle Arbeitsplätze wegfallen, können unter Umständen durch Schulungen oder Coachings für andere Stellen im Unternehmen qualifiziert werden.