Beim Werkzeuggeld handelt es sich um Gelder, die der Arbeitgeber unter bestimmten Umständen an seine Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zahlt. Laut Arbeitsrecht haben Arbeitgeber die Pflicht, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Werkzeuge, die sie für ihre Arbeit benötigen, zur Verfügung zu stellen. Es besteht aber die Möglichkeit, dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihr eigenes Handwerkszeug bzw. ihre Arbeitsmittel für die betriebliche Benutzung mitbringen. In diesem Fall zahlen die Arbeitgeber das Werkzeuggeld, die Kosten werden erstattet – für diese gilt Steuerfreiheit.
Das Wichtigste in Kürze:
- Werkzeuggeld ist eine Zahlung des Arbeitgebers an Mitarbeiter, die eigenes Handwerkszeug für betriebliche Zwecke nutzen, als Erstattung für deren Kosten.
- Es gilt als steuerfreier Aufwendungsersatz (gemäß § 3 Nr. 30 EStG), sofern die Erstattung die tatsächlichen Kosten nicht wesentlich übersteigt.
- Arbeitgeber können entweder Belege fordern oder eine pauschale Abgeltung von bis zu 50 Euro pro Monat zahlen, wobei die Pauschale durch Nachweise über tatsächliche Kosten für repräsentative Monate belegt sein muss.
Gesetzliche Regelungen zum Werkzeuggeld
Es ist wichtig, dass das Werkzeuggeld nicht deutlich höher ausfällt als die tatsächlichen Kosten, die für die Angestellten anfallen. Halten sich die Ausgaben der Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen für die Werkzeuge und das Werkzeuggeld die Waage, gilt Letzteres nicht als Lohn, sondern wird als Aufwendungsersatz für die Aufwendungen eingeordnet, die die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter hatte. Unter diesen Umständen ist es als Werbungskostenersatz steuerfrei.
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Die Voraussetzungen dafür finden sich in § 3 Nr. 30 EStG. Nähere Anweisungen für die Verwaltung stehen in R. 3.30 der Lohnsteuerrichtlinien (LStR). Die LStR erläutern die Gesetze des EStG, um die Verwaltung zu vereinfachen und unbillige Härte zu vermeiden.
Wofür kann Werkzeuggeld fällig werden?
Werkzeuge, für die Arbeitgeber die Aufwendungen der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers erstatten können, sind definiert als solche, die man zur Herstellung, Bearbeitung oder leichteren Handhabung eines Gegenstandes verwendet. Köche zum Beispiel, die ihre eigenen Messer nutzen, können Werkzeuggeld für deren Anschaffung und Pflege (wie etwa den regelmäßigen Schliff) erhalten.
Andere Gegenstände, die Angestellte für ihre Arbeit nutzen, gelten nicht als Werkzeuge, für die Werkzeuggeld gezahlt wird. Dazu zählen etwa Musikinstrumente, Computer oder für die Arbeit genutzte Fotoapparate. Hier ist es allerdings möglich, dass Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber einen Auslagenersatz zahlen.
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Entschädigungen: Pauschalen für das Werkzeuggeld
Die betriebliche Benutzung des eigenen Werkzeugs der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers kann vonseiten des Arbeitgebers mit bis zu 50 Euro pro Monat pauschal abgegolten werden. Dieser Betrag bleibt steuerfrei. Liegen die Aufwendungen des Arbeitnehmers über diesem Betrag, handelt es sich nach Ansicht des Bundesfinanzhofs (BFH) nicht mehr um Werkzeug, das als geringwertiges Wirtschaftsgut betrachtet werden kann. In diesem Fall kommt Werkzeuggeld nicht mehr in Betracht, allerdings zahlt hier der Arbeitgeber unter Umständen einen Auslagenersatz.
Das ist wichtig beim Werkzeuggeld
Der Gesetzgeber legt Wert darauf, dass der Arbeitgeber nicht deutlich mehr zahlt, als die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer für Anschaffung und Pflege ihrer Werkzeuge tatsächlich ausgeben. Da dies eine wichtige Information für die Festsetzung der Steuer ist, gibt es zwei Möglichkeiten der Überprüfung: Eine ist, dass die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber nur das an Aufwendungen zahlen, wofür ihre Angestellten ihnen Belege übergeben. Alternativ gibt es den oben genannten Pauschalbetrag. Auch dafür müssen allerdings Rechnungsbeträge für einen Zeitraum von drei repräsentativen Monaten belegt werden.
Es ist wichtig, dass die Ausgaben ungefähr mit der Pauschale übereinstimmen. Prüft das Finanzamt nach, ob dem so ist, und findet es Unstimmigkeiten, wird die Pauschale auf den Arbeitslohn angerechnet und die Steuerfreiheit entfällt. Das kann für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu empfindlichen Nachzahlungen führen. Zudem sollten alle Angestellten, die Werkzeuggeld erhalten, sorgfältig darauf achten, dass sie die Kosten für die betreffenden Werkzeuge nicht noch zusätzlich als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben.