Brutto, netto, Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Rentenversicherung, Steuer, Krankenversicherung: Lohn respektive Gehalt von Angestellten setzt sich in seiner Berechnung monatlich aus unterschiedlichen Bestandteilen zusammen. Diese werden jeweils in einem Dokument aufgeführt, der Lohn- oder der Gehaltsabrechnung. Die Gehalts- und die Lohnabrechnung sind jeweils Entgeltabrechnungen. Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen erhalten jeweils ein Exemplar, ebenso wie die Lohnbuchhaltung. Das Ausstellen einer Gehalts- oder Lohnabrechnung ist in Deutschland für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber vorgeschrieben.
Das ist der Unterschied zwischen der Gehaltsabrechnung und der Lohnabrechnung
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bekommen von ihren jeweiligen Arbeitsstellen entweder Gehalt oder Lohn. Das Gehalt ist eine feste Summe, die im Arbeitsvertrag festgelegt und monatlich ausgezahlt wird – unabhängig davon, wie lange die Beschäftigten tatsächlich gearbeitet haben. Waren sie beispielsweise krank oder im Urlaub, wird dennoch die volle Summe überwiesen.
Der Lohn hingegen bezieht sich auf die erbrachten Arbeitsstunden. Das bedeutet, dass der jeweilige Betrag sich von Monat zu Monat unterscheiden kann. In der Lohn- oder Gehaltsabrechnung steht unter dem Punkt „Brutto-Bezüge“, um welche Art von Entgelt es sich handelt.
Das ist der Inhalt der Lohn- und Gehaltsabrechnung
In § 108 der Gewerbeordnung ist der Inhalt der Lohn- und Gehaltsabrechnung vorgeschrieben. Die meisten Entgeltabrechnungen sind heute standardisiert und mit einer Software erstellt – so passieren weniger Fehler, und die Erstellung geht weit schneller vonstatten. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen lassen sich in drei Teile unterteilen.
Daten im Kopfteil
Lohn- und Gehaltsabrechnungen beginnen immer mit Namen und Adressen der Unternehmen und der Mitarbeiterin respektive des Mitarbeiters. Es folgen das Erstellungs- und das Bezugsdatum der Entgeltabrechnung sowie mehrere Daten der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers: seine Daten für die Sozialversicherung und für die Steuer sowie Vertrags- und Urlaubsdaten.
Informationen im Hauptteil
Der Hauptteil der Abrechnung beginnt mit der Angabe des Brutto-Lohns bzw. des Brutto-Gehalts. Es folgt eine Auflistung der verschiedenen Abzüge beziehungsweise der Faktoren, die für die individuelle Berechnung in Betracht gezogen werden müssen, nämlich:
- die Lohnsteuer
- etwaige geldwerte Vorteile oder Sachbezüge
- ggf. vermögenswirksame Leistungen
- der Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge, falls vorhanden
- individuelle Steuerfreibeträge
- ggf. Kirchensteuerabzug
- die Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmerin / des Arbeitnehmers (Beiträge zur gesetzlichen Renten-, Arbeitslosen-, Pflege- und Krankenversicherung)
- weitere persönliche Abzüge
- etwaige Aufwandsentschädigungen
Der Hauptteil schließt jeweils mit dem Auszahlungsbetrag, der oder die Mitarbeitende erhält.
Weitere Daten zum Schluss
Die Abrechnung schließt mit den Kontodaten des Angestellten und der Verdienstbescheinigung, mit der Gesamtsumme, die der Arbeitgeber aufbringt (das Brutto liegt deutlich höher als das Netto, unter anderem wegen der Beiträge zur Sozialversicherung) und manchmal auch mit einem Hinweis. Einige Lohn- und Gehaltsabrechnungen enthalten standardmäßig die Information, dass die Abrechnung gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt wurde.
Pflichten der Arbeitgeber beim Erstellen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Wenn Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber erstmalig für eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer eine Entgeltabrechnung erstellen, haben sie verschiedene Pflichten:
- Sie müssen prüfen, inwieweit die respektive der neue Angestellte versicherungspflichtig ist.
- Gegebenenfalls müssen sie die Person bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse an- oder abmelden – innerhalb der vorgeschriebenen Frist.
- Liegen noch keine vor, gilt es, Versicherungsnummern für die Angestellte oder den Angestellten bei der Krankenkasse zu beantragen.
- Neue Mitarbeitende sind bei der gesetzlichen Unfallversicherung anzumelden.
- Unternehmen müssen die Beiträge zur Sozialversicherung und die Lohnsteuer berechnen und rechtzeitig überweisen.
- Die Krankenkassen und Rentenversicherungen müssen über Arbeitsunterbrechungen informiert werden.
- Alle Beschäftigungszeiten samt beitragspflichtigen Arbeitsverdiensten der Beschäftigten müssen in einer Jahresmeldung festgehalten werden.
Während Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihre Lohn- oder Gehaltsabrechnung also nur prüfen und verwahren müssen, fallen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zahlreiche zusätzliche Aufgaben an.
