Der Begriff der Arbeitsorganisation beschreibt einen Teil der Arbeitsgestaltung in einem Unternehmen. Sie sorgt für Effektivität und Effizienz in der Strukturierung des Arbeitsalltags durch die überlegte Gestaltung von Arbeitsabläufen und des Arbeitsplatzes. Die vorhandenen zeitlichen und räumlichen Ressourcen sowie die zur Verfügung stehenden Kompetenzen werden dabei voll ausgeschöpft. Auf diese Weise kann die Produktivität erhalten oder gar gesteigert werden, sodass ein Unternehmen seine wirtschaftlichen Ziele erreicht.
Das Wichtigste in Kürze:
- Arbeitsorganisation ist die bewusste Strukturierung von Arbeitsabläufen und des Arbeitsplatzes durch den Arbeitgeber (ggf. mit Betriebsrat), um Effektivität und Effizienz zu steigern.
- Dies umfasst die Festlegung von Arbeitsinhalt, -ort und -zeit sowie die Koordination der Zusammenarbeit und die Schaffung guter Kommunikations- und Arbeitsbedingungen.
- Mitarbeiter können ihre eigene Effizienz durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz, Checklisten, klare Kommunikation und die Bündelung wiederkehrender Aufgaben verbessern.
Die Arbeitsorganisation von Unternehmensseite
In einem Unternehmen sind es Arbeitgeber und möglicherweise zusätzlich der Betriebsrat, die die Arbeitsorganisation vornehmen. Der Arbeitgeber kann im Rahmen verschiedener Gesetze und Richtlinien und unter Berücksichtigung der Betriebsvereinbarung folgende Punkte bestimmen:
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- Inhalt der Arbeit
- Arbeitsort
- Arbeitszeit
Im Rahmen der Arbeitsgestaltung sind für die Arbeitsorganisation die folgenden Schritte notwendig:
- Alle anfallenden Aufgaben sollten übersichtlich erfasst werden, inklusive einer Beschreibung jeder Stelle samt Zuständigkeiten.
- Es wird eruiert, welche Schritte für die Arbeitsabläufe nötig sind.
- Die Arbeitszeiten und die Pausenzeiten werden festgelegt (sie müssen im Arbeitsvertrag festgehalten werden).
- Die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern muss durch die Bereitstellung von Betriebsmitteln ermöglicht und koordiniert werden. Herausforderungen bestehen bei der Koordination der Teamarbeit zwischen Vollzeit- und Teilzeitkräften sowie zwischen Mitarbeitenden vor Ort und außerhalb des Unternehmens.
- Arbeitgeber müssen Möglichkeiten zur reibungslosen Kommunikation und Information schaffen.
- Durch angenehme Arbeitsbedingungen wird die Motivation der Mitarbeitenden gestärkt.
Um sicherzugehen, dass die Arbeitsorganisation gut läuft, wird die Leistung der Angestellten kontrolliert. Kommt es zu Einbrüchen, muss der Grund gefunden werden, damit eine Optimierung stattfinden kann.
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Schreibtisch, Checklisten, Ressourcen & Co.: Die individuelle Arbeitsorganisation für mehr Effizienz
Auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern selbst stehen verschiedene Maßnahmen offen, um die Abläufe in ihrem Arbeitsalltag und am Arbeitsplatz so gut wie möglich zu straffen. Verbessert sich ihre Arbeitsorganisation kann die Produktivität weiter hochgehalten werden:
- Grundsätzlich erleichtert eine gute Arbeitsorganisation das Erledigen der anfallenden Aufgaben. Ein ordentlicher Arbeitsplatz ist also eine gute Grundlage für Effizienz im Alltag.
- Checklisten helfen dabei, die anstehenden Aufgaben zu erfassen und zu priorisieren. Was erledigt ist, kann abgehakt oder gelöscht werden. So sehen die Angestellten auch jederzeit ihre eigenen Fortschritte, was motivierend wirkt. Die Listen können sich auf einzelne Tage beziehen (was muss heute innerhalb der Arbeitszeit erledigt werden?), aber auch auf Wochen oder auf langfristige Ziele.
- Klare Kommunikation verschlankt die Abläufe: Bei Unklarheiten ist es besser, Rückfragen zu stellen, als später Anpassungen vornehmen zu müssen. Bei Kleinigkeiten geht auch ein Telefonat schneller als eine E-Mail, da nie ganz klar ist, wann die angeschriebene Person sie liest und sich Zeit für die Antwort nimmt.
- Es lohnt sich, E-Mails gebündelt und systematisch zu beantworten. Auf diese Weise sind die Mitarbeitenden nicht versucht, ihre Arbeit dafür immer wieder zu unterbrechen, was die Konzentration stört und das Erledigen der angefangenen Aufgaben in die Länge zieht.
- Das frühzeitige Einbinden von Teammitgliedern in umfangreiche Aufgaben erlaubt eine sinnvolle Verteilung von Anfang an, ohne dass später noch delegiert und erklärt werden muss.
- Es ist sinnvoll, für wiederkehrende Aufgaben ein Muster anzulegen, um die ersten Schritte zu sparen.
Es ist Aufgabe des Arbeitgebers, Bedingungen zu schaffen, unter denen die Mitarbeitenden sich selbst bestmöglich organisieren können. Das bedeutet auch, dass sie aus den Betriebsmitteln die notwendigen Ressourcen bereitstellen müssen.
Fazit
Ob auf Unternehmens- oder individueller Ebene, eine gute Arbeitsorganisation ist der Schlüssel für Effizienz und Zufriedenheit. Unternehmen profitieren von klaren Prozessen, digitalen Strukturen und flexiblen Konzepten. Individuell helfen Priorisierung, strukturierte Ablage und Pausenmanagement, den Alltag produktiv und stressfreier zu gestalten. Am wirksamsten wird die Arbeitsorganisation, wenn beides zusammen spielt. Unternehmen geben den Rahmen vor, während jeder Einzelne seine Routinen optimiert. So entsteht ein Arbeitsumfeld, das Orientierung und Leistungsfähigkeit langfristig fördert und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert.