In Zeiten steigender Kraftstoffpreise und zunehmender Mobilität bietet der Tankgutschein eine attraktive Möglichkeit für Arbeitgeber, ihren Mitarbeitern steuerliche Vorteile zu verschaffen. Doch wie funktioniert der Tankgutschein in der Lohnabrechnung? Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Fragen rund um den Tankgutschein in der Lohnabrechnung bzw. wie die Tankkarte korrekt in der Gehaltsabrechnung und im Lohnkonto berücksichtigt wird.
Das Wichtigste in Kürze:
- 50-Euro-Freigrenze: Tankgutscheine sind bis 50 Euro monatlich steuer- und sozialversicherungsfrei – wird dieser Betrag überschritten, ist der gesamte Gutscheinwert steuerpflichtig.
- Aufzeichnungspflicht: Es ist grundsätzlich Pflicht, dass ein Tankgutschein in der Lohnabrechnung und im Lohnkonto erfasst werden muss, auch wenn er steuerfrei bleibt. Eine Aufzeichnungserleichterung kann beim Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden (§ 4 Abs. 3 Satz 2 LStDV).
- Keine Barauszahlung erlaubt: Der Tankgutschein muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Umwandlung in Barlohn oder Erstattung in bar ist ausgeschlossen.
- Zweckbindung beachten: Gutscheine müssen ausschließlich für Kraftstoff verwendet werden, bei Nutzung für andere Zwecke gilt der Sachbezug als Barlohn und ist vollständig steuerpflichtig.
Was ist ein Tankgutschein und muss ein Tankgutschein in der Lohnabrechnung stehen?
Ein Tankgutschein ist eine Form von einem Gehaltsextra, auch bekannt als Sachleistung, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern als freiwillige Zusatzleistung zum Arbeitslohn (Entgelt) anbieten können. Im Gegensatz zu einer klassischen Gehaltserhöhung bietet er den Vorteil, dass Arbeitnehmer mehr Nettolohn erhalten, da Sachleistungen steuerlich begünstigt sind. Er ermöglicht es den Arbeitnehmern, an Tankstellen ihrer Wahl Kraftstoff zu einem bestimmten Wert zu tanken, ohne den Betrag selbst zahlen zu müssen. Der Gutschein kann entweder einen festen Betrag oder einen Prozentsatz des Kraftstoffpreises abdecken und wird oft als Teil eines attraktiven Gehaltspakets gewährt. Besonders in Zeiten steigender Kraftstoffpreise bietet der Benzingutschein den Mitarbeitern einen praktischen Vorteil und unterstützt sie bei der Senkung ihrer Mobilitätskosten. Zudem können Arbeitgeber den Tankgutschein als Teil einer umfassenderen Benefits-Produktpalette anbieten, die auch andere von der Lohnsteuer befreite Zusatzleistungen wie Essensgutscheine oder Fahrtkostenzuschüsse umfasst.
Muss ein Tankgutschein auf der Lohnabrechnung stehen?
Ja, die Erfassung von einem Tankgutschein in der Lohnabrechnung muss erfolgen, wenn er als Sachzuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gestattet wird. Sachbezüge, zu denen auch Benzingutscheine und Tankgutscheine zählen, müssen nach den Vorschriften des Einkommensteuergesetzes (EStG) erfasst und gegebenenfalls versteuert werden. Es ist wichtig, dass der Gutschein korrekt in der Abrechnung aufgeführt wird, damit steuerliche Vorteile oder mögliche Steuerpflichten richtig berücksichtigt werden können. Arbeitgeber sollten zudem sicherstellen, dass die Auszahlung und Verwendung des Gutscheins ordnungsgemäß dokumentiert werden, um bei einer Prüfung durch das Finanzamt abgesichert zu sein.
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Ist ein Tankgutschein steuerfrei?
Ein Tankgutschein kann von der Steuer befreit sein, jedoch nur unter bestimmten Bedingungen. Nach § 8 Abs. 2 im Einkommensteuergesetz gibt es einen monatlichen Freibetrag für Sachbezüge von 50 Euro. Das bedeutet, dass ein Tankgutschein bis zu diesem Wert von der Steuer befreit bleibt. Eine Umwandlung in Barlohn ist nicht erlaubt, was bedeutet, dass der Mitarbeiter keinen Anspruch auf eine Erstattung der Kosten für den eingelösten Tankgutschein in Form einer Barauszahlung hat. Sollte der Gutschein außerdem den Steuerfreibetrag überschreiten, muss der übersteigende Betrag versteuert werden, und auch Sozialabgaben könnten anfallen. Tankgutscheine, die über den Steuerfreibetrag hinausgehen, unterliegen der Sozialversicherung, sind also sozialversicherungspflichtig und erhöhen somit auch die Lohnnebenkosten für den Arbeitgeber. Außerdem müssen sie daher in die Berechnung der Beiträge für Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung einbezogen werden. Ein Gutschein bleibt jedoch sozialversicherungsfrei, solange die 50-Euro-Grenze nicht überschritten wird.
Zur Übersicht:
| Gutscheinwert | Steuerliche Behandlung | Sozialversicherung | Kosten für Arbeitgeber |
|---|---|---|---|
| bis 50 €/Monat | vollständig steuerfrei | beitragsfrei | nur Gutscheinwert |
| 51 €/Monat | gesamter Betrag steuerpflichtig | beitragspflichtig | Gutscheinwert + Lohnnebenkosten |
| 100 €/Monat | gesamter Betrag steuerpflichtig | beitragspflichtig | Gutscheinwert + Lohnnebenkosten |
Wie muss der Tankgutschein in der Lohnabrechnung aufgeführt werden?
Arbeitgeber sind verpflichtet, nachzuweisen, dass die ausgegebenen Gutscheine den Vorgaben der Finanzverwaltung entsprechen. Daher sollte im Unternehmen eine Kopie der an die Mitarbeiter ausgegebenen Gutscheine oder zumindest ein Muster der Gutscheine aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich, eine Kopie des Gutscheins in der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters abzulegen, um eine lückenlose Dokumentation sicherzustellen.
Grundsätzlich müssen alle Sachbezüge, einschließlich ausgegebener Gutscheine, im Lohnkonto erfasst werden – selbst wenn sie aufgrund der Freigrenze von 50 Euro monatlich frei von Steuern bleiben. Also muss auch der Tankgutschein in der Lohnabrechnung aufgeführt werden. § 4 Abs. 3 Satz 2 LStDV ermöglicht jedoch, die Aufzeichnungspflicht zu erleichtern, wenn durch betriebliche Regelungen und wirksame Überwachungsmaßnahmen sichergestellt wird, dass die Freigrenze von 50 Euro nicht überstiegen wird. Solche Maßnahmen könnten beispielsweise regelmäßige Kontrollen der ausgegebenen Gutscheine oder ein internes System zur Überprüfung und Dokumentation des Gutscheinwerts umfassen.
Um diese Erleichterung in Anspruch zu nehmen, muss der Arbeitgeber die entsprechenden Maßnahmen aufzeichnen bzw. dokumentieren und die Aufzeichnungserleichterung ausdrücklich beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt beantragen. So können Arbeitgeber die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gewährleisten und gleichzeitig den Aufwand (Verwaltungsaufwand) reduzieren.
Der Weg des Tankgutscheins – Von der Ausgabe bis zur Steuerfreiheit
Ausgabe
Arbeitgeber übergibt Tankgutschein
max. 50€/Monat
Dokumentation
Kopie in Personalakte ablegen
Muster aufbewahren
Erfassung im Lohnkonto
Eintrag in Lohnabrechnung
Pflicht gem. § 4 LStDV
Nutzung durch Mitarbeiter
Einlösung an Tankstelle
Nur für Kraftstoff!
Steuerfreiheit gesichert
Keine Steuern & SV-Beiträge
Bei Einhaltung der 50€-Grenze
⚠️ Wichtig: Die Aufzeichnungspflicht gilt auch bei steuerfreien Sachbezügen! Eine Aufzeichnungserleichterung kann beim Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden (§ 4 Abs. 3 Satz 2 LStDV).
Steuerliche Behandlung vom Tankgutschein auf der Lohnabrechnung
Tankgutscheine oder Tankkarten sind grundsätzlich als Sachbezüge steuerlich begünstigt und sozialversicherungsfrei, wenn sie korrekt als Tankgutschein in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden. Bis zu einer Freigrenze (Sachbezugsfreigrenze) von 50 Euro pro Kalendermonat sind sie von der Steuer befreit. Übersteigt der Wert diesen Betrag, muss der Arbeitgeber den Mehrbetrag versteuern und sozialversicherungsrechtlich abführen. Wichtig ist, dass der Gutschein ausschließlich für den Kauf von Kraftstoff verwendet wird, da er sonst als Geldleistung gilt und anders behandelt werden muss. In diesem Fall müsste der Gutschein als Barlohn gewertet und vollständig versteuert werden.
Steuerfreibeträge für den Tankgutschein auf der Lohnabrechnung
Laut § 8 Abs. 2 EStG können Sachbezüge (z. B. in Form von Gutscheinkarten) bis zu einem Wert von 50 Euro pro Monat von der Steuer befreit ermöglicht werden. Diese Regelung gilt auch für den Tankgutschein in der Lohnabrechnung oder Geldkarten, solange sie ausschließlich für den Kraftstoffkauf genutzt werden und keine anderen Produkte oder Dienstleistungen inbegriffen sind. Wird der Gutschein für andere Zwecke verwendet, ist der Sachbezug steuerpflichtig. Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass die Nutzung des Gutscheins nur für den vorgesehenen Zweck erfolgt, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.
Sozialabgaben und der Tankgutschein auf der Lohnabrechnung
Neben der Lohnsteuer müssen Arbeitgeber auch die Sozialabgaben bei der Berechnung vom Tankgutschein auf der Lohnabrechnung berücksichtigen. Ein Warengutschein, der den Betrag von 50 Euro überschreitet, wird in die Berechnung der Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherungsbeiträge einbezogen. Arbeitgeber sollten daher den Betrag, der über den Steuerfreibetrag hinausgeht, auch bei den Sozialabgaben berücksichtigen. Für eine einfache Abwicklung empfiehlt sich die Nutzung von Lohnabrechnungssoftware, die die entsprechenden Berechnungen für den Tankgutschein auf der Lohnabrechnung automatisch durchführt.
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Tankgutschein in der Lohnabrechnung: Was müssen Arbeitgeber beachten?
Für Arbeitgeber ist es wichtig, die Höhe des Tankgutscheins und seine Verwendung genau zu überprüfen. Der Gutschein darf nur für den Kraftstoffkauf verwendet werden, andernfalls muss die Sachzuwendung neu berechnet werden. Außerdem muss der Tankgutschein in der Lohnabrechnung korrekt erfasst und darauf geachtet werden, dass der Betrag von 50 Euro nicht überstiegen wird, da dies steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen haben kann. Eine regelmäßige Schulung der Personalabteilung kann helfen, Fehler zu vermeiden und die korrekte Handhabung des Tankgutscheins sicherzustellen.
Moderne Alternativen zum klassischen Tankgutschein
Neben klassischen Tankgutscheinen bieten sich heute digitale Sachbezugskarten als flexible Alternative an. Diese Prepaid-Karten können monatlich mit bis zu 50 Euro aufgeladen werden und bieten Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Nutzung. Voraussetzung ist, dass sie die ZAG-Anforderungen erfüllen und entweder:
- Auf ein regionales Gebiet beschränkt sind
- Bei einer begrenzten Anzahl von Akzeptanzstellen gültig sind
- Nur für bestimmte Produktkategorien verwendet werden können
Vorteile für Arbeitnehmer
Für Arbeitnehmer stellt der Tankgutschein eine attraktive Möglichkeit dar, ihre Mobilitätskosten zu senken. Besonders in Zeiten hoher Kraftstoffpreise können Tankgutscheine, die an verschiedenen Tankstellenketten eingelöst werden können, eine nennenswerte Entlastung bieten. Bis zu 50 Euro monatlich bleiben von der Steuer befreit, wodurch Arbeitnehmer von einer direkten Steuerersparnis profitieren können. Zudem zeigt der Tankgutschein in der Lohnabrechnung Wertschätzung seitens des Arbeitgebers und verbessert die Mitarbeiterbindung. Die Flexibilität, den Gutschein an verschiedenen Tankstellen zu verwenden, erhöht zusätzlich den praktischen Nutzen für die Arbeitnehmer.
Fazit
Der Tankgutschein ist eine attraktive Möglichkeit für Arbeitgeber, ihren Mitarbeitern steuerfreie oder steuerbegünstigte Zusatzleistungen zum Lohn bzw. Arbeitslohn zu bieten. Arbeitgeber sollten jedoch darauf achten, dass sie die steuerlichen Regelungen (z. B. die Sachbezugsfreigrenze) genau einhalten, um unangenehme Überraschungen bei der Lohnabrechnung zu vermeiden. Für Arbeitnehmer ist der Tankgutschein eine sinnvolle Möglichkeit, die Kosten für Pendelstrecken zu senken und gleichzeitig von den steuerlichen Vorteilen zu profitieren. Mit der richtigen Handhabung des Tankgutscheins in der Lohnabrechnung und einer transparenten Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann der Tankgutschein zu einem wertvollen Instrument der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit werden.