In einer dynamischen Arbeitswelt, die immer flexibler und digitaler wird, gewinnen innovative Ansätze zur Mitarbeiterbindung und -motivation zunehmend an Bedeutung. Der Essenszuschuss vom Arbeitgeber ist eine effektive Methode, um die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern, ohne dass zusätzliche Lohnnebenkosten entstehen. Diese Unterstützung ist nicht nur ein finanzieller Vorteil, sondern trägt auch zur Gesundheit und zum Wohlbefinden der Mitarbeitenden bei. Egal, ob im Büro oder im Homeoffice – Essenszuschüsse vom Arbeitgeber bieten Flexibilität und unterstützen eine positive Unternehmenskultur. Damit wird der Essenszuschuss zu einem wichtigen Instrument, um die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber zu steigern und die Mitarbeiterbindung nachhaltig zu fördern.
Essenszuschuss Arbeitgeber: Key Facts
- Freiwillige Leistung: Der Essenszuschuss vom Arbeitgeber ist eine freiwillige Leistung, bei der Arbeitnehmende finanzielle Unterstützung für ihre Verpflegung erhalten.
- Steuerfreie Zuschüsse: Im Jahr 2024 können Unternehmen ihren Mitarbeitenden einen Höchstzuschuss von 7,23 Euro pro Arbeitstag bzw. monatlich bis zu 108,45 Euro steuerfrei als Bezuschussung gewähren.
- Attraktivität für Arbeitgeber: Durch den Essenszuschuss können Arbeitgeber Lohnnebenkosten sparen und gleichzeitig die Mitarbeiterbindung stärken. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann ein solches Angebot den Unterschied machen, um talentierte Mitarbeiter:innen im Unternehmen zu halten.
- Mehr Flexibilität: Der Essenszuschuss vom Arbeitgeber bietet den Arbeitnehmenden mehr Flexibilität bei der Essenswahl, z. B. für Mahlzeiten in der Firmenkantine, in Restaurants oder bei Lieferdiensten.
Digitale Essensmarken ohne nervige Akzeptanzstellen
Der digitale Essenszuschuss übersichtlich in einer App. Mittagessen bezuschussen auch ohne Kantine: Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und einfache Verwaltung. Insgesamt bietet der Belonio Essenszuschuss eine einfache, moderne und steuerlich vorteilhafte Möglichkeit, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und gleichzeitig administrativen Aufwand zu reduzieren.
Essenszuschuss Arbeitgeber: Welche Arten gibt es?
Vergünstigte Mahlzeiten in der eigenen Kantine
Unternehmen mit einer betriebseigenen Kantine können ihren Mitarbeitenden vergünstigte oder sogar kostenlose Mahlzeiten anbieten. Dies ist eine direkte und unkomplizierte Möglichkeit, den Essenszuschuss vom Arbeitgeber zu gewähren, da die Verpflegung direkt vor Ort bereitgestellt wird.
Gutscheine oder Guthabenkarten
Eine flexible Einsatzoption der Essenszuschüsse vom Arbeitgeber sind Mitarbeitergutscheine oder Karten mit Guthaben. Diese können sowohl in physischer Form als auch digital ausgegeben werden und ermöglichen den Mitarbeitenden, Lebensmittel oder Mahlzeiten bei ausgewählten Restaurants, Supermärkten oder Lieferdiensten zu erwerben. Die digitalen Varianten des Essenszuschusses vom Arbeitgeber bieten oft noch mehr Flexibilität, da sie an vielen verschiedenen Orten eingelöst werden können.
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Nachträgliche Erstattung
Eine weitere Möglichkeit ist die nachträgliche Rückerstattung von bereits gekauften Produkten oder konsumierten Speisen. Mitarbeitende legen dem Arbeitgeber die entsprechenden Belege vor, und dieser erstattet den Betrag im Rahmen des vereinbarten Essenszuschusses zurück. Diese Methode ist besonders flexibel, da sie den Mitarbeitenden ermöglicht, selbst zu entscheiden, wo und was sie essen möchten.
Umwandlung von Barlohn zugunsten von Essensmarken
Eine weitere Variante des Essenszuschusses vom Arbeitgeber ist die Umwandlung von Barlohn zugunsten von Essensmarken oder Restaurant-Schecks. Dabei verzichten Mitarbeitende auf einen Teil ihres Gehalts, um Essensmarken zu erhalten. Diese Umwandlung muss im Arbeitsvertrag festgehalten werden, um steuerlich vorteilhaft zu sein. In diesem Fall wird nur der Sachbezugswert (2024: 4,13 Euro) dem reduzierten Gehalt hinzugerechnet, solange der Wert der Essensmarke den Betrag von 7,23 Euro nicht übersteigt. Ohne vertragliche Regelung wird der volle Wert der Essensmarke zum verminderten Gehalt hinzuaddiert, was steuerliche Nachteile mit sich bringen kann.
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Essenszuschuss Arbeitgeber: Was ist steuerlich zu beachten?
Je nach Anwendungsform ist der Essenszuschuss vom Arbeitgeber steuerlich begünstigt oder komplett steuerfrei. Folgende Kriterien spielen für die steuerliche Beurteilung eine Rolle:
Amtlicher Sachbezugswert 2024
Der amtliche Sachbezugswert wird von der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt und jährlich an die Entwicklung der Verbraucherpreise angepasst.
Die amtlichen Sachbezugswerte 2024 sind:
- Frühstück: 2,17 EUR (2023: 2,00 EUR)
- Mittagessen: 4,13 EUR (2023: 3,80 EUR)
- Abendessen: 4,13 EUR (2023: 3,80 EUR)
Zuzahlung des Arbeitnehmers
Für die Versteuerung des Essenszuschusses vom Arbeitgeber ist es wichtig, ob die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer eine Zuzahlung leistet. Zahlt der Mitarbeitende mindestens den amtlichen Sachbezugswert (2024: 4,13 Euro) für eine Mahlzeit, bleibt der Essenszuschuss steuerfrei. Wenn die Zuzahlung geringer ausfällt, ist die Differenz zwischen Zuzahlung und Sachbezugswert steuerpflichtig. In Fällen, in denen die Zuzahlung unter dem Sachbezugswert liegt, kann der geldwerte Vorteil mit 25 Prozent pauschal versteuert werden, ohne dass Sozialversicherungsbeiträge anfallen.
Zuschuss durch den Arbeitgeber
Neben dem Sachbezugswert kann der Arbeitgeber zusätzlich 3,10 Euro steuer- und abgabenfrei gewähren, sodass eine Essensmarke bis zu 7,23 Euro pro Mahlzeit eingelöst werden kann. Wichtig zu beachten ist, dass für jeden Arbeitnehmer, der diesen Vorteil erhält, die Krankheitstage, Urlaubstage oder sonstige freie Tage festgehalten werden müssen. An diesen Tagen darf keine Essensmarke verwendet werden, da diese nur an Arbeitstagen ausgegeben werden dürfen, an denen der Arbeitnehmende auch tatsächlich zum Mittagessen geht. Daneben darf pro Arbeitstag auch nur eine Mahlzeit bezuschusst werden und der Essenszuschuss vom Arbeitgeber darf den tatsächlichen Preis des Essens nicht übersteigen.
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Bei maximal 15 Tagen im Kalendermonat – also 108,45 Euro monatlich – entfällt die Dokumentation der Arbeitstage. (2023: 103,50 Euro.) Aufgrund der staatlichen Förderung von Essensgutscheinen können Unternehmen so ihre Lohnnebenkosten senken und gleichzeitig die Leistung und die Motivation ihrer Mitarbeiter:innen fördern.
Beispiele für den Essenszuschuss vom Arbeitgeber
Essenszuschuss Arbeitgeber Beispiel 1:
Mitarbeiter A zahlt für seine Mahlzeit 10,50 Euro. Der Arbeitgeber gewährt den maximalen Zuschuss von 7,23 Euro. Somit beträgt die Eigenbeteiligung des Mitarbeiters 3,27 Euro (10,50 Euro – 7,23 Euro). Da der Eigenanteil den Sachbezugswert von 4,13 Euro nicht erreicht, ist der Restbetrag von 0,86 Euro (4,13 Euro – 3,27 Euro) pauschal zu versteuern. Der Betrag von 3,27 Euro bleibt steuerfrei.
Essenszuschuss Arbeitgeber Beispiel 2:
Mitarbeiterin B zahlt für ihre Mahlzeit 12,00 Euro. Der Arbeitgeber gewährt auch hier die maximale Bezuschussung von 7,23 Euro. Der Eigenanteil der Mitarbeiterin beträgt 4,77 Euro (12,00 Euro – 7,23 Euro). Da dieser Eigenanteil den Sachbezugswert (den sogenannten Pflichtanteil) von 4,13 Euro übersteigt, bleibt die volle Bezuschussung von 7,23 Euro steuerfrei.
Essenszuschuss Arbeitgeber Beispiel 3:
Mitarbeiter C zahlt für seine Mahlzeit 5,50 Euro. Das Unternehmen gewährt den maximalen Zuschuss von 7,23 Euro. In diesem Fall beträgt der Eigenanteil des Mitarbeiters 0,00 Euro, da der Zuschuss die Kosten der Mahlzeit übersteigt. Da kein Eigenanteil vorhanden ist, sind die gesamten 4,13 Euro des Sachbezugswertes pauschal zu versteuern. Die Differenz von 1,37 Euro (5,50 Euro – 4,13 Euro) bleibt steuerfrei.
Vorteile Essenszuschuss Arbeitgeber
Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit
Essenszuschüsse bis zu 7,23 Euro pro Arbeitstag sind für das Unternehmen steuer- und sozialversicherungsfrei, wodurch keine zusätzlichen Lohnnebenkosten anfallen.
Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
Essenszuschüsse vom Arbeitgeber sind eine attraktive Zusatzleistung, die die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigert und ihre Bindung an das Unternehmen stärkt. Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit führt in der Regel zu einer höheren Produktivität und einem besseren Arbeitsklima, was sich positiv auf das gesamte Unternehmen auswirkt.
Günstig Gehälter aufstocken
Im Vergleich zu Gehaltserhöhungen, die mit höheren Steuer- und Sozialabgaben verbunden sind, bieten Essenszuschüsse vom Arbeitgeber eine kosteneffiziente Möglichkeit, Mitarbeitende finanziell zu unterstützen. Dies ermöglicht es den Unternehmen, ihren Mitarbeitenden mehr Netto vom Brutto zu bieten, ohne dass die Arbeitgeberkosten unverhältnismäßig steigen.
Vorteile Essenszuschuss Arbeitnehmer
Flexibilität und Wahlfreiheit
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können den Essenszuschuss vom Arbeitgeber in Kantinen, Restaurants oder bei Lieferdiensten nutzen, was ihnen mehr Flexibilität bei der Essenswahl bietet.
Kostenersparnis
Der Essensgeldzuschuss vom Arbeitgeber reduziert die täglichen Ausgaben für Mahlzeiten, was besonders bei regelmäßigem Essen außer Haus spürbare Einsparungen ermöglicht.
Attraktives Zusatzbenefit
Essenszuschüsse vom Arbeitgeber sind ein geldwerter Vorteil, der die Lebensqualität am Arbeitsplatz erhöht und zur allgemeinen Zufriedenheit beiträgt.
Essenszuschuss Arbeitgeber bei Auswärtstätigkeiten
Bei Auswärtstätigkeiten besteht kein Anspruch auf den Essenszuschuss vom Arbeitgeber, da in diesem Zusammenhang bereits Spesen gewährt werden.
Anders als beim Essenszuschuss für tägliche Mahlzeiten wird der Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen berücksichtigt. Er wird in Form einer Pauschale an Mitarbeitende gezahlt, deren Tätigkeit Reisen erfordert. In diesem Fall sind die Verpflegungskosten ein Bestandteil der Reisekosten und werden nach steuerfreien Pauschbeträgen bemessen, die sich nach der Dauer der jeweiligen auswärtigen Tätigkeit richten.
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Essenszuschuss Arbeitgeber: Lohnt es sich?
Der Essenszuschuss ist für Arbeitgeber eine lohnenswerte Maßnahme. Durch die steuer- und sozialversicherungsfreie Gestaltung bis zu einem Betrag von 7,23 Euro pro Arbeitstag können Unternehmen Kosten sparen im Vergleich zu herkömmlichen Gehaltserhöhungen. Gleichzeitig profitieren die Mitarbeitenden direkt, da sie mehr Netto vom Brutto erhalten, was ihre Zufriedenheit und Bindung an das Unternehmen erhöht.
Zusätzlich ist der Essenszuschuss vom Arbeitgeber eine attraktive Leistung, die das Arbeitsumfeld positiv beeinflusst und Unternehmen im Wettbewerb um Fachkräfte stärker positionieren kann. Angesichts dieser Vorteile lohnt sich der Essenszuschuss für Arbeitgeber sowohl aus finanzieller Sicht als auch zur Steigerung der Attraktivität des Unternehmens.
So funktioniert der Essenszuschuss vom Arbeitgeber mit Belonio
Arbeitgeber:in wählt JobLunch
im Arbeitgebercockpit für einzelne oder viele Beschäftigte bequem an, der Essensgeldzuschuss vom Arbeitgeber wird automatisch per App mit Fotofunktion nutzbar und per steuerrechtlich konformen Meldungen an die Lohnbuchhaltung übertragen. Diese einfache Handhabung reduziert den administrativen Aufwand und sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen problemlos erfüllt werden.
Mitarbeiter:innen
essen & fotografieren den Kaufbeleg und reichen ihn per App ein. Mehr ist nicht zu tun. Diese einfache Methode ermöglicht es den Mitarbeitenden, den Essenszuschuss ohne großen Aufwand zu nutzen und direkt von den steuerlichen Vorteilen zu profitieren. Die Erstattung von maximal 108,45 €/Monat erfolgt mit der üblichen Lohnabrechnung im nächsten Monat.
Universal
Funktioniert auch im Homeoffice. Alle Vorteile des Essenszuschusses vom Arbeitgeber können auch im Homeoffice (z. B. für Verpflegung von Lieferdiensten oder dem örtlichen Supermarkt) und unterwegs genutzt werden. So unterstützen Unternehmen ihre Mitarbeiter:innen nicht nur digital und finanziell, sondern auch in Sachen Ernährung.
Essenszuschüsse vom Arbeitgeber verwalten war noch nie einfacher
Wir automatisieren die Prozesse für Sie. Durch diese Automatisierung können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während wir sicherstellen, dass der Essenszuschuss effizient und rechtssicher verwaltet wird. Einmal in unserer Software eingestellt läuft alles automatisch und Ihre Mitarbeitenden erhalten den Sachbezug ganz bequem per App.
Ihre Vorteile mit Belonio
- Steuerliche Vorteile nutzen: Bis zu 7,23 € pro Tag sind ab einem Rechnungsbetrag von 11,36 € steuerfrei. Dies ermöglicht es Arbeitgebern, ihre Mitarbeitenden finanziell zu unterstützen, ohne die eigenen Kosten signifikant zu erhöhen.
- Zeiteffizienz: Die Prüfung der Belege übernehmen wir, wodurch Sie wertvolle Arbeitszeit sparen. Durch diese Entlastung können sich die Personalabteilungen auf strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit administrativen Details aufzuhalten.
- Einfache Abrechnung: Abrechnung per Exportdatei oder XML-Schnittstelle für Ihre Lohnabrechnung.
- Lohnnebenkosten senken: Sie sparen Kosten durch die steuerliche Begünstigung der Essenszuschüsse.
- Einfaches System: Sie legen nur das Budget fest, die Belege werden vom Mitarbeitenden fotografiert, die Prüfung erfolgt über unser System.
- Nachhaltigkeit: Kein Papier oder Plastik, kein Postweg und keine Extrakosten, 100 % digital.
- Optimiert Ausschütten: Nur das Erstatten, was auch tatsächlich konsumiert und eingereicht wird.
Persönliche Beratung? Gerne!
Wir stehen Ihnen gerne zur Seite, um Ihre Herausforderungen zu meistern. Mit unserem Vertriebsteam haben Sie zuverlässige Partner an Ihrer Seite. Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Ideen und machen Ihren Arbeitsalltag spürbar einfacher. Kontaktieren Sie uns – wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!
