In der heutigen digitalen Welt sind Arbeitshandys im Arbeitsalltag unverzichtbar geworden. Sie ermöglichen es Mitarbeitern auch außerhalb des Büros erreichbar zu sein und die Leistungsfähigkeit zu steigern. Doch mit der Nutzung des Arbeitshandys kommen auch spezifische Ansprüche und Regelungen, die sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber beachten müssen. In diesem Artikel erfährst du alles über diese wichtigen Aspekte und Regelungen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Definition und Zweck: Unternehmen stellen das Mobiltelefon ihren Mitarbeitern zur Verfügung. Es dient primär der Erreichbarkeit und der Ausführung beruflicher Aufgaben
- Vorteil Arbeitnehmer: Verbesserte Work-Life-Balance, moderne Ausstattung, Kosteneinsparung
- Vorteile Arbeitgeber: Kontrolle über Kommunikation, Steigerung der Produktivität und Effizient der Mitarbeiter, verbesserte Datensicherheit durch zentrale Verwaltung
- Rechtliche Aspekte: Klare Regelungen zum Datenschutz und bei Beschädigungen sollten vorher vereinbart werden. Regelungen zur privaten und dienstlichen Nutzung, sollten in der Nutzungsvereinbarung festgehalten werden
Wann gilt laut Arbeitsrecht Anspruch auf ein Arbeitshandy?
Laut Arbeitsrecht besteht kein Anspruch auf ein Arbeitshandy. Arbeitgeber entscheiden demzufolge selbst, ob sie ihren Mitarbeitern ein Endgerät zur Verfügung stellen wollen oder nicht. Eine Nutzung kann sich aus dem Arbeitsvertrag oder aus der Betriebsvereinbarung ergeben. Firmenhandys werden meistens zur Verfügung gestellt, wenn es für die Erfüllung der Aufgaben auch wirklich notwendig ist.
Wofür dürfen Mitarbeitende ein Arbeitshandy benutzen?
In erster Linie dürfen Arbeitshandys für dienstliche Telefonate und Kommunikation verwendet werden. Eine private Nutzung ist oft erlaubt, jedoch sollten die Grenzen und die Nutzungsvereinbarungen klar definiert werden.
Was müssen Arbeitgeber und Mitarbeitende bei der privaten Nutzung beachten?
Darf das Firmenhandy privat genutzt werden, sollten Arbeitnehmer die Nutzungsvereinbarung einhalten. Arbeitnehmer sollten sich außerdem eine explizite Erlaubnis vom Arbeitgeber einholen.
Welche Regelungen gelten laut Arbeitsrecht, wenn das Arbeitshandy beschädigt wird oder verloren geht?
Sollte das Arbeitshandy eine Beschädigung haben oder bei einem Diebstahl gestohlen werden, haftet der Arbeitnehmer nur bei Fahrlässigkeit. Das Arbeitshandy sollte sicher aufbewahrt werden und im Falle eines Verlustes sollte der Arbeitgeber umgehend informiert werden.
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Dürfen Arbeitgeber das Arbeitshandy kontrollieren?
Arbeitgeber haben das Recht, die Nutzung des Arbeitshandys in einem gewissen Rahmen zu überwachen. Beispielsweise können Verbindungsnachweise eingesehen werden, um die dienstliche Nutzung zu überprüfen. Bei einem konkreten Verdacht können zudem stichprobenartige Kontrollen durchgeführt werden. Die Privatsphäre der Mitarbeiter sollte jedoch immer respektiert werden. Hierbei können transparente Regelungen entscheidend sein, um die Rechte beider Parteien zu wahren.
Müssen Mitarbeitende über das Arbeitshandy ständig erreichbar sein?
Die Frage der Verfügbarkeit beim Feierabend ist ein wichtiges Thema. Arbeitnehmer sollten darauf bestehen, dass sie nicht ständig verfügbar sein müssen. Eine Ausnahme gibt es hierbei, wenn dies im Arbeitsvertrag festgelegt wurde. In der Regel sollte es erlaubt sein, nach dem Feierabend das Diensthandy ausgeschaltet zu lassen. Ausnahmen können für den Bereitschaftsdienst gelten, wenn dies vertraglich vereinbart ist. Eine klare Regelung zur Rufbereitschaft ist also von Vorteil.
Wie können Arbeitgeber einen Diensthandy-Vertrag aufsetzen?
Ein Diensthandy-Vertrag sollte alle relevanten Aspekte abdecken. Dazu gehören die Regelungen zur Verfügbarkeit, Konsequenzen bei Fahrlässigkeit bei Verlust oder Diebstahl sowie die Erlaubnis zur privaten Nutzung. Außerdem sollte geregelt sein, wer genau die Kosten übernimmt. Die Auswertung der Verbindungsnachweise sollte ebenfalls thematisiert werden.
Verschiedene Nutzungsmodelle
Man kann zwischen drei verschiedenen Modellen zur Nutzung unterscheiden. Zum einen gibt es das Modell Bring your own Device (kurz BYOD). Dieses Modell ist weitverbreitet und bedeutet, dass Mitarbeiter unter bestimmten Regelungen ihr Privathandy für berufliche Zwecke nutzen können. Dies umfasst zum Beispiel das Telefonieren, den Zugriff auf das E-Mail-Postfach oder die Unternehmensanwendungen. Unternehmen müssen sich so nicht um die Beschaffung von Geräten kümmern und sparen so Kosten. BYOD bringt jedoch auch ein Sicherheitsrisiko mit sich, beispielsweise wenn beliebige Apps installiert werden können. Es sollten also Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, um ein Risiko zu minimieren bzw. zu vermeiden.
Ein zweites Modell ist das Corporate Owned Business-only (kurz COBO). Hierbei können die Geräte, die zur Verfügung stehen, nur beruflich genutzt werden. COBO-Smartphones sind häufig technisch eingeschränkt, damit Mitarbeitende die Regelungen auch einhalten. Beispielsweise können nur Telefonate geführt oder E-Mails verschickt werden. Das Modell ist weniger beliebt, da Mitarbeitende zwei Handys haben, für Berufliches und für Privates.
Außerdem gibt es noch das Corporate Owned, Personally Enabled Modell (kurz COPE). Bei COPE erhält der Mitarbeitende von Unternehmen ein Device, das er sowohl beruflich als auch privat nutzen kann. In der Regel werden die Geräte von der IT verwaltet, die ein Mobile Device Management nutzen. Diese Software ermöglicht es, einen gesicherten Arbeitsbereich zu schaffen. Der private Nutzungsbereich kann vom Geschäftlichen getrennt werden.
Seit ein paar Jahren wurde auch die DUAL SIM immer beliebter. Dies ermöglicht es, mit zwei SIM-Karten zwei verschiedene Telefonnummern in einem Smartphone zu nutzen. Sowohl der private als auch der berufliche Abschluss befinden sich in einem Mobiltelefon, und es kann schnell zwischen beiden Anschlüssen gewechselt werden.
Als Alternative zu COPE hat sich das Modell Choose your own Device (kurz CyoD) beliebt gemacht. Angestellte haben hierbei die Möglichkeit, ihr Device selbst aus einer Liste auszuwählen. Auch hier kann das Gerät sowohl beruflich als auch privat genutzt werden.
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Steuerliche Behandlung des Arbeitshandys
Arbeitgeber können das Arbeitshandy bis zu einer Höhe von 400 Euro als Betriebskosten absetzen. Sollte das Gerät teurer gewesen sein, können die Kosten über drei Jahre verteilt werden. Bei der Telekommunikation können die Kosten als Werbungskosten steuerlich angerechnet werden und mindern so die Steuern. Bei einer privaten Nutzung des Geräts werden die Kosten beim Inhaber des Unternehmens prozentual aufgeteilt. Nur ein Teil wird dabei als Betriebsausgaben angesetzt. Für Arbeitnehmer ist das Arbeitshandy kein Sachbezug, selbst wenn es auch privat genutzt wird.
Anfallende Gebühren für ein Firmenhandy werden auf Betriebsausgaben unter Internet/Telefon gebucht. Bis zu einer Höhe von 800 Euro netto darf die Anschaffung direkt als geringwertiges Wirtschaftsgut abgeschrieben werden. Die Mehrwertsteuer, die im Kaufpreis enthalten ist, darf im Jahr der Anschaffung als Vorsteuer geltend gemacht werden. Ein Firmenhandy wird zwar nicht als Sachbezug angesehen, kann aber eine attraktive Zusatzleistung für Arbeitnehmer darstellen, die auch eine Gehaltserhöhung ersetzen könnte.
Da die Kosten für das Gerät inklusive der Gebühren von Selbstständigen und Unternehmen steuerlich abgesetzt werden können, verringern sich die Kosten und dementsprechend auch die Einkommensteuer. Privatleute können den beruflich genutzten Teil der Handykosten steuerlich als Werbungskosten geltend machen, falls der Arbeitgeber die Kosten nicht übernehmen sollte.
Fazit
Abschließend kann man sagen, dass das Arbeitshandy eine gute Zusatzleistung für Arbeitnehmer sein kann und im Arbeitsalltag immer beliebter und wichtiger wird. Die klare Trennung von Privatem und Beruflichem kann Stress reduzieren und die Work-Life-Balance verbessern. Bei der privaten Nutzung sollte eine Erlaubnis vom Arbeitgeber eingeholt werden. Die zusätzlichen Kosten können fast problemlos abgesetzt werden. Für Unternehmen ist es wichtig, spezifische Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter zu berücksichtigen und klare Richtlinien festzulegen. Diese sollten in einer Klausel in der Nutzungsvereinbarung festgehalten, aber auch eingehalten werden. Auch die Regelungen nach dem Feierabend und zum Bereitschaftsdienst sollten in einer Klausel im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Außerdem ist ein sorgfältiger Umgang mit dem Gerät wichtig, um die bei Fahrlässigkeit drohenden Haftungsansprüche zu vermeiden. Eine offene Kommunikation und transparente Regelungen sind entscheidend, um die Vorteile optimal zu nutzen und mögliche Nachteile zu minimieren. Nur so kann das Arbeitshandy zu einem wertvollen Werkzeug für effizientes Arbeiten und Produktivität werden.
