Neben Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten zählen auch Verpflegungsmehraufwendungen zu den typischen Ausgaben einer Dienstreise. Damit diese zusätzlichen Aufwendungen nicht zulasten der Mitarbeitenden gehen, können Unternehmen steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten gewähren. Diese Form der Arbeitgeberleistung ist ein gängiges Mittel zur Entlastung bei Reisekosten – insbesondere, wenn die Verpflegung unterwegs teurer ist als an der regulären Tätigkeitsstätte.
Dieser Beitrag erklärt die wichtigsten Grundlagen und zeigt, wie die abgabenfreien Zuschüsse im Rahmen der Verpflegungspauschale rechtssicher umgesetzt werden können.
Das Wichtigste in Kürze:
- Bei beruflich veranlasster Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte können Verpflegungsmehraufwendungen entstehen.
- Arbeitgeber haben die Möglichkeit, diese durch abzugsfreie Zuschüsse auszugleichen.
- Die Umsetzung erfolgt über die Verpflegungspauschale, die unabhängig von Belegen gezahlt wird.
- Diese trägt der Arbeitgeber auf der Lohnsteuerbescheinigung in der Zeile “Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit” ein.
- Werden keine steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten ausgestellt, können Arbeitnehmer ihren Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten in Höhe eines festen Pauschbetrages geltend machen.
Was sind steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten?
Neben klassischen Positionen wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder sonstigen Reisenebenkosten zählen auch Verpflegungskosten zu den Reisekosten. Arbeitgeber können für Mehraufwendungen hinsichtlich der Verpflegung lohnsteuer- sowie sozialversicherungsfreie Zuwendungen auszahlen. Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten dienen dazu, zusätzliche Aufwendungen für Mahlzeiten während einer beruflich bedingten Abwesenheit finanziell abzufedern – etwa dann, wenn Mitarbeitende auf Reisen auf externe Gastronomieangebote angewiesen sind.
Die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands gilt grundsätzlich als freiwillige Arbeitgeberleistung. Ein gesetzlicher Anspruch besteht lediglich auf die Erstattung von tatsächlichen, belegbaren Ausgaben (§ 670 BGB).
Vorteile für Arbeitgeber
- Attraktive Zusatzleistung: Als Bestandteil eines Benefit-Pakets können sie zur Mitarbeiterbindung beitragen.
- Wertschätzung und Motivation: Die Übernahme der Mehraufwendungen signalisiert Anerkennung für flexible Einsatzbereitschaft – gerade bei häufigen Dienstreisen.
Vorteile für Arbeitnehmer
- Sofortige Entlastung: Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten werden direkt vom Arbeitgeber gezahlt, ohne dass Arbeitnehmer in Vorleistung gehen oder auf eine Steuererstattung warten müssen.
- Kein Steueraufwand: Arbeitnehmer müssen die Zuwendung nicht in der Steuererklärung angeben, da sie bereits vom steuerpflichtigen Arbeitslohn abgezogen wurden.
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Wann liegt eine Auswärtstätigkeit vor?
Eine Auswärtstätigkeit liegt laut dem Finanzamt dann vor, wenn Mitarbeitende vorübergehend in Abwesenheit ihrer ersten Tätigkeitsstätte bzw. ihrer Wohnung arbeiten. Diese Tätigkeit muss aus überwiegend beruflicher Veranlassung erfolgen. Nur in diesen Fällen ist ein abzugsfreier Ausgleich des Verpflegungsmehraufwands zulässig (§ 9 Abs. 4a Satz 2 EStG).
Verpflegungspauschale
Die sogenannte Verpflegungspauschale, auch unter Verpflegungspauschbetrag bekannt, ermöglicht es Arbeitgebern, ihre Beschäftigten pauschal für Verpflegungsmehraufwendungen zu entschädigen – ohne Einzelnachweise sammeln zu müssen. Sie bildet die Grundlage für steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten.
Höhe der Pauschale (Inland, Stand 2025):
- Abwesenheit von mehr als 8 Stunden an einem Kalendertag: 14 Euro
- Abwesenheit von 24 Stunden an einem Kalendertag (ganztägig): 28 Euro
- An- oder Abreisetag bei mehrtägiger Reise (je Kalendertag): 14 Euro
Praxisbeispiel
Ein Berufskraftfahrer ist im Rahmen seines Dienstverhältnisses regelmäßig mehrere Tage am Stück unterwegs. Während einer mehrtägigen Tour kann er typische Reisenebenkosten sowie Kosten für die Fahrt (über die Entfernungspauschale) steuerlich geltend machen. Da er die Verpflegungspauschale direkt vom Arbeitgeber als abzugsfreie Zuwendung erhält, muss er nicht bis zur Steuererklärung warten, sondern bekommt diese Kosten sofort erstattet.
| Tag | Betrag |
| Anreisetag | 14 € |
| 1. voller Tag | 28 € |
| 2. voller Tag | 28 € |
| 3. voller Tag | 28 € |
| 4. voller Tag | 28 € |
| 5. voller Tag | 28 € |
| 6. voller Tag | 28 € |
| Abreisetag | 14 € |
An allen vollen Reisetagen kann er die volle Pauschale von 28 Euro erhalten. Am An- und Abreisetag steht dem Fahrer jeweils ein reduzierter Betrag von 14 Euro zu.
Mahlzeitengestellung: Kürzung des Verpflegungspauschbetrages
Wird dem Arbeitnehmer während der Reise eine Mahlzeit gestellt– beispielsweise ein Mittag- bzw. Abendessen auf Einladung eines Kunden – muss der Betrag entsprechend gekürzt werden:
- Frühstück: Abzug von 20 Prozent
- Mittag- oder Abendessen: Abzug von jeweils 40 Prozent
Die Kürzungen des Verpflegungspauschbetrages gelten auch dann, wenn die Mahlzeiten als Sachbezug bereitgestellt werden, und müssen bei der Abrechnung korrekt berücksichtigt werden.
Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen
Bei Auslandsreisen richtet sich die Höhe der Verpflegungspauschalen nach dem jeweiligen Land. Die konkreten Auslandstagegelder werden jährlich im Rahmen eines BMF-Schreibens veröffentlicht.
Die Anwendung erfolgt analog zur Inlandsregelung – inklusive der Pflicht zur Kürzung bei der Stellung von Mahlzeiten.
Dreimonatsfrist bei längerem Aufenthalt
Die abzugsfreie Auszahlung der Pauschale ist auf drei Monate begrenzt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Bei längerer Abwesenheit von der Tätigkeitsstätte entfällt der Anspruch auf die Kostenerstattung des Verpflegungsmehraufwands, da die Einsatzstelle als „neue Tätigkeitsstätte“ gilt.
Ausnahme: Die Dreimonatsfrist gilt nicht für Personen mit einer Tätigkeitsstätte auf mobilen Einrichtungen. So können sich beispielsweise Berufskraftfahrer ihre Verpflegungsmehraufwendungen auch über die Frist hinaus zurückerstatten lassen.
Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten in der Lohnsteuerbescheinigung
In der Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitgebers werden steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten in der Zeile „Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit“ aufgeführt. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass dieser Betrag korrekt in der Lohnsteuerbescheinigung erfasst wird, um mögliche steuerliche Unklarheiten zu vermeiden. Eine fehlerhafte Angabe könnte dazu führen, dass die Zuwendung in der Steuererklärung des Arbeitnehmers als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt wird.
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Wenn Arbeitnehmer keine steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten erhalten, können sie neben den typischen Reisenebenkosten auch einen Pauschbetrag für ihre zusätzlichen Verpflegungsausgaben als Werbungskosten geltend machen.
Für Werbungskosten gilt 2025 ein jährlicher Pauschbetrag von 1.230 €. Übersteigen die tatsächlichen Kosten, insbesondere die abzugsfähigen Verpflegungsmehraufwendungen, diesen Betrag, sind diese durch Belege zu bescheinigen. Damit Rückfragen durch das Finanzamt vermieden werden, sollten Arbeitnehmer darauf achten, Abzüge der steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten korrekt anzugeben.
Verpflegungspauschbetrag als Werbungskosten
Wenn Arbeitnehmer keine steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten erhalten, können sie neben den Reisenebenkosten auch einen Pauschbetrag für ihre zusätzlichen Verpflegungsausgaben als Werbungskosten geltend machen.
Für Werbungskosten gilt 2025 ein jährlicher Pauschbetrag von 1.230 €. Übersteigen die tatsächlichen Kosten, insbesondere die abzugsfähigen Verpflegungsmehraufwendungen, diesen Betrag, sind diese durch Belege zu bescheinigen. Damit Rückfragen durch das Finanzamt vermieden werden, sollten Arbeitnehmer darauf achten, Abzüge der steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten korrekt anzugeben.
Doppelte Haushaltsführung
Auch im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung können Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen. Dabei gilt am Arbeitsort derselbe Pauschbetrag wie bei anderen Auswärtstätigkeiten – jedoch nur für die ersten drei Monate nach Beginn der doppelten Haushaltsführung (§ 9 Abs. 4a Satz 12 EStG).
Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten – Fazit
Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit spielen eine wesentliche Rolle, um Mitarbeitende während Dienstreisen finanziell zu entlasten. Ist ein Arbeitnehmer außerhalb der Arbeitsstätte tätig, so muss die Veranlassung der Abwesenheit überwiegend durch das Dienstverhältnis begründbar sein, um Arbeitnehmern zusätzliche Aufwendungen für die Verpflegung gewähren zu können. Die Verpflegungspauschale kommt lohnsteuer- sowie sozialversicherungsfrei beim Arbeitnehmer an und sorgt dadurch für eine effiziente Eindämmung der Reisekosten.
Für jeden Kalendertag wird eine bestimmte Summe des erstatteten Verpflegungsmehraufwands festgelegt, wobei An- und Abreisetage mit einem reduzierten Betrag abgegolten werden. Auch im Ausland können Mehraufwendungen geltend gemacht werden, wobei je nach Land verschiedene Auslandstagegelder festgelegt sind.
Wichtig ist, dass der Arbeitgeber die Verpflegungsmehraufwände in der Lohnsteuerbescheinigung korrekt in der Zeile „Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit“ einträgt.
Gewähren Arbeitgeber keine steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten, haben Mitarbeitende die Möglichkeit, ihre Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend zu machen. Dabei können sie den Pauschbetrag in Anspruch nehmen, um wie bei Reisenebenkosten oder den Fahrkosten über die Entfernungspauschale eine Rückerstattung durch die Steuererklärung zu erhalten.
