In der modernen Arbeitswelt wurde die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu einer Priorität. Viele fordern eine Lohnerhöhung oder vergleichbare Alternativen. Arbeitgeber stellen sich vermehrt die Frage, welche Zusatzleistungen für ihre Mitarbeiter:innen wirklich sinnvoll sind und welche nicht. Es stellt sich außerdem die Frage, wie sie die Arbeit der Mitarbeitenden belohnen können, welche Geldleistungen es gibt und welche Steuervorteile für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber möglich sind. Da es eine Vielzahl von Optionen gibt und das Budget entsprechend eingesetzt werden muss, ist es wichtig, die Auswahl solcher Leistungen sorgfältig zu überlegen. Eine Möglichkeit ist die Sachbezugskarte für Mitarbeiter. Diese ermöglicht es, steuerfrei einen geldwerten Vorteil zu erhalten, der in Alltagssituationen genutzt werden kann. In diesem Artikel erfährst du mehr über die Funktion und die Vorteile der Sachbezugskarte.
Die wichtigsten Punkte vorab zusammengefasst
- Eine Lösung, die sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer attraktiv ist und viele Vorteile bietet, ist die Nutzung einer solchen Sachbezugskarte.
- Über diese Karte können Mitarbeiter vergünstigte oder steuerfreie Sachleistungen im Wert von bis zu 50 Euro pro Monat erhalten, was sie zu einer äußerst ansprechenden Option macht.
- Geregelt ist diese Freigrenze in § 8 Abs. 2 S. 11 EStG. Im Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz, kurz ZAG, ist darüber hinaus festgelegt, dass Gutscheine oder Karten lediglich für den Erwerb von spezifischen Waren oder Dienstleistungen verwendet werden dürfen, um steuerlich als Sachbezug anerkannt zu werden.
- Sie dürfen nicht für Bargeld oder ähnliche Finanztransaktionen genutzt werden.
Was ist überhaupt eine Sachbezugskarte?
Die Sachbezugskarte, die auch als regionale Prepaidkarte bekannt ist, ist eine Alternative zu digitalen Gutscheinen. Sie ist eine wiederaufladbare Sachbezugskarte für Ihre Region, mit der die Mitarbeitermotivation gefördert werden kann. Ein Sachbezug ist jede zusätzliche Sachleistung, die der Arbeitgeber abgabenfrei gewähren kann. Nutzen kann man die Karte beispielsweise beim Einkaufen, Shoppen oder als Tankgutschein. Die Karte kann auch in Unternehmen mit verschiedenen Standorten genutzt werden. Dies ist möglich, da die Regionen auf ganz Deutschland verteilt sind. Insgesamt gibt es über 21.000 Akzeptanzstellen, an denen die Mitarbeitende die Karte einlösen können. Diese Möglichkeit bietet Flexibilität und Abwechslung, da Angestellte die Karte individuell nach ihren Wünschen nutzen können.
Was ist der Vorteil von der steuerfreien Sachbezugskarte?
Die Karte gibt Unternehmen zusätzlichen Spielraum, um Benefits gezielt einzusetzen. Es entstehen aber auch steuerliche Vorteile, weil die Beiträge bis zur Freigrenze abgabenfrei bleiben. Dadurch sinken auch die Lohnnebenkosten. Im Vergleich zu einer klassischen Lohnerhöhung sind die Sachbezugskarte also eine günstigere Option. Gleichzeitig steigt auch die Mitarbeitermotivation, denn durch die regelmäßigen Gehaltsextras fühlen sich Mitarbeitende wertgeschätzt. Außerdem steigt die Bindung ans Unternehmen und verringert die Fluktuation deutlich. Zusätzlich spielen Sachbezüge eine wichtige Rolle im Recruiting. Wer attraktive Mitarbeiterbenefits anbietet, steigert die Attraktivität des Unternehmens und hat im Kampf um neue Mitarbeiter:innen einen klaren Vorteil.
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Auch für Arbeitnehmer lohnt sich die Sachbezugskarte. Durch die abgabenfreie Sachleistung wirkt sich die Karte wie ein höherer Nettogehalt aus. Besonders geschätzt wird die Flexibilität, denn die Karte ist bei zahlreichen Verkaufsstellen nutzbar. Egal ob beim Einkaufen, als Tankgutschein, für Essensgutscheine oder für kleine Geschenke zwischendurch, durch die breite Einsetzbarkeit wird die Sachbezugskarte zu einem besonders praktischen Gehaltsextra. Durch einen Sachbezug wie die Belonio Card, wird die Wertschätzung der Mitarbeitenden gefördert. Eine aufwändige Gehaltsverhandlung ist nicht mehr nötig, da Unternehmen den Benefit problemlos einführen und so ein Extra bereitstellen können, das direkt beim Mitarbeitenden ankommt.
Die exemplarische Tabelle zeigt den Vergleich zwischen einer Gehaltserhöhung und der Sachbezugskarte:
| Merkmale | Sachbezugskarte | Gehaltserhöhung |
| Bruttoerhöhung | plus 50 Euro brutto | |
| Steuer-/Sozialabgaben | 0 Euro Abzug bei Einhaltung der Toleranzgrenze | ca. 15 – 20 Euro abgezogen |
| Nettoeffekt | plus 50 Euro zusätzlicher Wert | plus 30 – 35 Euro |
| Arbeitgeberkosten | 50 Euro rein netto | 50 Euro plus zusätzliche Abgaben |
| Verhandlungen nötig? | nicht nötig, kann zentral eingeführt werden | oft ja |
Steuerliche Rahmenbedingungen
Die steuerlichen Rahmenbedingungen für die Sachbezugskarte sind klar festgelegt und ergeben sich aus dem Einkommensteuergesetz. Pro Monat dürfen Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden bis zu 50 Euro als Sachbezug zukommen lassen. Dieser Betrag ist dann vollständig abgabenfrei. Dabei handelt es sich nicht um einen Freibetrag, was bedeutet, dass bei einer Überschreitung, auch wenn es nur wenige Cent sind, die gesamte Ausschüttung steuer- und sozialversicherungspflichtig wird. Zusätzlich dürfen zu besonderen Anlässen wie beispielsweise Jubiläen oder Geburtstage weitere Sachzuwendungen gewährt werden. Der Maximalwert liegt hier bei 780 Euro im Jahr. Wichtig zu beachten ist, dass die Leistungen nur zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden dürfen. Eine Gehaltsumwandlung ist ebenso unzulässig wie eine Barauszahlung. Da es sich bei der Sachbezugskarte um ein Zahlungsinstrument handelt, gelten außerdem die Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (kurz ZAG), wodurch eine unbegrenzte Nutzbarkeit ausgeschlossen ist. Die steuerliche Konformität wird dadurch sichergestellt, dass die Karten nur bei einem klar definierten Netz von Verkaufsstellen eingelöst werden können. Es ist also wichtig, die rechtlichen Kriterien einzuhalten, um die steuerfreie Behandlung nicht zu gefährden.
Funktion und Einsatzmöglichkeiten
Die Sachbezugskarte funktioniert im Alltag ziemlich einfach. Unternehmen bestellen die Karte für ihre Belegschaft, laden sie monatlich mit dem gewünschten Betrag auf und schon können Mitarbeitende sie ausgeben. Die Sachbezugskarte kann als physische Karte im Geschäft, digital im Online-Shopping oder in einer hybriden Variante, die beides kombiniert verwendet werden. Damit die steuerliche Anerkennung nach Richtlinien gesichert ist, wird genau festgelegt, bei welchen Annahmestellen die Karte genutzt werden kann. Diese Einschränkungen sind aber kein Nachteil, sondern sorgen für Transparenz und Planungssicherheit. Arbeitgeber können selbst entscheiden, ob die Karte regional, branchenspezifisch oder für bestimmte Online-Shops freigegeben wird. Die Karte lässt sich jeden Monat einfach aufladen, sodass Mitarbeitende sofort davon profitieren. Außerdem ergeben sich vielseitige Anwendungsbereiche. Beschäftigte können Waren und Dienstleistungen einkaufen, die Karte als Tankgutschein oder für einen Essenszuschuss nutzen, Geschenke besorgen, Gesundheitsangebote in Anspruch nehmen oder Fahrtkosten begleichen. Damit werden die Sachbezugskarte zu einem Gehaltsextra, der sich flexibel an unterschiedliche Lebenssituationen anpasst.
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Wie können wir helfen?
Bei Belonio bieten wir dir eine ganzheitliche Plattform für Sachbezugslösungen, mit der du einfach, flexibel und rechtssicher einen steuerfreien Sachbezug anbieten kannst. Unsere Plattform integriert Sachbezugskarte, digitale Gutscheinlösungen und weitere Benefit-Module. Durch unseren Chatbot kann schnell eine passende Lösung gefunden werden. Bei weiteren Fragen oder Interesse an der Sachbezugskarte stehen Mitarbeiter zur Verfügung.
Mit Belonio als Partner lässt sich die Sachbezugskarte für Mitarbeiter schnell und einfach im Unternehmen implementieren. Einmalig kann ein Budget festgelegt werden, danach geht es schon direkt los. Außerdem erfolgt eine automatische Erstellung der Dateien für die monatliche Gehaltsabrechnung (Integration zur Lohnbuchhaltung). Die ganze Abwicklung ist 100 Prozent mit dem deutschen Steuerrecht konform.
Belonio Card im Unternehmen
Die Sachbezugskarte kann bis zu 600 Euro pro Mitarbeiter abgabenfrei genutzt werden. Mit der Belonio Card warten über 21.000 Akzeptanzstellen, an denen Mitarbeitende je nach Wunsch ihre Karte einfach nutzen können. Die Einführung ist einfach und stressfrei und kann sofort gestartet werden.
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Wie läuft die Einführung der Sachbezugskarte für Mitarbeiter?
- Bedarfsanalyse und Konzept: Wir schauen mit dir, wie viele Mitarbeitende profitieren sollen und in welchem Bereich (z.B. Essen, Mobilität etc.)
- Auswahl der Tarif-/Modulstruktur: Welche Leistungen willst du anbieten (nur Sachbezug, plus Essenszuschuss)
- Onboarding und Schulung: Wir zeigen dir, wie du über dein HR-System und unsere Dashboard Karten ausgibst, die Aufladung steuerlich verarbeitest und helfen dir bei weiteren Fragen.
- Kartenausgabe und Integration: Mitarbeitende bekommen ihre Karte oder digitale Lösung, du definierst Akzeptanzstellen, Anwendungsbereiche und Limits.
- Betrieb und Reporting: Monitoring, Reporting, Steuerkonformität sichern. Wir unterstützen dich dabei laufend.
Anbieter im Vergleich
| Anbieter | digital / physisch | Nachhaltigkeit | regionale Begrenzung | Akzeptanzstellen | Serviceangebote |
| Belonio | beides | hoch | Ja, einstellbar | großes Netzwerk bundesweit & regional | vollständiges Management, Reporting, Integration |
| Edenred | hauptsächlich digital & Gutscheine | mittel | Ja (Edenred City) | viele Partner & Online Akzeptanz | fokussiert auf Gutscheine & regionale Karten |
| PayCenter | physisch, Wunsch-händler | – | Ja (Regionalkarte) | über 1 Mio. Händler | Kartenlösung, Wunschhändler-Optionen |
| givve / andere | digital / Karte | – | je nach Tarif | Mastercard-Netzwerk oder eingeschränkter | meist rein technische Plattform |
Nachhaltigkeit, Employer Branding, neue Trends
Die Einführung einer Sachbezugskarte ist nicht ein einfacher Benefit. Sie kann ein zentrales Element des Employer Brandings sein. Wenn mit regionalen Annahmestellen mit kleineren Läden kooperiert wird oder nachhaltige Partner integriert werden, sendet das ein starkes Signal nach außen. Gesundheits-Benefits oder Mitarbeiterlösungen können die Mitarbeiterbindung nachhaltig stärken. So werden Benefits nicht nur zu einem Add-On, sondern auch zu einem Teil der Unternehmenskultur. Viele Firmen setzen bereits auf nachhaltige Sachbezugslösungen um auch beim Recruiting und den möglichen neuen Mitarbeitenden zu überzeugen.
In Zukunft wird die digitale Multi-Benefit-Plattform zu einem zentralen Thema. Die Sachbezugskarte ist dann nur ein Modell unter vielen. Aspekte wie Gesundheitsangebote, Mobility, Weiterbildungen, Childcare-Zuschüsse und vieles mehr steigern die Zufriedenheit auch in Zukunft. Diese Systeme erlauben, dass Mitarbeitende flexibel wählen, was ihnen persönlich wichtig ist und was sie gerade brauchen. Es zeigt sich, dass moderne Sachbezugslösungen wirksamer sind als klassische Gutscheine.
FAQ
Kann jeder Mitarbeitende eine Karte erhalten? Wer ist berechtigt?
Grundsätzlich kann jeder Mitarbeitende eine Karte erhalten, solange die Leistungen zusätzlich zum Lohn gewährt werden. Berechtigt sind alle Angestellten, sofern die Rahmenbedingungen erfüllt sind.
Was passiert bei einer Überschreitung? Was sind typische Fehler?
Wenn in einem Monat mehr als 50 Euro gewährt werden, wird der komplette Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Typische Fehler gibt es bei der Überschreitung der Grenze um nur kleine Beiträge, die Umwandlung von Gehaltsteilen in Sachbezug, zu breite Einlösbarkeit was der Karte einen Bargeld Charakter verleiht und das nicht dokumentieren der Nutzung.
Gibt es Einschränkungen?
Gutscheine und Karten müssen begrenzte Einlösungsmöglichkeiten haben. Sie sind also nicht beliebig verwendbar wie Bargeld. Das Verkaufsstellen-Netzwerk muss außerdem klar begrenzt sein.
Wie sieht die Steuerliche Behandlung aus?
Gemäß § 8 EStG werden Sachbezüge abgabenfrei behandelt, sofern sie im Rahmen der Freigrenze gewährt werden und nicht als Geldleistung gelten. Arbeitgeber müssen außerdem dokumentieren, welcher Mitarbeiter, welchen Betrag, an welchem Datum und welche Einlösestellen erhält, damit Finanzbehörden Nachprüfungen vornehmen können.
Fazit
Die Sachbezugskarte bietet eine attraktive und einfache Möglichkeit diese zu fördern. Sie ermöglicht einen günstigen und steuerfreien Sachbezug im Wert von bis zu 50 Euro pro Monat. Dadurch steigert sich nicht nur die Mitarbeiterbindung oder Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Die steuerliche Vergünstigung reduziert zudem die Ausgaben des Unternehmens und macht die Sachbezugskarte zu einem beliebten Benefit im Employer Branding. Mit einem guten Sachbezug lässt sich die Zufriedenheit der Mitarbeiter deutlich verbessern.
Mit der Belonio Card ist die Implementierung unkompliziert und effizient. Die vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten bei rund 21.000 Akzeptanzstellen deutschlandweit machen die Karte sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer interessant.
Die wirkliche Wirkung der Benefits kann aber nur dann voll entfaltet werden, wenn eine umfangreiche Wertschätzungskultur vorhanden ist.
