Der Verpflegungszuschuss gehört zu den beliebtesten Benefits, die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern bieten kann. Bereits seit den 1970er Jahren besteht die Möglichkeit für Unternehmen, die Mahlzeiten ihrer Beschäftigten mit Essensschecks zu bezuschussen. Aber in der modernen Arbeitswelt und am Arbeitstag sollte dieser Benefit nicht nur effektiv, sondern auch flexibel, einfach handhabbar und zeitgemäß sein. Mit Belonio bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine digitale Möglichkeit, die alle Vorteile eines traditionellen Essenszuschusses mit den Vorzügen moderner Technologie verbindet. Er wird als Sachbezug betrachtet, was bedeutet, dass es sich um Einkünfte handelt, die nicht in Form von Geld ausgezahlt werden; sozusagen ein Sachbezug für Gerichte.
Was ist der Verpflegungszuschuss?
Ein Verpflegungszuschuss bedeutet, dass der Arbeitgeber die Kosten für das Essen seiner Mitarbeiter bezuschusst, oder einfach gesagt “Essensgeld” in Form von einem Essensgutschein zur Verfügung stellt. Besonders attraktiv ist der Verpflegungszuschuss, weil er steuerlich begünstigt ist und somit sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer finanzielle Vorteile bietet.
Alle Infos kompakt zusammengefasst
In diesem kostenlosen Whitepaper erläutern wir digitale Essensmarken und ihre Vorteile. Wir geben konkrete Ratschläge zur optimalen Nutzung digitaler Essensmarken, um das Wohlbefinden und die Gesundheit Ihrer Belegschaft zu fördern.
Warum digitale Essensmarken von Belonio?
Die digitalen Essensmarken von Belonio bieten im Vergleich zu herkömmlichen Papiergutscheinen entscheidende Vorteile:
- Maximale Steuerfreiheit und Flexibilität
Die Bezuschussung ist bis zu einem Betrag von 7,23 € pro Tag komplett steuerfrei. Diese Summe setzt sich zusammen aus dem Sachbezugswert von 4,13 Euro (mit 25 Prozent pauschal zu versteuern, also eine 25 Prozent-Versteuerung) und einem zusätzlichen Anteil, dem Arbeitgeberzuschuss von 3,10 Euro – steuerbefreit (nicht steuerpflichtig). Diese Regelung gilt für ein Mittag- oder Abendessen, während für das Frühstück ein Gesamtzuschuss von 5,27 Euro zwar steuerbar, aber frei von Steuern ist. - Einsatzmöglichkeiten ohne Einschränkungen
Im Gegensatz zu Papiergutscheinen, die oft nur in bestimmten Partnerrestaurants eingelöst werden können, bietet die digitale Essensmarke von Belonio maximale Flexibilität bei den Mahlzeiten. Ihre Mitarbeiter können die Zuschüsse in Restaurants, Cafés, Supermärkten, Bäckereien und sogar für Lieferdienste nutzen. Ob im Büro, im Home-Office oder unterwegs – mit Belonio ist der Verpflegungszuschuss immer und überall verfügbar. Mitarbeitende im Home-Office bleiben also nicht auf der Strecke. Auch Arbeitnehmer, die über einen Tarifvertrag bezahlt werden, können die Bezuschussung erhalten, die Regelungen können jedoch variieren. - Einfache Verwaltung und Integration
Die Verwaltung der digitalen Essensmarken erfolgt über eine intuitive Plattform, die sich nahtlos in bestehende Buchhaltungsprozesse integrieren lässt. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und spart Zeit und Ressourcen. Papiermarken bzw. herkömmliche Essensgutscheine hingegen erfordern Planung, Lieferung, Lagerung und Verteilung, was mit erheblichem Mehraufwand verbunden ist. - Umweltfreundlich und nachhaltig
Da Belonio auf digitale Lösungen setzt, wird der Papierverbrauch minimiert. Dies schont nicht nur die Umwelt, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand. Gleichzeitig fördert Belonio gesunde Ernährung am Arbeitsplatz, indem Mitarbeiter die Möglichkeit haben, nahrhafte Mahlzeiten zu genießen.
Das könnte Sie auch interessieren.
Möchten Sie noch mehr über finanzielle Unterstützung am Arbeitsplatz erfahren? Unser Artikel zum Essenszuschuss beleuchtet die Vorteile und rechtlichen Aspekte dieses beliebten Zusatzangebots. Erfahren Sie, wie Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen von diesem Zuschuss profitieren können.
Verpflegungszuschuss und Auswärtstätigkeiten
Ein wichtiger Aspekt beim Verpflegungszuschuss ist die Unterscheidung zwischen dem regulären Essenszuschuss und dem sogenannten Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten oder wenn ein Beschäftigter abwesend ist. Der Verpflegungszuschuss kann grundsätzlich für alle Mitarbeiter gestattet werden, die an ihrem regulären Arbeitsplatz tätig sind – sei es im Büro oder im Home-Office. Bei Auswärtstätigkeiten oder vorübergehenden Einsätzen außerhalb des üblichen Arbeitsortes tritt jedoch der Verpflegungsmehraufwand in Kraft. Dieser dient zur Unterstützung von Mitarbeitern, die im Zuge dessen höhere Kosten für ihre Nahrung aufwenden müssen.
Dieser unterscheidet sich insofern, als hier Spesen gezahlt werden, die auf den zusätzlichen Aufwand für Verpflegung während der Reise ausgelegt sind. Bedeutet, dass während einer Dienstreise kein Verpflegungszuschuss gezahlt werden darf, da der Mitarbeiter Anspruch auf eine von der Steuer befreite Verpflegungspauschale hat. Für jeden vollen Tag erhalten Arbeitnehmer 28 Euro, am An- und Abreisetag verbleiben immerhin 14 Euro. Diese werden zusammen mit der Abrechnung der Reisekosten dem Mitarbeiter ausgezahlt und entsprechend in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt. Es ist wichtig, dass diese korrekt dokumentiert werden, um mögliche steuerliche Nachteile zu vermeiden.
Von großer Bedeutung ist außerdem, dass Unternehmen diesen Unterschied klar kommunizieren und sicherstellen, dass die jeweiligen Zuschüsse korrekt gewährt werden. Dies vermeidet steuerliche Fehltritte und sorgt dafür, dass Mitarbeiter optimal versorgt sind – egal, ob im Büro, zu Hause oder unterwegs.
Sie haben Fragen?
Erhalten Sie individuelle Beratung zu Ihren Benefit-Herausforderungen von unseren Experten. Wir entwickeln passende Lösungen für Ihr Unternehmen – kostenfrei und ohne Verpflichtung.
Wie funktioniert der Verpflegungszuschuss?
Er wird durch die Kombination aus einem verpflichtenden Teil und einem von der Steuer befreitem Arbeitgeberzuschuss ermöglicht. Für ein Mittagessen gilt:
- 4,13 Euro: Amtlicher Sachbezugswert, der vom Arbeitgeber getragen und mit 25 Prozent pauschal versteuert wird (Eigenanteil)
- 3,10 Euro: Arbeitgeberzuschuss bzw. Aufstockung (von der Steuer befreit)
Ab einem Rechnungsbetrag von 11,36 Euro können Arbeitgeber die komplette Steuerlast auf 0,00 Euro reduzieren. Dies macht den Verpflegungszuschuss mit Belonio nicht nur attraktiv, sondern auch steuerlich äußerst effizient.
Die Bezuschussung, die die Mitarbeiter dabei über die Lohnabrechnung erhalten, sind hingegen steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn dieser Wert jedoch die Freigrenze übersteigt, wird der Differenz-Betrag, als geldwerter Vorteil ausgewiesen und wird auf den Bruttobezug hinzugerechnet. Somit handelt es sich dabei um einen zu versteuernden Betrag.
Die anfallenden Kosten können nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden, da diese nicht vom Arbeitnehmer getragen werden.
Vergleich: Digitale Essensmarke vs. Papiergutschein
Im direkten Vergleich zeigt sich, der JobLunch von Belonio übertrifft die traditionellen Essensgutscheine:
- Verwaltung: Belonio bietet eine automatisierte und digitale Verwaltung ohne den Aufwand, der bei Papiergutscheinen für Planung und Verteilung anfällt.
- Einsatzmöglichkeiten: Während Papiergutscheine oft auf bestimmte Restaurants beschränkt sind, kann man den JobLunch überall dort einsetzen, wo Lebensmittel verkauft werden. Von der Erstattung ausgeschlossen sind Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren.
- Steuervorteile: Mit Belonio können Arbeitgeber ihre Steuerlast erheblich reduzieren, während bei Papiergutscheinen die Pauschalversteuerung meist unvermeidlich ist.
Vorteile des Verpflegungszuschusses für Arbeitgeber und Mitarbeiter
Ein gut durchdachter Verpflegungszuschuss bietet zahlreiche Vorteile:
- Mitarbeitermotivation und Produktivität: Ein kostenloses oder vergünstigtes Mittagessen fördert die Motivation und den Teamgeist. Gut versorgte Mitarbeiter sind zufriedener, gesünder und produktiver.
- Steuervorteile: Arbeitgeber können durch den Verpflegungszuschuss Steuern sparen und gleichzeitig die Nettolöhne ihrer Mitarbeiter erhöhen, ohne zusätzliche Sozialabgaben.
- Mitarbeiterbindung und Recruiting: Ein attraktives Verpflegungsangebot steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und macht Ihr Unternehmen für potenzielle neue Mitarbeiter interessanter.
Welcher Benefit passt zu mir?
Jetzt den passenden Benefit in unserer Benefit-Analyse entdecken.
Rechtliche Voraussetzungen und Best Practices
Der Essenszuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers und muss vertraglich geregelt werden. Laut des Bundesministerium für Finanzen wird es folgendermaßen definiert: “Mahlzeiten, die arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt an die Arbeitnehmer abgegeben werden, sind mit dem anteiligen […] Sachbezugswert nach der Verordnung über die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Zuwendungen des Arbeitgebers als Arbeitsentgelt (Sozialversicherungsentgeltverordnung – SvEV) zu bewerten”.
Um Missverständnisse zu vermeiden und steuerrechtliche Vorgaben zu erfüllen, sollte die Bezuschussung ausdrücklich im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Die Richtlinien der Lohnsteuer schreiben gemäß R.8.1 Absatz 7 LStR einige Regeln vor, deren Einhaltung für die Anwendung des Verpflegungszuschusses vorausgesetzt wird. So sind sowohl die Höhe als auch der Eigenanteil des Arbeitnehmers klar definiert. Er darf nur an tatsächlichen Arbeitstagen und für eine Mahlzeit pro Tag genutzt werden -nicht bei einer Abwesenheit, z.B. im Urlaub. Für Mitarbeiter im Home-Office oder in Teilzeit gelten dieselben Regeln wie für Vollzeitkräfte im Büro. Wichtig ist, dass der Verpflegungszuschuss nicht mit dem Verpflegungsmehraufwand für Geschäftsreisen verwechselt wird, dadurch werden die Verpflegungskosten vom Arbeitnehmer zum Großteil gedeckt.
Fazit
Der digitale Verpflegungszuschuss von Belonio ist mehr als nur ein von der Steuer befreiter Benefit. Er stellt ein vielseitiges Instrument zur Steigerung der Mitarbeitermotivation, zur Optimierung der Betriebskosten und zur Förderung gesunder Ernährung dar. Mitarbeiter können diesen Zuschuss pro Arbeitstag einmal nutzen, jedoch nicht bei Abwesenheit, wie etwa im Urlaub. Es ist wichtig, Klarheit bezüglich der Verpflegungspauschale bei Auswärtstätigkeiten und des Eigenanteils zu haben: Während der Zuschuss am regulären Arbeitsplatz gilt, wird bei Geschäftsreisen die Verpflegungspauschale angewendet, die die erhöhten Kosten für die Verpflegung abdeckt. Es handelt sich also um zwei verschiedene Dinge. Die Bezuschussung als Sachbezugswert ist grundsätzlich für alle Mitarbeiter möglich, nicht nur für diejenigen auf Geschäftsreise (wie das beim Verpflegungsmehraufwand der Fall ist). Diese Flexibilität zusammen mit den umfassenden Steuervorteilen macht Belonio zu einer optimalen Lösung für moderne Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern im Büro, im Home-Office oder unterwegs das Beste bieten möchten.
