Geschäftsbeziehungen pflegen und Mitarbeiter motivieren – steuerlich abzugsfähige Geschenke sind das ideale Instrument, um bei Geschäftsfreunden zu punkten oder die Belegschaft wertzuschätzen. Doch damit diese Geschenke abzugsfähig bleiben, müssen bei der Planung einige wichtige Details berücksichtigt werden. In diesem Beitrag erfährst du, wie du die unterschiedlichen Regelungen für Kunden und Mitarbeiter optimal nutzt, um dir den vollen Betriebsausgabenabzug zu sichern und von allen steuerlichen Vorteilen zu profitieren.
Das Wichtigste in Kürze:
- Abzugsfähige Geschenke an Mitarbeiter und Geschäftsfreunde müssen stets ohne Gegenleistungen erfolgen.
- Die Absetzbarkeit hängt von der Zielgruppe des Präsents ab.
- Abzugsfähige Geschenke an Mitarbeiter können in voller Höhe abgezogen werden. Übersteigen sie jedoch die monatliche 50-Euro-Grenze, greift der individuelle Steuersatz des Arbeitnehmers. Übertreffen abzugsfähige Geschenke diese Grenze, kann der Arbeitgeber die Pauschalsteuer übernehmen.
- Kundengeschenke müssen auf Empfängerseite als Einnahme verbucht werden. Um den Kunden zu entlasten, kann auch für diese Zielgruppe eine Pauschale übernommen werden.
- Streuwerbeartikel gelten als vollständig abzugsfähige Geschenke.
Was gilt steuerlich als Präsent?
Wird steuerlich von Präsenten gesprochen, so sind damit in der Regel Zuwendungen gemeint, die einem Geschäftsfreund oder Mitarbeiter gemacht werden. Doch nicht jede Zuwendung gilt auch steuerlich als Präsent.
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Entscheidend ist, dass die Zuwendung an keine Gegenleistung gebunden ist. Sie darf also weder zeitlich noch wirtschaftlich im Zusammenhang mit einer Leistung des Empfängers stehen. Gegenleistungen wären beispielsweise Warenproben, Werbeprämien für eine Vermittlung oder kostenlose Zugaben beim Kauf eines Produkts. Ebenso wenig zählen Annehmlichkeiten wie geringfügige Versorgungsleistungen bei einem Meeting dazu. Diese lassen sich zwar unbegrenzt als Betriebsausgaben deklarieren, werden aber im steuerlichen Sinne nicht als abzugsfähige Geschenke behandelt.
Abzugsfähige Geschenke: Regelungen für Mitarbeiter und Geschäftspartner
Bei den Regelungen, die entscheiden, was abzugsfähige Geschenke sind, unterscheidet das Einkommensteuergesetz (EStG) zwischen Mitarbeitern und Geschäftspartnern bzw. Kunden. Welche unterschiedlichen Freigrenzen und Voraussetzungen es für die beiden beschenkten Zielgruppen gibt, zeigen die folgenden Abschnitte im Detail.
Zielgruppe 1: Abzugsfähige Geschenke an Mitarbeiter
Die Kosten für Zuwendungen an das eigene Personal können Arbeitgeber immer in voller Höhe als Betriebsausgabe absetzen, unabhängig vom Wert. Ziel sollte es sein, abzugsfähige Geschenke so zu gestalten, dass diese auch für Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Hierbei sind zwei wesentliche Freigrenzen zu beachten.
Sachzuwendungen – steuerliche Freigrenze bis 50 Euro
Mitarbeitern kann monatlich ein sogenannter Sachbezug gewährt werden. Diese Sachzuwendung ist gemäß §8 Abs. 2 Satz 11 EStG bis zu einer Freigrenze von 50 Euro pro Monat steuer- und sozialversicherungsfrei. Hierbei handelt es sich um eine attraktive Form der Anerkennung, die die Mitarbeiterbindung kontinuierlich stärken kann. Wird die monatliche Freigrenze im Gesamtwert der Sachzuwendungen überschritten, müssen die Beschenkten den gesamten Betrag vollständig versteuern. Für den Schenkenden bzw. den Arbeitgeber bleiben diese Geschenke abzugsfähig, sodass sie weiterhin in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar sind.
| Vorteile des Sachbezugs | Für Arbeitgebende | Für Arbeitnehmende |
| Steuervorteil/Kosten | Senkt die Lohnnebenkosten (im Gegensatz zur Gehaltserhöhung). Die Kosten lassen sich als Betriebsausgabe absetzen. | Erhöht das Nettoeinkommen, da die Zuwendung steuer- und sozialabgabenfrei ist. |
| Unternehmenskultur | Stärkt die Mitarbeiterbindung und Motivation. Positioniert das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber. | Bietet Zugang zu Produkten und Dienstleistungen, was als hohe Wertschätzung empfunden wird. |
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Präsente zu persönlichen Anlässen (Aufmerksamkeiten)
Zu besonderen, persönlichen Anlässen können Mitarbeitern sogenannte Aufmerksamkeiten zukommen. Diese gelten steuerrechtlich nicht als Präsent im Sinne der 50-Euro-Freigrenze, sind jedoch ebenfalls in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Aufmerksamkeiten bleiben bis zu einem Wert von 60 Euro pro Anlass steuerfrei. Damit die Versteuerung von Aufmerksamkeiten beim Beschenkten ausbleibt, muss zwingend ein persönlicher Anlass vorliegen. Hierzu zählen zum Beispiel Geburtstage, Hochzeiten oder Jubiläen. Allgemeine Feiertage wie Weihnachten oder Ostern fallen hingegen nicht unter diese Kategorie. Aufmerksamkeiten lassen sich mit anderen Sachzuwendungen kombinieren.
Weitere Hinweise zur Versteuerung
Pauschalversteuerung: Im Falle einer Überschreitung der jeweiligen Freigrenze können Arbeitgeber die anfallende Lohnsteuer inklusive Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer pauschal übernehmen (§37b EStG). So wird verhindert, dass ein teureres Präsent dem Beschenkten zur steuerpflichtigen Last wird. Hierbei versteuert der Schenker bzw. der Arbeitgeber den Geschenkwert (Kosten der Anschaffung zuzüglich Umsatzsteuer) mit einer Pauschalsteuer von 30 Prozent.
Keine Geldgeschenke: Geldgeschenke sind in diesen Regelungen ausgeschlossen und können nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Geldgeschenke addieren sich stets zum regulären Arbeitslohn und sind somit voll steuerpflichtig.
Zielgruppe 2: Abzugsfähige Geschenke an Geschäftspartner
Für Geschäftspartner- oder Kundengeschenke sieht das EStG strengere Regelungen vor. Grundvoraussetzung für den Abzug ist stets die betriebliche Veranlassung des Präsentes. Um sicherzustellen, dass Geschenke abzugsfähig sind und der Vorsteuerabzug erhalten bleibt, muss die 50-Euro-Freigrenze (netto) unbedingt eingehalten werden. Denn im Gegensatz zu Mitarbeitergeschenken können Kundengeschenke lediglich als Betriebsausgabe deklariert werden, wenn deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten diese Grenze pro Empfänger und Wirtschaftsjahr nicht überschreiten (§4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Andernfalls würden Unternehmen auch den Vorsteuerabzug verlieren.
Hinweis zur Umsatzsteuer: Die 50-Euro-Grenze in netto gilt nur für Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Diese können die Vorsteuer für Aufwendungen dieser Art vom Finanzamt zurückfordern.
Aufzeichnungspflicht
Damit abzugsfähige Geschenke vom Finanzamt als Betriebsausgaben anerkannt werden, ist die Einhaltung der Aufzeichnungspflicht in der Buchführung entscheidend.
- Geschenkaufwendungen für Geschäftsfreunde müssen einzeln und getrennt von anderen Betriebsausgaben erfasst werden.
- Zudem muss der Beleg den Namen des Geschäftsfreundes sowie den Anlass der Geschenkaufwendung erkennen lassen.
Wird die Aufzeichnungspflicht missachtet, kann der Abzug verweigert werden. Nur mit korrekter Dokumentation können abzugsfähige Geschenke als Betriebsausgaben geltend gemacht und der Vorsteuerabzug gesichert werden.
Pauschalversteuerung: Entlastung des Geschäftsfreundes
Grundsätzlich muss der Geschäftsfreund den Geschenkwert als steuerpflichtige Einnahme versteuern. Um das zu verhindern und die Beziehung zum Geschäftsfreund zu stärken, kann der Schenker die Steuer pauschal übernehmen (Pauschalversteuerung).
- Höhe der Pauschalierung: Die Pauschalsteuer beträgt 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer auf die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten einschließlich Umsatzsteuer (brutto). Dies ist insbesondere dann relevant, wenn die gezahlte Vorsteuer nicht durch den Vorsteuerabzug entlastet werden konnte. Unternehmen sollten zudem bei der Kalkulation der Pauschalsteuer beachten, ob sie selbst vorsteuerabzugsberechtigt sind.
- Einheitliche Pauschalversteuerung: Wird sich für die Pauschalierung entscheiden, so muss die Pauschalsteuer in dem Wirtschaftsjahr einheitlich für alle Kundengeschenke angewendet werden.
Übernimmt der Schenker die Pauschalsteuer, so ist das Präsent für den Empfänger steuerfrei. Kunden sollten darüber informiert werden, damit sie den Wert nicht doppelt versteuern.
Ausnahmen
Ausschließlich betriebliche Nutzung: Allerdings gibt es auch abzugsfähige Geschenke an Geschäftspartner, deren Wert über 50 Euro liegt. Voraussetzung dafür ist, dass das Präsent ausschließlich betrieblich genutzt wird. Der Vorsteuerabzug ist hier ebenfalls in voller Höhe möglich.
Beispiel: Du schenkst deinem Geschäftspartner, einem Grafikdesigner, einen hochwertigen Monitor im Wert von 800 Euro. Da der Monitor ausschließlich für betriebliche Zwecke verwendet wird, kann der Betriebsausgabenabzug in voller Höhe geltend gemacht werden.
Streuwerbeartikel: Für Streuwerbeartikel gilt eine Sonderregelung: Geringwertige Streuartikel wie Kugelschreiber, Kalender oder Notizblöcke mit Firmenlogo müssen die 50-Euro-Grenze nicht beachten. Streuartikel bis zu einem Wert von 10 Euro sind voll abziehbar, ohne die aufwendigen Aufzeichnungsvorschriften einhalten zu müssen. Aufwendungen für diese Artikel müssen vom Geschäftspartner nicht besteuert werden – also fällt für den Schenkenden auch keine Pauschalsteuer an. Vorsteuerabzugsberechtigte können sich dabei selbstverständlich von der Vorsteuer entlasten.
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Abzugsfähige Geschenke – Fazit
Abzugsfähige Geschenke sind ein wirksames Instrument zur Wertschätzung von Mitarbeitern und Kunden. Um die Absetzbarkeit dieser Aufwendungen zu sichern, sollte sichergestellt werden, dass keine Gegenleistungen wie Warenproben oder Werbeprämien entgegen genommen werden.
Präsente an das eigene Personal sind in der Regel vollständig als Betriebsausgaben deklarierbar. Jedoch sollten Schenkende bei Sachzuwendungen darauf achten, die monatliche Freigrenze von 50 Euro nicht zu übersteigen. Denn jeder Betrag über dieser Grenze wird zum Arbeitslohn addiert und muss vom Arbeitnehmer entsprechend versteuert werden. Durch die Pauschalierung kann der Arbeitgeber jedoch bei Werten über dieser Grenze die anfallende Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätsbeitrag übernehmen.
Bei Kundengeschenken ist ein Betriebsausgabenabzug bis zu einer Grenze von 50 Euro pro Wirtschaftsjahr und Person möglich. Vorsteuerabzugsberechtigte sichern sich den Vorsteuerabzug, indem sie diese Grenze strikt einhalten. Streuartikel von bis zu 10 Euro sind von dieser Grenze ausgenommen. Wenn die Nutzung des Präsentes ausschließlich aus betrieblicher Veranlassung erfolgt, können auch höhere Werte steuerlich geltend gemacht werden. Da der Beschenkte das Präsent als Betriebseinnahme verbuchen müsste, können Unternehmen für abzugsfähige Geschenke durch die Pauschalierung die anfallende Steuer selbst übernehmen. Unabhängig von der Zielgruppe ist das Einhalten der Aufzeichnungspflicht der Schlüssel zur steuerlichen Anerkennung. Nur mit lückenloser Dokumentation in der Buchführung wird diese durch das Finanzamt zuverlässig sichergestellt.
