In einer Personalakte sammelt die Personalabteilung oder das HR Dokumente und Unterlagen zu einem oder einer einzelnen Mitarbeitenden. Die digitale Personalakte unterscheidet sich dabei von der altbekannten in Papierform nicht ausschließlich dadurch, dass sie eine elektronische Form hat. Die Inhalte und Personalakten sind gleich, die Akte enthält alle wichtigen Unterlagen und Personaldaten des oder der Mitarbeitenden. In der elektronischen Form bieten Personalakten der HR aber zusätzlich verschiedene Vorteile, die die Papierakten und analoge Dokumente nicht haben.
Die Dokumente der digitalen Personalakte
Wie der Papieraktenordner auch enthält die digitale Personalakte alle wichtigen Dokumente und Informationen zu einer Person aus dem Mitarbeiterstab, etwa:
- die Personaldaten
- den Arbeitsvertrag
- die Bewerbungsunterlagen samt Zeugnissen
- die Lohnsteuerkarte
- den Sozialversicherungsnachweis
- Kopien amtlicher Urkunden
- Zwischenzeugnisse, falls vorhanden
- Beförderungen und Gehaltsentwicklung
- Mitarbeiterbeurteilungen
- Schriftverkehr
- ggf. Nachweise und Dokumente über Weiterbildungen
- ggf. das Gesundheitszeugnis
- ggf. das polizeiliche Führungszeugnis
Alle Unterlagen in der digitalen Personalakte sind übersichtlich angeordnet und digitalisiert, sodass die Personalabteilung bei der Suche viel Zeit spart. Die Prozesse im Arbeitsalltag laufen durch die strukturierte Archivierung der Personaldokumente rascher ab.
Elektronische Personalakte: Vorteile
Unternehmen profitieren auf verschiedene Weise von der elektronischen Personalakte, auch wenn die Einführung und Organisation von analogen Dokumenten anfangs zeitintensiv ist:
- Die Archivierung der Akten nimmt im Gegensatz zu Dokumenten aus Papier keinen physischen Platz im Büro weg.
- Es werden keine handschriftlichen Notizen hinzugefügt, die schwer zu entziffern sind und zu Fehlern führen können.
- Es kann kein Dokument abhandenkommen, wie es bei den Akten aus Papier der Fall ist.
- Die Akten sind sicherer, als wenn sie lediglich in Aktenordnern in einem Büroraum gelagert werden.
- Diejenigen, die das Zugriffsrecht haben (etwa die Personalabteilung), können jederzeit und von überall her das benötigte Dokument aufrufen und bearbeiten.
- Es ist möglich, Prozesse wie Erinnerungen einstellen zu lassen – etwa für den Geburtstag der Person, die die Akte betrifft, für ihr Jubiläum in der Firma, für ein anstehendes Personalgespräch oder auch für einen auslaufenden Vertrag. Auf diese Weise versäumt das HR-Team keinen Termin mehr, auch wenn der Arbeitsalltag sehr stressig ist.
- Mit dem passenden Dashboard kann jede und jeder Verantwortliche für die elektronischen Personalakten Aufgaben erstellen und zuweisen.
- Bei Bedarf können auch die Mitarbeitenden selbst Zugriff auf ihre Akte erhalten, um persönliche Daten selbst einzutragen, zu ergänzen oder abzuändern, falls es nötig ist. Die HR prüft in diesem Fall noch einmal gegen und nimmt die Änderungen an der Personalakte ab.
- In der Personalverwaltung ist jede digitale Personalakte mit wenigen Klicks aufgerufen und der Zugriff unkompliziert – langes Suchen für bestimmte Personaldokumente entfällt also.
Inzwischen ist die digitale Personalakte in den meisten Büros angekommen. Nur wenige und vor allem kleinere Unternehmen setzen noch auf Akten und Dokumente in Papierform.
Die Einführung der digitalen Personalakte
Es gibt zahlreiche Anbieter, die Unternehmen bei der Einführung der digitalen Personalakte behilflich sind. Sie richten das passende System samt Dashboard für die verschiedenen Arten der Dokumente ein, ehe die Papierakten digitalisiert werden können. Es stellt sich die Frage, ob das Unternehmen die Akten lieber auf dem Firmenserver liegen hat oder in einer Cloud. Allerdings hat sich die Cloudlösung immer mehr durchgesetzt: Sie erlaubt auch den Zugriff von außerhalb des Büros. Ein weiterer Vorteil für Unternehmen bei der Beauftragung eines Dienstleisters ist, dass die persönlichen Daten DSGVO-gemäß gespeichert werden.
