Steigende Fahrtkosten belasten viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Statt einer klassischen Gehaltserhöhung bietet der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber eine steuerlich attraktive Alternative. In diesem Beitrag erfährst Du, wie Unternehmen davon profitieren.
Das Wichtigste in Kürze:
- Fahrtkostenzuschuss Arbeitgeber ist eine freiwillige Leistung und anders als die Pendlerpauschale (Werbungskosten) keine staatliche Förderung. Arbeitnehmer können beide Leistungen parallel nutzen.
- Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse können mit nur 15 Prozent Lohnsteuer pauschal versteuert werden, wenn sie zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden und die jährliche Grenze von 4.500 Euro nicht überschreiten.
- Bei der Berechnung gelten 0,30 Euro pro Kilometer für die ersten 20 km und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer – es zählt nur die einfache Wegstrecke zur Arbeitsstätte.
- Der Arbeitgeber Fahrtkostenzuschuss ist in bestimmten Fällen komplett steuerfrei: bei doppelter Haushaltsführung, für Auszubildende bei Fahrten zur Berufsschule und bei Jobtickets für öffentliche Verkehrsmittel.
- Besonders attraktiv sind Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse für Minijobber, da sie bei Pauschalversteuerung nicht auf die 520-Euro-Grenze angerechnet werden und somit eine zusätzliche Vergütungsmöglichkeit darstellen.
Fahrtkostenzuschuss Arbeitgeber vs. Pendlerpauschale – der Unterschied
Viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber verwechseln häufig die Begriffe Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale (auch: Entfernungspauschale). Dabei handelt es sich um zwei völlig unterschiedliche Konzepte, die sich sowohl in ihrer Quelle als auch in ihrer steuerlichen Behandlung unterscheiden.
Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber ist eine optionale Zusatzleistung, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern gewährt. Als Teil der Personalkosten unterstützt der Arbeitgebende damit die Beschäftigten bei ihren täglichen Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Wichtig zu verstehen: Es besteht kein gesetzlicher Anspruch auf einen Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber. Dieser entscheidet selbst, ob und in welcher Höhe er diese Leistung anbietet.
Mobilitätszuschuss persönlich wertvoll!
Wie kann ich meine Mitarbeitenden bei den Fahrtkosten unterstützen? Welche Möglichkeiten gibt es und welche steuerlichen Bedingungen sind daran geknüpft? Wie Unternehmen den verschiedenen Anforderungen gerecht werden, erfährst Du in unserem kostenlosen Leitfaden.
Die Pendlerpauschale hingegen ist ein staatliches Instrument zur steuerlichen Entlastung. Anders als beim Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber erhält der Arbeitnehmer hier kein zusätzliches Geld auf sein Konto. Stattdessen kann er die Fahrtkosten als Werbungskosten in seiner jährlichen Steuererklärung geltend machen. Dies führt zu einer Reduzierung des zu versteuernden Einkommens.
Ein weiterer wichtiger Unterschied: Während der Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse monatlich mit dem Gehalt auszahlt, wirkt sich die Entfernungspauschale erst bei der Steuererklärung aus. Interessant ist auch: Arbeitnehmer können beide Leistungen parallel nutzen. Allerdings müssen sie die erhaltene Fahrkostenerstattung bei der Steuererklärung angeben. Das Finanzamt rechnet diesen dann mit der Entfernungspauschale bzw. den restlichen Werbungskosten gegen.
Für Unternehmen bietet der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber einen besonderen Vorteil: Im Gegensatz zu einer regulären Gehaltserhöhung kann er unter bestimmten Voraussetzungen pauschal mit nur 15 Prozent Lohnsteuer belastet werden. Dies macht ihn zu einem attraktiven Instrument der Mitarbeiterbindung und -motivation.
Fahrtkostenzuschuss Arbeitgeber – Lohnt sich das?
Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber bietet sowohl Vor- als auch Nachteile für beide Seiten. Besonders attraktiv ist er, wenn die Pauschalversteuerung möglich ist und keine Entgeltumwandlung vorliegt.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Mehr Netto vom Brutto durch günstige Pauschalsteuerregelung | Reduzierung der Rentenbezüge möglich |
| Monatliche Entlastung bei den Fahrtkosten zur Arbeitsstätte | Minderung des Anspruchs auf Pendlerpauschale durch Werbungskosten |
| Keine Zweckbindung der Zahlung | Bei individueller Versteuerung höhere Abgabenlast |
| Besonders vorteilhaft für Geringverdiener | Eventuell geringere reguläre Gehaltserhöhungen |
| Bei geringfügiger Beschäftigung keine Anrechnung auf Verdienstgrenze bei Steuerpauschale | Keine Berücksichtigung bei der Berechnung von Sozialleistungen |
Besonders bei längeren Arbeitswegen erweist sich der Zuschuss als attraktive Sonderleistung. Für Unternehmen stellt er ein wertvolles Instrument der Mitarbeiterbindung dar, das sich durch seine steuerlichen Vorteile von klassischen Gehaltserhöhungen abhebt.
Fahrtkostenerstattung als Sachbezug
Als Mobilitätsbudget, kann die Fahrtkostenerstattung durch den Sachbezug (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) auch ohne Steuerlast, bis zu 50 Euro pro Monat, zusätzlich zum Lohn gewährt werden.
In Regionen mit hohen Lebenshaltungskosten oder in Randlagen, wo Mitarbeiter häufig längere Arbeitswege in Kauf nehmen müssen, lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber am meisten. Hier kann der Zuschuss ein entscheidender Faktor bei der Mitarbeitergewinnung und -bindung sein.
Wie berechnet man den Arbeitgeber Fahrtkostenzuschuss?
Bei der Berechnung orientieren sich Unternehmen an der Entfernungspauschale. Der Zuschuss basiert dabei auf der kürzesten Strecke zwischen der Wohnung des Mitarbeiters und seiner ersten Tätigkeitsstätte.
Für die Berechnung der Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse gelten aktuell folgende Sätze:
- Für die ersten 20 Kilometer: 0,30 Euro pro Kilometer
- Ab dem 21. Kilometer: 0,38 Euro pro Kilometer (gültig für die Steuerjahre 2022 bis 2026)
Wichtig für die korrekte Berechnung: Es wird immer nur die einfache Wegstrecke berücksichtigt, nicht die Hin- und Rückfahrt. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeitende tatsächlich einen Umweg fährt oder die mautpflichtige Straße meidet – maßgeblich ist stets die kürzeste Verbindung zur Arbeitsstätte.
Rechenbeispiel
Nehmen wir an, ein Mitarbeiter hat folgende Arbeitssituation:
- Entfernung zur Arbeit: 25 Kilometer (einfacher Arbeitsweg)
- Arbeitstage pro Monat: 20 Tage
Die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses vom Arbeitgeber erfolgt dann so:
- Erste 20 Kilometer:
- 20 km × 0,30 € = 6,00 € pro Tag
- Restliche 5 Kilometer (ab km 21):
- 5 km × 0,38 € = 1,90 € pro Tag
- Gesamtbetrag pro Tag:
- 6,00 € + 1,90 € = 7,90 €
- Monatliche Fahrgelderstattung:
- 7,90 € × 20 Werktage = 158,00 €
Das Unternehmen kann in diesem Fall also eine monatliche Fahrtgeldunterstützung von 158,00 Euro gewähren.
Praxis-Tipp: Die Lohnsteuerrichtlinien erlauben bei der Berechnung eine vereinfachte Annahme von fixen 15 Arbeitstagen pro Monat. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich, kann aber auch zu Unzufriedenheit bei Mitarbeitern führen, die häufiger vor Ort sind.
Wie wird der Fahrtkostenzuschuss Arbeitgeber versteuert?
Bei der Steuerabwicklung gibt es zwei mögliche Wege: die Pauschalversteuerung oder die individuelle Versteuerung nach den Lohnsteuermerkmalen des Mitarbeiters. Für Unternehmen ist besonders die Pauschalbesteuerung interessant, da hier nur 15 Prozent Lohnsteuer plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer anfallen.
Wann wird der Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuert?
Damit Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse fest versteuern können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Zahlung muss als zusätzliche Leistung gewährt werden
- Es darf keine Entgeltumwandlung vorliegen
- Die Höhe der Kostenübernahme darf die Pendlerpauschale nicht übersteigen
- Die jährliche Obergrenze von 4.500 Euro darf nicht überschritten werden
Bei der Steuerpauschale fallen folgende Abgaben an:
- 15 Prozent Lohnsteuer
- 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag
- 8 bzw. 9 Prozent Kirchensteuer (je nach Bundesland)
Ein großer Vorteil der Pauschalversteuerung: die Sozialversicherungsbeiträge entfallen komplett.
Wann ist der Zuschuss steuerfrei?
Es gibt einige Ausnahmefälle, in denen der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber komplett von der Steuer befreit ist:
- Bei doppelter Haushaltsführung:
- Wenn Mitarbeiter aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt führen
- Gilt für Fahrten zwischen beiden Wohnsitzen
- Bei Auszubildenden:
- Für Fahrten zur Schule
- Die Bezuschussungsleistung muss zweckgebunden sein
- Bei Jobtickets:
- Steuer- und sozialversicherungsfrei nach § 3 Nr. 15 EStG
- Gilt nur für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- Der Zuschuss darf die tatsächlichen Kosten nicht übersteigen
Für Unternehmen ist wichtig zu wissen: Wird die Fahrtkostenbeihilfe nicht pauschal oder steuerbefreit behandelt, muss er nach den individuellen Lohnsteuermerkmalen des Mitarbeiters steuerlich verbucht werden. In diesem Fall fallen zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge an.
Fahrtkostenzuschuss Arbeitgeber und Minijob
Die Reisekostenbeihilfe ist besonders für Minijobber eine attraktive Option, da sie eine Möglichkeit bietet, das Einkommen über die reguläre Minijobgrenze von 520 Euro hinaus zu erhöhen. Für Arbeitgebende stellt dies ein wichtiges Instrument dar, um geringfügig Beschäftigte zusätzlich zu entlohnen, ohne per Gehaltserhöhung die Geringfügigkeitsgrenze zu überschreiten.
Wird der Arbeitgeber Fahrtkostenzuschuss fix mit Aufwendungen belegt, gelten folgende Vorteile:
- Der Zuschuss wird nicht auf die 520-Euro-Grenze angerechnet
- Die Pauschalsteuer übernimmt die Firma
- Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an
Beispiel im Minijob
Ein Minijobber verdient bereits 520 Euro monatlich und hat einen Arbeitsweg von 15 Kilometern (einfache Strecke). Bei 12 Werktagen im Monat kann das Unternehmen zusätzlich einen Fahrtmittelzuschuss gewähren:
- 15 km × 0,30 € × 12 Tage = 54 € monatlicher Zuschuss
Dieser Betrag kann zusätzlich zum Minijobentgelt gezahlt werden, ohne dass die Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird.
Wichtig: Wird die Fahrtkostenbeihilfe nicht fix mit Gebühren belastet, zählt sie zum regulären Arbeitsentgelt und wird auf die Minijobgrenze angerechnet. In diesem Fall müssen Unternehmen besonders darauf achten, dass die 520-Euro-Grenze nicht überschritten wird.
Praxistipps für den Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber bei Minijobbern:
- Dokumentiere die Entfernung zur Arbeitsstätte sorgfältig
- Lege die tatsächlichen Arbeitstage fest
- Wähle, wenn möglich, die Steuerpauschale
- Beachte die jährliche Grenze von 4.500 Euro
Der Mobilitätszuschuss bietet damit gerade bei geringfügig Beschäftigten eine flexible Möglichkeit der zusätzlichen Vergütung, die sowohl für Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende vorteilhaft ist.
FAQ: Häufig gestellte Fragen
Hier beantworten wir die wichtigsten Fragen zum Thema Fahrtkostenzuschuss Arbeitgeber.
Wie hoch ist der Fahrtkostenzuschuss in Deutschland?
Die Fahrgelderstattung orientiert sich an festen Kilometersätzen:
- Für die ersten 20 Kilometer können 0,30 Euro pro Kilometer erstattet werden.
- Ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Satz auf 0,38 Euro pro Kilometer.
Diese Regelung gilt für die Steuerjahre 2022 bis 2026. Die Fahrtkostenunterstützung wird dabei immer nur für die einfache Wegstrecke zur ersten Tätigkeitsstätte berechnet.
Wie berechnet der Arbeitgeber die Fahrtkosten?
Bei der Berechnung sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:
- Ermittlung der kürzesten Wegstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
- Anwendung der entsprechenden Kilometersätze (0,30 € bzw. 0,38 €)
- Multiplikation mit der Anzahl der tatsächlich gearbeiteten Tage
Die Formel lautet: monatliche Fahrkostenerstattung = Arbeitstage × (km bis 20 × 0,30 € + km ab 21 × 0,38 €)
Wann ist die Fahrkostenerstattung steuerfrei?
Die Fahrkostenerstattung ist in folgenden Fällen steuerbefreit:
- Bei doppelter Haushaltsführung
- Gilt für die Fahrten zwischen beiden Wohnsitzen
- Muss beruflich bedingt sein
- Für Auszubildende
- Beschränkt auf Fahrten zur Schule
- Die Bezuschussungsleistung muss zweckgebunden sein
- Bei Jobtickets
- Nur für öffentliche Verkehrsmittel im Linienverkehr
- Zuschuss darf tatsächliche Kosten nicht übersteigen
- Muss zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden
In allen anderen Fällen können Unternehmen zwischen der Pauschalsteuerregelung mit 15 Prozent Lohnsteuer oder der individuellen Steuerberechnung wählen, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.
Wichtiger Hinweis: Die Steuerfreiheit muss im Einzelfall genau geprüft werden. Im Zweifelsfall empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater.
Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber stellt ein komplexes Thema dar, das sowohl steuerliche als auch arbeitsrechtliche Aspekte berührt. Eine sorgfältige Dokumentation und regelmäßige Überprüfung der Berechnungsgrundlagen sind daher unerlässlich.
