In der digitalen Arbeitswelt werden Diensthandys nicht nur beliebter, sondern oft auch unverzichtbar. Sie ermöglichen eine flexible und effiziente Kommunikation. In diesem Text erfährst du mehr über die wichtigen Aspekte wie Vorteile und Nutzung des Diensthandys.
Das Wichtigste in Kürze:
- Alles über das Diensthandy: Was ist ein Diensthandy und was sind Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
- Wer darf ein Diensthandy überhaupt Nutzen und wie
- Die drei Nutzungsmodelle: Wie unterscheiden sich BYOD, COBO und COPE
Was ist ein Diensthandy
Ein Diensthandy oder auch Firmenhandy ist ein Mobiltelefon oder Smartphone, das vom Arbeitnehmer beantragt werden kann. Es unterstützt die Kommunikation und Produktivität im beruflichen Kontext für viele Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen. In der Regel wird das Firmenhandy für dienstliche Zwecke genutzt, kann aber mit bestimmten Voraussetzungen auch im Privatleben genutzt werden. Es ermöglicht den Mitarbeitern jederzeit und überall verfügbar zu sein. Je nach Bedürfnis des Unternehmens und des Mitarbeiters kann es sich entweder um ein Smartphone oder ein Mobiltelefon handeln. Die Wahl des richtigen Betriebssystems ist dabei entscheidend, da es die Benutzerfreundlichkeit und die Integration in bestehende Systeme beeinflusst.
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Vorteile für Arbeitnehmer
Für Arbeitnehmer ist ein Diensthandy ein nettes Incentive. Vor allem, wenn sie sich ihr Wunschmodell aussuchen dürfen und dann auch privat nutzen dürfen. Die Kosten für das Gerät werden zwar nicht immer vollständig vom Arbeitgeber übernommen, sind aber eine gute Möglichkeit, um hochwertige Smartphones günstiger zu erwerben. Kosten wie Datenvolumen, Verbindungsentgelte, Versicherung und auch in den meisten Fällen die Reparatur werden hingegen vom Unternehmen übernommen. Außerdem stellt das Firmenhandy keinen geldwerten Vorteil dar, sodass Arbeitnehmer es nicht als Bestandteil der Vergütung versteuern müssen. Das Firmenhandy bietet den Vorteil, dass Arbeitnehmer immer zur Verfügung stehen, was in Zeiten von Rufbereitschaft wichtig ist.
Vorteile für Arbeitgeber
Auch die Arbeitgeber profitieren von den Vorteilen, wenn sie Arbeitshandys zur Verfügung stellen. Mobile Geräte sorgen für eine ortsunabhängige Kommunikation, da die Kollegen einfacher zu kontaktieren sind. Abstimmungsprozesse werden so beschleunigt und die interne Kommunikation verbessert sich. Zudem kann es durch die Bereitstellung eines Handys zur Imageverbesserung führen. Wenn sich Mitarbeiter das Gerät selbst aussuchen dürfen, kann sich die allgemeine Zufriedenheit steigern. Das Firmenhandy sorgt bei potenziellen Bewerbern für einen weiteren Grund, sich für das Unternehmen zu entscheiden. Beteiligen sich Mitarbeiter an den Hardwarekosten, können Lohnnebenkosten bei der Realisierung über einen Brutto-Gehaltsverzicht gesenkt werden. Im Hinblick auf die steuerlichen Aspekte kann der Sachbezug eines Diensthandys eine interessante Option sein, da die Kosten oft als Betriebsausgabe abgesetzt werden können.
Wem steht ein Diensthandy zu?
Normalerweise haben Beschäftigte keinen Anspruch auf ein Diensthandy. Die Entscheidung liegt also beim Arbeitgeber. Bei Mitarbeitern, die in ihrer Tätigkeit viel auf Geschäftsreisen oder regelmäßig telefonisch verfügbar sein müssen, macht ein Diensthandy auf jeden Fall Sinn. Dazu gehören Außendienstmitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter oder Führungskräfte. Es ist wichtig, dass im Arbeitsvertrag festgehalten wird, unter welchen Umständen das Gerät zur Verfügung gestellt wird.
Nutzung des Diensthandys
Die meisten Mitarbeiter dürfen ihre Diensthandys auch privat nutzen. Jedoch tut dies nur jede fünfte Person. Die Erlaubnis zur Nutzung des Geräts hängt von bestimmten Richtlinien des Unternehmens ab. Bei einer privaten Nutzung des Geschäftshandys kann der Nutzungsumfang spezifiziert werden. Arbeitgeber können zum Beispiel entscheiden, welche Apps nicht genutzt werden dürfen. Um hier Missverständnisse zu vermeiden, sollten entsprechende Klauseln im Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarungen festgelegt werden. Es sollten klare Absprachen getroffen werden, ob und in welchem Umfang eine Privatnutzung gestattet ist. Es sollte besprochen werden, wer die Kosten übernimmt und für Datensicherheit verantwortlich ist. Die Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit sollte auch besprochen und festgelegt werden. Bei einer Rückgabe des Geräts dürfen private Daten gelöscht werden. Betriebliche Daten gehören aber der Firma und sollten nicht gelöscht werden.
Wenn keine Privatnutzung erlaubt ist, sollten Mitarbeiter nicht privat telefonieren, private Nachrichten verschicken, private E-Mails bearbeiten und das Internet oder Apps für private Zwecke nutzen. Arbeitnehmer sollten sich bewusst machen, dass eine fahrlässig falsche Nutzung zu Konsequenzen führen kann.
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Die drei Nutzungsmodelle zum Umgang
BYOD
“Bring out your Own Device” – kurz: BYOD ist weit verbreitet. Mitarbeiter können unter bestimmten Einhaltungen und Regelungen ihre Privathandys auch dienstlich nutzen. Darunter zählen Aktivitäten wie Telefonieren, E-Mails schreiben, Zugriff auf Unternehmensanwendungen oder die Verbindung zum Firmennetzwerk. Unternehmen müssen sich nicht um die Beschaffung der Hardware kümmern und sparen sich so die Kosten. BYOD bringt jedoch auch ein Sicherheitsrisiko mit sich, da zum Beispiel beliebige Apps heruntergeladen werden können. Gerade für das Einloggen ins Unternehmensnetzwerk sollte deshalb auf strenge Sicherheitsvorkehrungen geachtet werden.
COBO
Beim Corporate owned, Business-only bzw. kurz gesagt COBO kann das Gerät nur für berufliche Zwecke verwendet werden. Damit Mitarbeiter dies einhalten, sind die Geräte oft mit technischen Einschränkungen versehen, zum Beispiel nur für Telefonate, E-Mails oder die CRM-Software. Dieses Nutzungsmodell ist bei vielen weniger beliebt, da sie ein Handy für berufliche und private Zwecke benötigen.
COPE
Das Corporate owned, Personally Enabled Modell stellt den Mitarbeitern ein Device zur Verfügung, das beruflich und privat genutzt werden kann. Die Geräte werden meistens von der IT verwaltet, die ein Mobile Device Management nutzen. Mit der Verwaltungssoftware kann ein gesicherter Arbeitsbereich geschaffen werden, wo Privates von Geschäftlichem getrennt werden kann. Mit der DUAL SIM können zwei SIM-Karten im selben Smartphone genutzt werden. Dies ermöglicht einen schnellen Wechsel vom privat- und beruflichen Anschluss im selben Mobilgerät.
Alternativ zum COPE-Modell stellt das Choose your own Device (kurz: CyoD) dar. Bei diesem Modell können sich Mitarbeiter selbst ein Device aus einer Liste aussuchen. Berufliches und Privates kann auch hier getrennt werden.
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Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich das Handy verliere?
Der Arbeitgeber haftet bei Beschädigungen oder Diebstahl. Dies entfällt, wenn der Arbeitnehmer grob fahrlässig gehandelt hat. Ein Beispiel dafür wäre, wenn das Handy unbeaufsichtigt und leicht zugänglich platziert wäre. Der Schaden kann sich dabei vom eigentlichen Handyersatz abheben, wenn etwa Daten gestohlen oder Betriebsgeheimnisse verbreitet werden.
Dürfen Arbeitgeber das Diensthandy kontrollieren?
Dies hängt von der Nutzungserlaubnis ab. Werden die Geräte im Privaten genutzt, darf eine Überprüfung ohne ausdrückliche Zustimmung aufgrund des Fernmeldegeheimnisses nicht stattfinden. Arbeitgeber dürfen bei reinen Firmenhandys Telefonaten mithören, E-Mails mitlesen, gespeicherte Medien, Verbindungsnachweise und besuchte Internetseiten einsehen sowie GPS-Ortung nachverfolgen. Letzteres muss ein triftiger Grund und ein Einverständnis der Beschäftigten verbunden sind.
Muss ich ständig erreichbar sein?
Arbeitnehmer müssen genauso in Rufbereitschaft sein wie bei einem normalen Bürotelefon. An Feiertagen, am Wochenende und zum Feierabend darf bzw. sollte das Diensthandy ausgeschaltet werden. Ausnahmen wie zum Beispiel der Bereitschaftsdienst sollten im Arbeitsvertrag bzw. in der Betriebsvereinbarung mit dem Vorgesetzten abgesprochen werden. Die Regelungen zur Erreichbarkeit und zur Dokumentation von Anrufen, wie beispielsweise der Verbindungsnachweis, können variieren.
Was passiert nach einer Abmahnung?
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen alle Arbeitsmittel zurückgegeben werden, falls es keine anderen vertraglichen Vereinbarungen gab. Dazu zählt auch das Firmenhandy.
Wie setze ich bei einem Diensthandy einen Vertrag auf?
Um Missverständnisse und Auseinandersetzungen zu vermeiden, sollte eine Nutzungsvereinbarung mit Rechten und Pflichten aufgesetzt werden. Der Nutzungsvertrag sollte bestimmte Rahmenbedingungen enthalten. Darunter zählen die Handymarke, die SIM-Kartennummer, Zubehör, private oder rein berufliche Nutzung, Rückgabe während und nach dem Arbeitsverhältnis, Datenschutz und Datensicherheit sowie die Haftung bei unsachgemäßem Gebrauch, Verschleiß oder Verlust.
Fazit
Ein Diensthandy ist ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen, um die Kommunikation und die Effizienz der Mitarbeiter zu verbessern. Es bietet viele unterschiedliche Vorteile, die von Kosteneinsparung bis zu einer besseren Work-Life-Balance reichen. Die Einhaltung der internen Richtlinien und die Vermeidung von Fahrlässigkeit sollten immer beachtet werden. Durch klare Regelungen der Nutzung und die Bewegungsdaten sowie die passende Wahl des Geräts kann ein Diensthandy optimal in den Arbeitsalltag integriert werden.
