Personalcontrolling
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Personalcontrolling

Das Personalcontrolling ist ein Instrument im Personalwesen, das die Planung, die Steuerung und die Kontrolle aller personalbezogenen Aktivitäten in einem Unternehmen mithilfe von Kennzahlen ermöglicht. Mit seiner Hilfe ist es möglich, alle Abläufe in der Personalarbeit so zu lenken, dass sie den Unternehmenszielen dienen. Das Personalmanagement verlässt sich bei seinen Entscheidungen auf die aufbereiteten Kennzahlen, die das Personalcontrolling zur Verfügung stellt.

Aufgaben des Personalcontrollings

Das Personalcontrolling stellt alle relevanten Informationen für die Abteilung Human Resources und das Personalmanagement bereit. Diese können ganz unterschiedliche Bereiche betreffen, etwa:

Die aufbereiteten Kennzahlen des Personalcontrollings erlauben es der Abteilung, Entscheidungen zu treffen, die den Unternehmenszielen dienen. Das Personalcontrolling dient neben der Planung, Steuerung und Kontrolle auch der Früherkennung und erlaubt Transparenz im Personalwesen.

Die verschiedenen Einsatzarten des Personalcontrollings

Personalcontrolling kann auf verschiedene Weise im Unternehmen eingesetzt werden – je nachdem, welche Fragen beantwortet werden sollen. In der Definition werden verschiedene Arten wie das strategische und operative Personalcontrolling unterschieden

Das quantitative Personalcontrolling

Hier geht es um quantifizierbare Personaldaten, also um Entwicklungen, Vergleiche, messbare Prozesse und Kennzahlen in der Personalarbeit:

  • Personalbedarf – Brutto- und Nettopersonalbedarf, Personalstand, Personalplanung, Arbeitskapazität etc.
  • Personalbeschaffung – die gesamten Rekrutierungskosten, die Kosten pro erfolgter Anstellung, die Dauer der Bewerbungsprozesse, die Vorstellungs- und die Einstellquote, die Zahl der qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber pro Stelle etc.
  • Personalstruktur – Frauenquote, Behindertenquote, Durchschnittsalter der Belegschaft, Dauer der Betriebszugehörigkeit, Qualifikationsstruktur etc.
  • Personaleinsatz – Anzahl der Überstunden, Dauer bis zur Erreichung der festgesetzten Ziele etc.
  • Personalerhaltung – Fluktuationsrate, Personalkosten pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter, Entgeltgruppenstruktur, Abwesenheitsquote, durchschnittliche Anzahl der Arbeitsunfälle, Kosten für die betriebliche Altersvorsorge pro Kopf, Kosten und Nutzung der freiwilligen betrieblichen Sozialleistungsangebote etc.  
  • Personalentwicklung – zeitlicher und finanzieller Aufwand für Weiterbildungen, Ausbildungsquote, Beförderungsquote, Gehaltsentwicklung, prozentualer Anteil der Kosten für die Personalentwicklung an den gesamten Personalkosten etc.
  • Personalfreisetzung – Kosten für die Abfindungen, Sozialpläne und für das Arbeitsgericht, für Gehälter während der Freistellungsphase sowie für die Outplacementberatung etc. 

Die Kennzahlen sind eindeutig und geben gute Anhaltspunkte für anfallende Aufgaben und Optimierungen.

Das qualitative Personalcontrolling

Hier geht es eher um weiche Faktoren aus dem Personalbereich wie etwa die Motivation, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit Aufgaben, Arbeitsplatz und Vorgesetzten sowie die Bindung an das Unternehmen. Da es hier keine konkreten Zahlen gibt, müssen die Informationen mittels Befragungen, Mitarbeitergesprächen und Feedback erhoben werden.

Das operative Personalcontrolling

Diese Art von Controlling analysiert vor allem wiederkehrende Vorgänge auf ihre Kosten hin und untersucht Nutzen und Erfolg der durchgeführten Maßnahmen. Es dient kurzen bis mittelfristigen Zielen. 

Das strategische Personalcontrolling

Hier geht es um mittel- bis langfristige Ziele, die das Personalmanagement erreichen muss. Die Entscheidungen betreffen Strukturen und Prozesse sowie die Steuerung des Personals. 

Instrumente im Personalcontrolling

Es gibt verschiedene Instrumente, die das Personalcontrolling zur Kontrolle des Erfolgs verschiedener Maßnahmen nutzen kann:

  • Mitarbeiterbefragungen geben Aufschluss über die Stimmung in der Belegschaft sowie über die Stärken und Schwächen des Unternehmens.
  • Vergleiche und Benchmarks aus der Branche zeigen, wie das Unternehmen im Vergleich zur Konkurrenz aufgestellt ist.
  • Human Resource Due Diligence ist ein Instrument, mit dem Unternehmen feststellen können, ob sie ihre Schlüsselpositionen richtig besetzt haben und ob es besondere Gründe für eine häufige Abwesenheit wegen Krankheit gibt.
  • Die HR Scorecard erlaubt die Definition und die übersichtliche Darstellung von Zielen im Personalbereich.
  • Zeitreihen ermöglichen frühzeitig die Prognose von Entwicklungen und Trends.

Nur eine Kombination aller Instrumente erlaubt es, ein umfassendes Bild zu erstellen. Mithilfe der erhobenen, analysierten und aufbereiteten Kennzahlen ist es möglich, alle Aufgaben im Bereich Human Resources so effizient und nutzbringend wie möglich umzusetzen. Zudem erlaubt das Controlling die Berechnung, welchen Anteil das Personalwesen an der Erreichung der Unternehmensziele hat.

 

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