Das Mitarbeitergespräch ist eine Maßnahme der Personalführung, die – richtig durchgeführt – die Personalentwicklung vereinfacht. In regelmäßigen Abständen (etwa alle drei, sechs oder zwölf Monate) führen die Vorgesetzten ein Mitarbeitergespräch mit jedem einzelnen Mitglied der Belegschaft. Ziele, Lob, Kritik, Anregungen und Wünsche können in diesem Gespräch vorgebracht werden.
Mitarbeitergespräche sollten konstruktiv sein
Viele Angestellte betrachten Mitarbeitergespräche als lästige Pflicht, dabei können sie allen Beteiligten viel bringen. Wichtig ist, dass die Führungskräfte auf das Gespräch gut vorbereitet sind und ihm Struktur und einen positiven Anstrich geben. Auch wenn Kritik zu vermitteln ist, sollte dies immer wertschätzend und eingebettet in eine ganzheitliche und wohlwollende Bewertung geschehen. Niemand von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen hat schließlich nur schlechte Seiten – wer etwa mit bestimmten Aufgaben nicht gut zurechtkommt, verfügt eventuell stattdessen über Sozialkompetenz, ist bei den Kolleg*innen beliebt und sorgt durch sein Verhalten für eine gute Atmosphäre im Team. Solche Positivpunkte sollten im Mitarbeitergespräch angesprochen werden.
Die Führungskraft sollte nach ausreichender Vorbereitung durchaus berechtigte Kritik anbringen, allerdings erst nach dem Hervorheben positiver Punkte. Auch sind konkrete Verbesserungsvorschläge oder Schulungsangebote hilfreich. Am Ende des Mitarbeitergesprächs sollte sich der*die Angestellte grundsätzlich gesehen und unterstützt fühlen.
Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ist wichtig
Damit das Mitarbeitergespräch angenehm und konstruktiv verläuft, sollten die Vorgesetzten sich sorgfältig darauf vorbereiten. Dafür ist es wichtig, dass sie sich mit der Arbeit des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin auseinandersetzen und sich mit den jeweiligen Stärken und Schwächen befassen. Die Gespräche lassen sich grob in drei Phasen unterteilen:
- Analyse des Ist-Zustands und Feedback – hier erfährt der*die Angestellte seinen*ihren aktuellen Stand bei der Arbeit (welche Aufgaben werden bearbeitet, welche Erfolge gab es, wie wurden die Ziele bislang erreicht, welche Kritikpunkte gibt es?)
- Zielsetzung und Planung – welche Veränderungen stehen an, welche Aufgaben sind in Planung, welche Zielvereinbarungen werden getroffen?
- Weitere Entwicklung und Perspektive – welche Perspektiven gibt es im Unternehmen, welche Wünsche hat der*die Angestellte, welche Optionen zur Weiterentwicklung stehen zur Verfügung, welche Förderungen kann das Unternehmen bieten?
Da diese Punkte breit gefächert sind, ist es sinnvoll, wenn Vorgesetzte sich vor den Mitarbeitergesprächen darüber klar werden, wo beim jeweiligen Gespräch der Fokus liegen soll. Dies hängt immer von der Situation des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin ab.
Um den Verlauf der Mitarbeitergespräche zu lenken, sollte die Führungskraft sich Stichpunkte als Leitfaden zusammenstellen. Auch Rückfragen sind wichtig, damit das Mitarbeitergespräch nicht zum Monolog verkommt. Zudem kann es sein, dass der*die Angestellte etwas auf dem Herzen hat, das dringend der Klärung bedarf.
Vorbereitung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin auf Mitarbeitergespräche
Dass bei Mitarbeitergesprächen oft der*die Chef*in anwesend ist, schüchtert manche Angestellten ein. Das ist aber nicht notwendig, schließlich sollen die Gespräche mit Vorgesetzten alle Beteiligten voranbringen. So wie die Führungskräfte sich einen Leitfaden anlegen, können Angestellte sich eine Checkliste erstellen, damit sie nichts vergessen. Probleme, Wünsche, Anregungen und Vorschläge können und sollten im Laufe des Gesprächs vorgebracht werden.
Planung und Sachlichkeit im Mitarbeitergespräch
Steht ein Mitarbeitergespräch an, sollte die Führungskraft frühzeitig mit der Planung beginnen: Wann wird das Gespräch wo stattfinden und wie lange soll es dauern? Die Einladung gibt den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen bereits einen Anhaltspunkt, womit sie rechnen können.
Während des Gesprächs selbst spielt der Ton eine wichtige Rolle: Eine freundliche Begrüßung und etwas Smalltalk lockern die Atmosphäre auf. Im weiteren Gespräch allerdings sollten unsachliche Äußerungen unterbleiben. Ein gut strukturiertes, sachliches und zugewandtes Gespräch mit Zielsetzungen hingegen bringt alle Parteien weiter. Es sollte immer ein Protokoll angefertigt werden, damit die Inhalte des Mitarbeitergesprächs auch später nachvollziehbar sind.
