In der heutigen Gesellschaft sind Firmenhandys unverzichtbare Arbeitsmittel geworden, da sie sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile bietet. Sie ermöglichen eine effiziente Kommunikation und steigern die Flexibilität im Arbeitsalltag. Insbesondere auf Datensicherheit und die Rahmenbedingungen muss geachtet werden. In diesem Artikel erfährst du alles, was du wissenswerte und was du beachten musst.
Das Wichtigste in Kürze:
- Firmenhandys ermöglichen eine klare Trennung zwischen Privatleben und Berufsleben
- das Firmenhandy kann die Produktivität steigern, da Mitarbeiter jederzeit erreichbar sind, auch im Rahmen von Rufbereitschaft
- Sicherheitsupdates sind nötig um Sicherheitslücken zu vermeiden
- bei Missbrauch können schwerwiegende Konsequenzen für die Belegschaft entstehen
Key Facts
Ein Firmenhandy oder auch Diensthandy ist ein Mobiltelefon, das Unternehmen ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellt. Es dient der Kommunikation im Arbeitsbereich und kann beispielsweise für geschäftliche Telefonate genutzt werden. Die Nutzung kann durch eine Betriebsvereinbarung oder in den Arbeitsvertrag geregelt werden.
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Was ist ein Firmenhandy?
Das Firmenhandy ist ein Mobiltelefon, das speziell für geschäftliche Zwecke bereitgestellt wird. Es ermöglicht den Mitarbeitern, sicher auf Firmendaten zugreifen und ihre Aufgaben effizient zu erledigen. Meistens befinden sich diese im Kundenkontakt. Gerade wenn die Mitarbeiter im Außendienst oder im Homeoffice sind, sind diese gut bzw. besser verfügbar, sowohl für Kunden als auch für andere Kollegen. Die Nutzung sollte dabei im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien stehen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
Das Wichtigste zum Firmenhandy für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Arbeitnehmer
In der Regel haben Arbeitnehmer kein Recht auf ein Firmenhandy. Wird eine Nutzung jedoch vom Arbeitgeber verlangt, kann dies nicht abgelehnt werden. Eine Versteuerung ist bei Diensthandys nicht nötig, da sie nicht als geldwerter Vorteil angesehen werden. Privatnutzung ist in den meisten Fällen erlaubt, sollte aber mit den Arbeitgebern abgeklärt werden. Sollte es zum Bruch oder Verlust des Diensthandys kommen, greift in den meisten Fällen die vorhandene Versicherung. Möglicherweise müssen Arbeitnehmer nachweisen, dass sie nicht nachlässig gehandelt haben, um beispielsweise ein neues Gerät zu erhalten. Bei einer Kündigung muss das Arbeitshandy wieder zurückgegeben werden. Da die DSGVO beachtet werden muss, sind oft Apps wie beispielsweise WhatsApp nicht erlaubt. Außerdem müssen Mitarbeiter laut Gesetz trotz Diensthandy nicht rund um die Uhr zum Beispiel nach Feierabend verfügbar sein. Jedoch können sich durch die Nutzung die Erwartungen der Vorgesetzten hinsichtlich Erreichbarkeit und Leistung beeinflussen.
Arbeitgeber
Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, ein Handy für die Arbeit bereitzustellen. Die hierarchische Position des Mitarbeiters sollte zudem kein Vergabekriterium sein. Hierbei sollten eher die Aufgaben der Mitarbeiter, wie viele Geschäftsreisen oder Homeoffice als passendes Vergabekriterium beachtet werden. Ob die Privatnutzung erlaubt ist oder nicht, sollte mit den Mitarbeitern klar kommuniziert werden. Sollte die Nutzung erlaubt sein, eignen sich vor allem DUAL-SIM-Karten. Es kann jedoch sein, dass die private Nutzung möglicherweise mit technischen Einschränkungen verbunden ist. Eine weitere Hilfe wäre Company Owned, Business Only, kurz COBO. Angestellte können ihre Privathandys für dienstliche Zwecke nutzen. Sie können damit telefonieren, jobbezogene E-Mails über das Firmenkonto abrufen und sich über das Firmennetzwerk verbinden. Diensthandys sind zudem sehr beliebt. Sie können dabei helfen neue Mitarbeiter zu gewinnen und Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden. Damit Ärger bei Beschädigungen, Verlust oder Diebstahl vermieden werden kann, kann eine Smartphone-Versicherung eine Hilfe sein.
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Firmenhandy Kosten für Arbeitgeber
Der Arbeitgeber muss das Firmenhandy anschaffen und bezahlen. Dies gilt sowohl für das Endgerät an sich als auch für die anfallenden Telefonkosten. Die Mitarbeiter müssen keine Zuzahlungen leisten. Im Einzelfall gibt es doch eine Grenze für private Gespräche oder eine Zahlung für reine Privatgespräch im Vertrag vereinbart werden. Außerdem sollten Arbeitgeber die Umstände berücksichtigen, die mit einem Verlust eines Diensthandys verbunden sind, zum Beispiel wenn dies gestohlen wird.
Die Kosten sind von der Art des Geräts, von der Datenmenge, vom Gesprächsvolumen und von anderen Dingen ab, wie beispielsweise der Anteil an Auslandsgesprächen. Für den individuellen Bedarf gibt es das passende Angebot.
Was gilt bezüglich Datenschutz beim Firmenhandy?
Beim Thema Datenschutz sollte die Datenschutzverordnung DSGVO beachtet werden. Oft wird es Mitarbeitern deswegen verboten, WhatsApp auf den Geräten zu installieren. Wenn das Handy auch privat genutzt wird, sollte der Arbeitgeber das Fernmeldegeheimnis einhalten. Mitarbeiter sollten darüber informiert werden, welche Daten einsehen können und wie Informationen geschützt werden.
Sensible Kundendaten dürfen nicht über das Diensthandy in nicht berechtigte Hände gelangen. Anwendungen, die auf dem Handy installiert sind, sollten dahingehend überprüft werden. Apps, die den DSGVO nicht entsprechen, sollten nicht installiert werden.
Haftpflicht & Schäden beim Firmenhandy
Sollte das Firmenhandy beschädigt werden oder sollte es zu einem Verlust kommt, haftet in der Regel der Arbeitgeber. Auswirkungen hat dies für den Mitarbeiter nur, wenn er vorsätzlich oder grob nachlässig handelt. Bei einer mittleren Fahrlässigkeit kann in Bezug auf die Haftung verhandelt werden. Ansonsten ist der Arbeitgeber verantwortlich. Liegt eine Versicherung gegen die Schäden vor, kann diese in Anspruch genommen werden. Arbeitnehmer sollten darauf achten, dass sensible Daten nicht auf dem Privathandy gespeichert werden.
Firmenhandy & Sicherheit
Wenn man über das Firmenhandy Zugriff auf Unternehmensdaten, Firmenmails oder Ähnliches erhält, müssen Sicherheitsvorkehrungen ergriffen werden. Dies beginnt bei Zugriffsbeschränkungen wie sicheren Passwörtern oder Fingerabdruck geht über Verschlüsselungen bis zu Remote Wipe, der einen unbefugten Zugriff auf Dateien im Notfall verhindert. Androids sind in Bezug auf die Sicherheit inzwischen genauso wie iPhones. Private Apple ID oder private Google Accounts sollten aber nicht auf dem Firmenhandy verwendet werden.
Firmenhandy & Steuern
Die Kosten für die Anschaffung des Firmenhandys können vom Arbeitgeber bis zu 400 Euro direkt als Betriebskosten abgesetzt werden. Sollte das Gerät teurer gewesen sein, können die Kosten über mehrere Jahre verteilt abgeschrieben werden. Die Kosten für die Telekommunikation können als Werbungskosten steuerlich angerechnet werden und mindern die zu zahlenden Steuern. Sollte das Handy auch privat genutzt werden, werden Kosten beim Inhaber des Unternehmens in der Regel prozentual aufgeteilt und ein Teil, meist 60 Prozent, wird als Betriebsausgabe angesetzt. Für den Arbeitnehmer stellt das Diensthandy keinen Sachbezug dar, selbst wenn das Handy offiziell auch privat genutzt wird.
Fazit
Abschließend kann man sagen, dass Firmenhandys ein wichtiges Instrument in der modernen Arbeitswelt geworden sind. Sie bieten zahlreiche Vorteile, erfordern aber auch sorgfältige Planung und Umsetzung der im Arbeitsvertrag vereinbarten Aspekte.
