Ein Dienstwagen oder Firmenwagen ist ein Fahrzeug, das eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zur Nutzung zur Verfügung gestellt bekommt. In den meisten Fällen ist auch die Privatnutzung erlaubt, in einigen nur die Nutzung für das Unternehmen. Dieser Unterschied ist wichtig, da es sich beim Dienstwagen mit Erlaubnis zur privaten Nutzung um einen geldwerten Vorteil handelt, den Angestellte versteuern müssen. Der Wagen bleibt in jedem Fall das Eigentum des Arbeitgebers.
Das Wichtigste in Kürze:
- Ein Dienstwagen ist ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Fahrzeug, dessen private Nutzung einen geldwerten Vorteil darstellt, der vom Arbeitnehmer versteuert werden muss.
- Die Berechnung des geldwerten Vorteils erfolgt entweder pauschal mit der 1-Prozent-Regelung oder durch ein detailliertes Fahrtenbuch.
- Für Arbeitgeber bietet die Anschaffung eines Dienstwagens steuerliche Vorteile wie Umsatzsteuerrückerstattung und Abschreibungsmöglichkeiten.
Das macht den Dienstwagen aus
Für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist ein Firmenwagen attraktiv, wenn auch die Privatnutzung gestattet ist:
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- Sie erhalten einen Pkw zur freien Nutzung auch für private Fahrten, ohne ihn bezahlen zu müssen.
- Zulassung und TÜV laufen über den Arbeitgeber.
- Werkstatttermine und Versicherung des Wagens sind ebenfalls Aufgaben des Eigentümers.
Einen guten Pkw nutzen zu dürfen, ohne viele der damit verbundenen Kosten tragen zu müssen, klingt für viele Angestellte positiv. Wird das Arbeitsverhältnis beendet, muss die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer den Dienstwagen natürlich zurückgeben. Dem Arbeitgeber steht ein Kostenersatz zu, falls das Fahrzeug in der Zeit beschädigt wurde, in der die oder der Angestellte es genutzt hat. Es gibt jedoch steuerlich bei einer Regelung einige Punkte zu beachten – Stichwort geldwerter Vorteil.
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Darum lohnt sich der Dienstwagen für Arbeitgeber
In Deutschland gibt es verschiedene Regelungen, die die Anschaffung eines Dienstwagens für Arbeitgeber interessant machen:
- Sie erhalten beim Kauf eines Dienstwagens die Umsatzsteuer zurück, was ihre Umsatzsteuerlast spürbar senkt.
- Die Kosten für den Kauf und auch für den Unterhalt des Fahrzeugs können steuerlich als Betriebsausgaben abgeschrieben werden.
- Wer statt einer Gehaltserhöhung der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Verfügung stellt, spart am Bruttogehalt – dadurch steigen auch die Lohnnebenkosten nicht an.
Ob und inwieweit sich Arbeitgeber auch an den Spritkosten beteiligen, muss im Einzelfall geklärt werden.
Regelung des geldwerten Vorteils: Dienstwagen und Steuern
Wenn der Firmenwagen auch für private Fahrten genutzt werden darf, bedeutet das einen geldwerten Vorteil – es handelt sich um einen steuerpflichtigen Arbeitslohn. Dieser kann auf verschiedene Weise berechnet werden, nämlich mit der 1-Prozent-Regelung oder mit dem Fahrtenbuch.
Die 1-Prozent-Regelung bezieht sich auf den Listenpreis des Dienstwagens. Ein Prozent dieses Preises müssen Angestellte monatlich versteuern. Bei einem Wagen, der bei der Erstzulassung 50.000 Euro gekostet hat, sind das also monatlich 500 Euro. Achtung: Das gilt auch, wenn der Arbeitgeber den Dienstwagen gebraucht anschafft und weniger dafür bezahlt. Grundlage ist immer der Listenpreis! Bei Hybrid-Fahrzeugen oder reinen Elektrofahrzeugen liegt die Prozentzahl niedriger, entweder bei 0,5 Prozent oder 0,25 Prozent.
Das Finanzamt veranschlagt zudem noch einmal 0,03 Prozent des Listenpreises für den Weg von zu Hause bis zur Arbeit pro Kilometer und Monat. Diese werden ebenfalls dem Bruttolohn aufgeschlagen und entsprechend versteuert.
Eine Alternative zur 1-Prozent-Regelung bietet das Fahrtenbuch, das lediglich die genauen Kosten abbildet. Nutzerinnen und Nutzer müssen bei Privatnutzung und geschäftlich für jede einzelne Fahrt, die sie mit dem Dienstwagen unternehmen, folgende Punkte im Fahrtenbuch notieren:
- Zeitpunkt der Fahrt
- Kilometerstand des Wagens vor und nach der Fahrt
- Route und Ziel
- Grund der Fahrt
- Geschäftspartner oder Geschäftspartnerin, der oder die aufgesucht wird
Das Fahrtenbuch lohnt sich für solche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die den Dienstwagen eher selten für private Fahrten nutzen und diese nicht versteuern wollen.
Das Finanzamt geht grundsätzlich zunächst davon aus, dass Dienstwagen geldwerte Vorteile sind und entsprechend versteuert werden müssen. Bedeutet: Es ist die Pflicht der Arbeitnehmenden, die Nicht-Nutzung des Fahrzeugs für private Zwecke nachzuweisen, falls ein privates Nutzungsverbot vorliegt. Vergleichsweise einfach ist dieser Nachweis, wenn sich der Firmenwagen nicht für private Fahrten eignet. Sonst lässt sich das Finanzamt oft überzeugen, wenn die Angestellten auch privat ein Fahrzeug besitzen, das dem Dienstwagen hinsichtlich der möglichen Nutzung und des Status etwa entspricht.
Fazit
Ein Dienstwagen bietet sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile. Diese reichen von der Mitarbeiterbindung über steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten bis hin zu mehr Flexibilität im Arbeitsalltag. Besonders der geldwerte Vorteil spielt eine entscheidende Rolle und sollte vorab genau kalkuliert werden. Dennoch sollten Unternehmen wie auch Angestellte prüfen, welches Modell, welche Finanzierung und welche steuerlichen Aspekte am besten zu den individuellen Bedürfnissen passen. Die richtige Wahl des Fahrzeugs hängt von Budget, Nutzungshäufigkeit und langfristigen Zielen ab. Wer die Vor- und Nachteile sorgfältig abwägt, kann mit einem Dienstwagen nicht nur Mobilität, sondern auch handfeste finanzielle Vorteile sichern.