Werkzeuggeld ist eine Entschädigung, die der Arbeitgeber zahlt, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eigene Werkzeuge im Betrieb einsetzen. Sie bleibt nach § 3 Nr. 30 EStG von Steuern befreit, soweit sie die Aufwendungen für die Werkzeuge nicht offensichtlich übersteigt. Für HR ist das Thema klein, aber fehleranfällig. Wer die Grenzen nicht kennt, riskiert bei der Lohnsteuer-Außenprüfung Nachforderungen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Definition: Die Entschädigung ersetzt dem Arbeitnehmer die Kosten für die betriebliche Benutzung eigener Handwerkzeuge.
- Voraussetzung: Nur Handwerkzeuge zählen. Musikinstrumente und Computer gehören nach R 3.30 LStR nicht dazu.
- Höhe: Pauschale Entschädigungen sind ohne Einzelnachweis steuerfrei, soweit sie Abnutzung, Instandhaltung und Transport der Werkzeuge abgelten. Eine gesetzliche Höchstgrenze gibt es nicht.
- Nachweis: Der Arbeitgeber dokumentiert den Aufwand für drei repräsentative Monate und bewahrt die Unterlagen beim Lohnkonto auf.
Was ist Werkzeuggeld?
Arbeitsrechtlich liegt es in der Pflicht des Arbeitgebers, die Werkzeuge zu stellen, die für die Arbeit nötig sind. Er kann mit dem Arbeitnehmer aber vereinbaren, dass dieser sein eigenes Handwerkszeug mitbringt. Dann zahlt der Arbeitgeber eine Entschädigung für Anschaffung, Pflege und Verschleiß.
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Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zu dieser Zahlung gibt es nicht. Der Anspruch folgt aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. In manchen Berufen besteht er auch ohne Vereinbarung nach § 670 BGB.
Abgrenzung zu verwandten Begriffen
| Begriff | Worum es geht | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Werkzeuggeld | Entschädigung für die betriebliche Benutzung eigener Handwerkzeuge | § 3 Nr. 30 |
| Auslagenersatz | Erstattung von Beträgen, die Beschäftigte für den Arbeitgeber ausgelegt haben | § 3 Nr. 50 |
| Berufskleidung | Erstattung typischer Berufskleidung | § 3 Nr. 31 |
| Werbungskosten | Kosten, die Beschäftigte selbst in der Steuererklärung ansetzen | § 9 |
Gesetzliche Regelungen und Steuerfreiheit
Die Steuerbefreiung steht in § 3 Nr. 30 EStG. Danach ist ein Ausgleich für die Betriebsnutzung von Werkzeugen eines Arbeitnehmers steuerfrei, soweit dieser die entsprechenden Aufwendungen nicht übersteigt. Verwaltungsanweisungen enthält R 3.30 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR). Der Einsatz außerhalb der Betriebsstätte des Arbeitgebers, etwa auf einer Baustelle, ändert daran nichts. Steuerfreie Zahlungen sind in der Regel auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Zahlt der Arbeitgeber zusätzlich für den Zeitaufwand, etwa für Reinigung und Wartung der Werkzeuge, ist das steuerpflichtiger Arbeitslohn.
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Welche Werkzeuge zählen?
Als Werkzeuge gelten nur Handwerkzeuge, die zur leichteren Handhabung, Herstellung oder Bearbeitung eines Gegenstands dienen. Dazu passt etwa das Messer eines Kochs. Musikinstrumente und Datenverarbeitungsgeräte wie Computer zählen nicht, das gilt nach R 3.30 LStR und nach der Rechtsprechung. Der BFH hat 1995 entschieden, dass Musikinstrumente keine Werkzeuge sind (VI R 30/95, BStBl II 1995, 906).
Entschädigungen: Betrag und Nachweis
Eine feste Betragsgrenze nennt das Gesetz nicht. Die Rechtsprechung tendiert dazu, nur Pauschalen von verhältnismäßig geringer Höhe als steuerfreie Entschädigung zu akzeptieren. In der Praxis gelten etwa 50 Euro im Monat als unproblematisch, höhere Beträge sollte der Arbeitgeber belegen.
Ein Beispiel: Ein Elektriker bringt sein eigenes Handwerkzeug mit. Der Arbeitgeber zahlt 40 Euro im Monat. Das Finanzamt akzeptiert das, wenn Aufzeichnungen aus drei Monaten zeigen, dass die Aufwendungen für Abnutzung, Instandhaltung und Transport diesen Betrag erreichen.
Wer pauschal zahlt, braucht keinen Einzelnachweis jeder Ausgabe, wohl aber Aufzeichnungen für einen repräsentativen Zeitraum. Der Arbeitgeber bewahrt sie beim Lohnkonto auf. Wer unsicher ist, holt vorab eine Anrufungsauskunft nach § 42e des Einkommensteuergesetzes ein, mit der das Finanzamt bestätigt, dass der Betrag passt. Übersteigt er den Aufwand offensichtlich, ist der übersteigende Teil steuerpflichtig.
Werkzeuggeld einführen: Regeln für die Praxis
- Anspruch regeln: Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung legen fest, wer die Werkzeuge stellt und was erstattet wird.
- Werkzeuge benennen: Handwerkzeuge ja, Musikinstrumente und Computer nein.
- Aufwand belegen: Drei repräsentative Monate dokumentieren und die Unterlagen beim Lohnkonto ablegen. Die Pauschale sollte jährlich gegen den tatsächlichen Verschleiß geprüft werden.
- Zeitaufwand trennen: Reinigung und Wartung zahlt der Arbeitgeber getrennt, sie sind steuer- und beitragspflichtig.
- Doppelabzug verhindern: Arbeitnehmer dürfen ersetzte Kosten nicht zusätzlich als Werbungskosten angeben. Ohne Erstattung lassen sich Werkzeuge bis 800 Euro netto sofort absetzen. Kostet ein Werkzeug mehr, wird es über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
Häufige Fragen
Wie hoch darf die Zahlung sein? Eine gesetzliche Höchstgrenze gibt es nicht. Sie darf die Aufwendungen des Arbeitnehmers nicht offensichtlich übersteigen. In der Praxis gelten etwa 50 Euro im Monat als unproblematisch.
Ist die Zahlung sozialversicherungsfrei? Steuerfreie Zahlungen sind in der Regel auch beitragsfrei. Zahlungen für Zeitaufwand sind dagegen steuer- und beitragspflichtig.
Zählen Computer oder Musikinstrumente als Werkzeug? Nein. R 3.30 LStR nimmt Musikinstrumente und Datenverarbeitungsgeräte ausdrücklich aus.
Fazit
Die Arbeitgeberzahlung bleibt abgabenfrei, solange sie den tatsächlichen Aufwand nicht offensichtlich übersteigt. Für HR heißt das: Anspruch schriftlich regeln, Werkzeuge benennen und den Aufwand dokumentieren.