Jahresgespräch
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Jahresgespräch

Eine gute Kommunikation ist im Berufsleben unerlässlich. Da sich zwischen Terminen und Daily Business aber nicht immer alles klären lässt, sollte regelmäßig für einen angenehmen Kommunikationsrahmen gesorgt werden. Das Jahresgespräch erlaubt Führungskräften und Mitarbeitenden, offen in den Austausch zu gehen und Unklarheiten anzusprechen. Oft werden Jahresgespräche mit verkrampften Diskussionen um Zielvereinbarungen oder mit unangenehmen Leistungsbeurteilungen assoziiert. Dabei ist das Jahresgespräch ein wertvolles Führungsinstrument, das das Vertrauen zwischen Führungskraft und Teammitglied stärken kann. Auch bei der Personalentwicklung spielen diese Gespräche eine große Rolle und nicht zuletzt geht es auch oft um anstehende Gehaltserhöhungen. Damit gerade der letzte Punkt nicht zu Frust in der Belegschaft führt, ist eine gute Vorbereitung wichtig. Ein strukturiertes Vorgehen hilft dabei, das Jahresgespräch souverän und zielorientiert zu leiten.

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Was ist ein Jahresgespräch?

Als Jahresgespräch oder jährliches Mitarbeitergespräch wird ein Gespräch bezeichnet, das Führungskräfte mit ihren Mitarbeitern einmal pro Jahr führen. Hierbei geht es darum, Vereinbarungen zwischen dem Vorgesetzten und dem jeweiligen Mitarbeiter zu treffen. Es ist ergänzend zu Feedbackgesprächen, Planungsgesprächen und Beurteilungsgesprächen zu sehen.

Primär sind die Ziele eines solchen Gesprächs, die Motivation hochzuhalten, eine Vorbereitung auf neue Tätigkeiten vorzunehmen und die Weiterentwicklung der Qualifikationen des Mitarbeiters zu planen. Ferner gilt das Gespräch als Leitfaden für das kommende Jahr. Viele Unternehmen nutzen das Jahresgespräch deshalb sehr rege, um die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und den Mitarbeitern auf einem hohen Level zu halten.

Warum ist ein Jahresgespräch wichtig?

Mit dem Jahresgespräch findet ein regelmäßiger Austausch statt, der primär darauf abzielt, die Leistung und das Wachstum der Mitarbeiter zu fördern. Doch anstatt zu bewerten, sollten Führungspersonen als Mentoren agieren, die ihre Teams unterstützen. Hierfür setzen sie gezielte Strategien ein und beobachten kontinuierlich den Fortschritt und die Möglichkeiten ihrer Mitarbeiter.

Im hektischen Tagesgeschäft kann konstruktives Feedback leicht übersehen werden. Das Mitarbeitergespräch stellt daher einen festen Ankerpunkt für wertvolle Rückmeldungen dar. Dies fördert eine starke und vertrauensbasierte Bindung zwischen Vorgesetzten und ihren Teams. Da es nicht immer einfach ist, Probleme spontan anzusprechen, haben sowohl Teammitglieder als auch ihre Vorgesetzten während des Gesprächs die Chance, Bedenken in einem ruhigen und vertraulichen Umfeld zu äußern und gemeinsam Lösungsansätze zu finden. Jahresgespräche, die effektiv durchgeführt werden, bringen entscheidende Vorteile mit sich:

  • Ein respektvolles Feedback und klare Entwicklungschancen steigern die Motivation der Mitarbeiter.
  • Das Betriebsklima kann sich positiv verändern, wenn nach dem Gespräch Lösungen gefunden werden.
  • Durch das Setzen klarer Ziele für das kommende Jahr können Jahresgespräche maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens beitragen.
  • Ein engagiertes und zufriedenes Team zeigt bessere Leistungen.

Was wird besprochen?

In einem Jahresgespräch geht es in den meisten Fällen zu Beginn darum, dass Vorgesetzte und Mitarbeiter eine Bilanz zum bisher Geschehenen ziehen. Dies findet in der Regel im Rahmen eines Vieraugengesprächs statt, das gut strukturiert ist und das letzte Jahr zusammenfasst.

Außerdem setzt der Chef oder die Führungskraft mit Zustimmung des Mitarbeiters meist neue Ziele für die kommende Geschäftsperiode. Es geht um das Vorbereiten neuer Aufgaben, das Finden neuer Strukturen oder das Anpassen von Arbeitsabläufen. Dadurch wird der Mitarbeiter effizienter, für das Unternehmen noch wertvoller und er erhält eine Rückmeldung, wie seine Arbeit im Unternehmen wirkt und was gegebenenfalls verbessert werden kann.

Wie kann die Vorbereitung auf ein Jahresgespräch aussehen?

Egal, ob aus Sicht einer Führungskraft oder aus der Perspektive von Mitarbeitern – beide Parteien sollten sich auf ein Jahresgespräch vorbereiten. Nur so kann es sicher und effizient geführt werden.

Es ist empfehlenswert, vor dem Termin eigene Notizen zu machen, um sicherzustellen, dass im Rahmen der Gespräche tatsächlich auch alle Fakten besprochen werden, die notwendig sind. Zum Gespräch sollte dann zusätzlich ein Protokoll geführt werden, um das Gesprochene festzuhalten und für weitere Abläufe nutzen zu können. Ein Leitfaden hilft, damit Jahresgespräche zielführend abgehalten werden können. Meist ergreift die Initiative der Vorgesetzte, es können aber auch Impulse des Mitarbeiters kommen.

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Beim Jahresgespräch geht es nicht nur darum, dass ranghöhere Führungskräfte Feedback geben. Es sollte auch die Möglichkeit bestehen, dass der Mitarbeiter eine Rückmeldung an den Chef, den Vorgesetzten oder die Führungskraft gibt. Da das Jahresgespräch immer ein Vieraugengespräch ist, kann frei und offen gesprochen werden. Es sollten alle Punkte angesprochen werden, die beiden Parteien auf dem Herzen liegen. Die Ergebnisse und gemäß Protokoll getroffenen Vereinbarungen des Jahresgesprächs können so nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die persönliche Entwicklung aller Beteiligten wichtig sein.

Die zehn Phasen des Jahresgesprächs

Keine Zeit zum Lesen? In unserem kostenlosen Webinar zum Thema wird das Thema Jahresgespräch vertieft. Dies ist ein Ausschnitt zu den wichtigsten Phasen:

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1. Positive Gesprächsatmosphäre schaffen

Ein gelungenes Gespräch beginnt bereits mit einer klaren und rechtzeitigen Einladung. Unklare Aussagen können zu Missverständnissen und Unzufriedenheit im Team führen. Ob es um die Zielsetzung für das kommende Jahr oder um die Bewertung der Leistung eines Mitarbeiters im letzten Quartal geht, Transparenz ist entscheidend. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten gleichermaßen gut vorbereitet sind. Bei Jahresgesprächen, in denen die Leistung eines Mitarbeitenden bewertet wird, können Emotionen hochkochen. Zeigen Sie von Beginn an Ihre Wertschätzung und betonen Sie den Wunsch, die Zusammenarbeit weiter zu stärken und zu verbessern.

2. Worum geht es?

Zuerst klären Sie den Gesprächszweck und legen die Hauptthemen fest. Ermutigen Sie den Mitarbeiter zu einem offenen Dialog, indem Sie die Vorteile des Gesprächs hervorheben. Der Mitarbeiter erhält:

  • Lob und Hinweise auf persönliche Stärken.
  • Klarheit über Erwartungen.
  • Hinweise zur Optimierung seiner Arbeit.
  • Die Chance, eigene Ideen und Perspektiven einzubringen, die berufliche Laufbahn aktiv zu gestalten sowie Weiterbildungsmöglichkeiten zu besprechen.

3. Der Blick zurück

Betrachten Sie gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter die vergangene Leistungsperiode: Welche Ziele wurden erfüllt? Wo traten Herausforderungen auf? Diskutieren Sie Erfolge und Verbesserungspotenziale. Wenn Ziele nicht vollständig erreicht wurden, identifizieren Sie die Hindernisse. Ziehen Sie daraus gemeinsam Schlüsse für die Zukunft. Entwickeln Sie Indikatoren, um Probleme früh zu erkennen und rechtzeitig Unterstützung anzubieten.

4. Potenziale, Bewertung und Maßnahmen

Gehen Sie an dieser Stelle Ihren internen Bewertungskatalog systematisch durch. Nehmen Sie sich die Zeit, bei jedem Kriterium auch den Mitarbeitenden zu Wort kommen und eine Einschätzung zu sich und seinen Vorgesetzten, Kollegen und Kolleginnen vornehmen zu lassen. Anschließend beraten Sie über konkrete Maßnahmen, die sich aus den gemeinsam gesammelten Punkten ableiten lassen. 

5. Fragen an den Mitarbeitenden

Nach der Leistungsbewertung sollte der Mitarbeiter Raum haben, eigene Themen, Perspektiven und Vorschläge vorzubringen. Die Kommunikation sollte beidseitig sein: Seien Sie empfänglich für Rückmeldungen zu Führung und Struktur. Fragen zur Leistung oder Zufriedenheit können Aufschluss über die Teamstimmung und Motivation geben. Beginnen Sie das Gespräch am besten mit einer positiven Frage, um eine gute Atmosphäre zu gewährleisten.

Geeignete Fragen:

• „Wie zufrieden sind sie mit den für sie angebotenen Weiterbildungsangeboten?“
• “Was war das Highlight im letzten Quartal/ Jahr/etc.?”
• “Wie zufrieden sind sie mit ihrem Arbeitsplatz?”
• “Wie empfinden sie die Zusammenarbeit in ihrem Team und wo sehen Sie Verbesserungspotenzial?”
• “Wie kann ich sie unterstützen?”

6. Ziele definieren

Nach einer gründlichen Bewertung des vergangenen Leistungszeitraums und Klärung offener Fragen sollten neue Ziele festgelegt werden. Es ist entscheidend, gemeinsam Ziele zu setzen und nicht einfach vorzugeben. Wenn der Mitarbeiter aktiv beteiligt ist und die Ziele versteht, wird er motivierter daran arbeiten. Es empfiehlt sich, hierbei zwischen individuellen und Entwicklungszielen zu differenzieren.

Individuelle Ziele
Die individuellen Ziele leiten sich aus den Unternehmenszielen ab. Dies macht es notwendig, dass die Mitarbeitenden die Unternehmensstrategie kennen.
Typische Beispiele für Unternehmensziele sind die Steigerung des Umsatzes, der Kundenzufriedenheit oder die Produktverbesserung. Die individuellen Ziele sollten klar definiert und messbar sein.

Persönliche Entwicklungsziele
Neben den Unternehmenszielen hat jeder Mitarbeitende auch ganz persönliche Entwicklungsziele. Dazu zählen beispielsweise eine (berufliche) Qualifizierung und Weiterentwicklung, Verantwortungsübernahme in Führungsposition
oder eine Gehaltserhöhung. Je nach individuellem Entwicklungsstand des Mitarbeitenden können die persönlichen Ziele für mehr Bindung an das Unternehmen sorgen, die Zufriedenheit steigern und stark
motivieren. 

Jahresgespräch zweier Kollegen in einem Büro.

7. Das weitere Vorgehen planen 

Nach Festlegung der neuen Ziele liegt der Fokus auf deren Umsetzung. Durch das Setzen klarer Deadlines betonen Sie die Wichtigkeit. Gewähren Sie Ihrem Mitarbeiter genügend Flexibilität bei der Zielverfolgung, planen Sie jedoch regelmäßige Treffen ein, in denen der Fortschritt oder unvorhersehbare Probleme besprochen werden können. Dies ermöglicht es, rechtzeitig auf Herausforderungen zu reagieren und bei Bedarf Unterstützung anzubieten.

8. Motivation steigern und für Ziele begeistern

Engagierte Mitarbeiter
• erbringen mehr als nur die Mindestanforderungen und sind bereit, zusätzliche Anstrengungen zu unternehmen,
• fehlen seltener aufgrund von Krankheit,
• wechseln seltener den Job und tragen zu einem positiven Arbeitsumfeld bei.

Ein Mitarbeiterwechsel bedeutet den Verlust von Know-how und Erfahrung, und die Neuanstellung kann kostspielig sein. Um dem entgegenzuwirken, spielt die Mitarbeitermotivation eine entscheidende Rolle. Intrinsische Motivation, die aus der Arbeit selbst entsteht, kann durch optimale Bedingungen gestärkt werden. Ziel ist es, dass Mitarbeiter ihre Arbeit als wertvoll empfinden und gehört werden.
Extrinsische Motivation entsteht durch äußere Anreize. Extrinsisch können Sie motivieren, indem Sie Ziele mit bestimmten Anreizen verbinden. Auch Benefits eignen sich hierfür: die Erholungsbeihilfe zum Beispiel bei Erreichung bestimmter Ziele. So können sich Mitarbeitende nach der Extrameile mit Familienzeit belohnen. Oder Sie nutzen etwa die Internetpauschale, um flexibles Arbeiten zu unterstützen.

Motivation und Mitarbeiterbindung

Mit den richtigen Benefits zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden nicht nur Wertschätzung, Sie sind Ihren Konkurrenten im Kampf um Spitzenkräften einen Schritt voraus.

9. Diskussion über das Gehalt im Jahresgespräch

Viele Mitarbeiter nutzen das Jahresgespräch, um über ihre Bezahlung zu sprechen. Wenn es keinen separaten Termin dafür gibt, sollten alle Teilnehmenden darauf vorbereitet sein, dass das Thema Gehalt aufkommt. Führungskräfte sollten wissen, welcher Verhandlungsspielraum besteht. Es ist essenziell, Gehaltsanfragen ernst zu nehmen, da Mitarbeiter oft lange überlegen, wie sie das Thema ansprechen sollen und es für viele eine große Überwindung kostet. Aus diesem Grund sollte es genügend Raum für Argumente geben, warum eine Gehaltserhöhung gerechtfertigt ist. Hierzu zählen zum Beispiel zusätzliche Qualifikationen oder mehr Verantwortung. Natürlich sind aus Sicht des Unternehmens bei der Bewertung der Anfrage auch Unternehmenslage und Gehaltsstrukturen zu berücksichtigen.

Wenn eine Gehaltserhöhung nicht machbar ist, könnten alternative Angebote wie Weiterbildungen oder flexiblere Arbeitsmodelle eine Option sein. Durch eine Nettolohnoptimierung mit Benefits kann die effektive Kaufkraft der Mitarbeitenden erhöht und als direkte Lohnerhöhung wahrgenommen werden – ohne das vorgegebene Budget zu sprengen. HR und Führungspersonal sollten im Voraus klären, welche Angebote sie machen können.

10. Das Gespräch positiv beenden

Ein gelungener Abschluss des Mitarbeitergesprächs ist ebenso wichtig wie der Beginn. Trotz möglicher Kritik sollte das Gespräch positiv enden, um die Motivation des Mitarbeitenden zu fördern. Betonen Sie die Offenheit und danken Sie für den produktiven Dialog. Skizzieren Sie die nächsten Schritte und einen groben Zeitrahmen für die vereinbarten Maßnahmen. Dies unterstreicht Ihr Engagement für die Zusammenarbeit und signalisiert dem Mitarbeiter, dass er sich auf Ihre Unterstützung verlassen kann.

Ist ein Jahresgespräch Pflicht?

Wird ein Arbeitnehmer zu einem Jahresgespräch eingeladen, muss er daran teilnehmen. Es ist seine Pflicht, der Einladung des Jahresgesprächs nachzukommen. Allerdings sind diese vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. Das Unternehmen entscheidet eigenständig, ob es diese Möglichkeit anbietet oder nicht.

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