Feedbackgespräche sind in den meisten Unternehmen genauso an der Tagesordnung wie regelmäßige Meetings. In diesen Gesprächen zwischen dem Vorgesetzten, der Führungskraft und seinen Mitarbeitern oder Kollegen geht es darum, die geleistete Arbeit zu bewerten, abgeschlossene Projekte zu beurteilen und zu prüfen, ob alte Ziele erreicht wurden und welche neuen Ziele gesteckt werden können. In den meisten Unternehmen wird ein Feedbackgespräch mindestens einmal pro Jahr durchgeführt. Je nach Größe des Unternehmens spricht der Chef mit seinem Mitarbeiter oder es gibt Führungskräfte, die das Mitarbeitergespräch und somit die Rückmeldung führen.
Feedbackgespräch: Sensibilität gehört zur Tagesordnung
Feedbackgespräche sind keine einfachen Aufgaben der täglichen Zusammenarbeit ohne Vorbereitung. Hier gilt es beidseitig, ausreichend Fingerspitzengefühl an den Tag zu legen, um im Rahmen des Feedbackgesprächs möglichst wenig Reibung zu verursachen. Es geht aus Sicht des Vorgesetzten nicht darum, die Mitarbeiter durchweg zu loben. Es geht aber auch nicht darum, durchweg zu kritisieren. Im Rahmen eines Feedbackgesprächs sollte es möglich sein, eine Rückmeldung zu geben, die beiden Seiten – Führungskraft und Mitarbeiter – etwas bringt. Feedbackgespräche sollten deshalb nicht nur vom Vorgesetzten zum Mitarbeiter geführt werden, sondern auch andersherum.
Auch die Führungsebene wünscht sich im Normalfall eine Rückmeldung. Führungskräfte erwarten oft ein Feedback von Mitarbeitern, ob die Zusammenarbeit funktioniert, wo Optimierungsbedarf besteht und wie eine weitere Zusammenarbeit vorstellbar ist. Das Vorbereiten des Gesprächs gilt daher nicht nur für Vorgesetzte und Führungskräfte, sondern auch für die Mitarbeiter selbst.
10 wichtige Tipps für ein erfolgreiches Gespräch
In unserem kostenlosen Leitfaden finden Sie wichtige Informationen und hilfreiche Tipps für Gespräche mit Ihren Mitarbeitern. Egal, ob fürs Feedbackgespräch, Mitarbeitergespräch oder für das Jahresgespräch.
Welche Arten von Feedbackgesprächen gibt es?
Zwischen den unterschiedlichen Feedbackgesprächen kann variiert werden. Am weit verbreitetsten ist das „Face to Face-Gespräch“. Das bedeutet, dass der Vorgesetzte mit dem Mitarbeiter direkt spricht. Hierbei muss es nicht der Geschäftsführer sein, der mit seinem Mitarbeiter spricht, sondern es kann auch der ranghöhere Vorgesetzte zum Mitarbeiter sein. Im Rahmen des Gesprächs wird das Verhalten des Mitarbeiters reflektiert und ausgewertet. Zusätzlich gibt es eine Einschätzung, wie die weitere Zusammenarbeit stattfinden kann.
An diesem klassischen Feedbackgespräch sind zwei Parteien beteiligt. Zusätzlich zum einzelnen Mitarbeitergespräch gibt es das sogenannte Gruppenfeedback, bei dem sich mehrere Menschen gleichzeitig austauschen und eine direkte Rückmeldung geben. Hier wird eine gewisse Vertrauensbasis vorausgesetzt, da bei einem solchen Gespräch Dinge benannt werden können, die eventuell nicht für jedes Ohr gedacht sind. Es gilt daher vorsichtig zu formulieren, um Kollegen oder den Chef nicht vor den Kopf zu stoßen oder deren / dessen Privatsphäre zu verletzen.
Dieses Kommunikationskonzept wenden wir bei Belonio an
Keine Zeit zum Lesen? In unserem vergangenen Webinar haben wir das Thema Gesprächsführung vertieft. Dies ist ein Ausschnitt zu den wichtigsten Phasen:
Unser internes Kommunikationskonzept “BEE” zeigt, dass Kommunikation während eines Gesprächs nicht als Softskill verstanden wird, sondern als ein Business Value.
Es lässt sich in die folgenden 3 Säulen einteilen:
Beziehung:
Unabhängig davon, welche Rolle oder welchen Status man im Unternehmen hat, es soll sich aktiv auf Augenhöhe begegnet werden. Darüber hinaus sollte man den Gesprächsteilnehmern gutes “unterstellen”, dass er oder sie sein/ihr Bestes gibt. Die Unterhaltung sollte nicht mit Kritik eingeläutet werden.
Erkenntnis:
Es sollte offen und ergebnisunsicher in das Gespräch gegangen werden, jedoch ist eine grobe Gesprächsstruktur vorteilhaft. Es geht nicht darum, direkt ein Problem zu lösen, sondern einen gemeinsamen Konsens zu generieren und den Gegenüber zu verstehen.
Außerdem sollte der Status Quo angenommen, verschiedene Wahrnehmungen geschildert und als gleichwertig betrachtet werden.
Ergebnis:
Es ist relevant hier den gemeinsamen Konsens zu entwickeln. Wahrnehmungen, Erwartungen und Notwendigkeiten sollen in diesem Schritt “übereinander” gelegt und nach Schnittstellen gesucht werden.
Des Weiteren sollen Verbindlichkeiten geschaffen werden, in dem Ergebnisse definiert und Zeitpunkte festgelegt werden, bis wann sich etwas verändert haben soll.
Was sind die Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Feedbackgespräch?
An erster Stelle steht die Vorbereitung für das Feedbackgespräch. Beide Parteien sollten sich Gedanken machen, welche Punkte sie im Gespräch mit dem Chef bzw. Mitarbeiter anbringen möchten.
Nach erfolgreicher Vorbereitung ist wichtig, dass sich jeder auf das Gespräch einlässt und die dort besprochenen Dinge (zum Beispiel unangemessenes Verhalten des Mitarbeiters) auch an sich heranlässt. Kritik sollte so formuliert werden, dass sie nicht verletzend ist, aber trotz allem beim Gegenüber etwas bewirkt – beispielsweise ein Nachdenken und eine Anpassung der Arbeitsweise.
Dabei gilt es, die vereinbarten oder besprochenen Dinge nicht nach außen zu tragen. Das Feedbackgespräch muss deshalb in einem abgeschlossenen Raum stattfinden, in dem ausreichend Ruhe ist und der zeitliche Rahmen auch gewahrt werden kann. Es ist wichtig, dass ein solches Gespräch nicht innerhalb kürzester Zeit abgewickelt wird, sondern genug Zeit besteht, um Fragen beantworten zu können und um gemeinsame neue Ziele zu formulieren.
