Feedbackgespräche, oft auch als Mitarbeitergespräche bekannt, sind in den meisten Unternehmen genauso an der Tagesordnung wie regelmäßige Meetings. In diesem Dialog findet der Austausch zwischen dem Vorgesetzten, der Führungskraft und seinen Mitarbeitern oder Kollegen statt. Es geht darum, die geleistete Arbeit zu bewerten, abgeschlossene Projekte zu beurteilen und zu prüfen, ob alte Ziele erreicht wurden und welche neuen Ziele gesteckt werden können. In den meisten Unternehmen wird ein Feedbackgespräch mindestens einmal pro Jahr durchgeführt. Oft werden sie nach der Probezeit geführt, um die weitere Arbeit zu besprechen und die vergangene Zeit zu reflektieren. Je nach Größe des Unternehmens spricht der Chef mit seinem Mitarbeiter oder es gibt Führungskräfte, die das Mitarbeitergespräch und somit die Rückmeldung führen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Feedbackgespräche sind regelmäßige, idealerweise vorbereitete Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern zur Bewertung der Arbeitsleistung, Beurteilung von Projekten und zur Vereinbarung neuer Ziele.
- Sie dienen dem Austausch von Rückmeldungen in beide Richtungen und erfordern Sensibilität, um konstruktive Kritik zu äußern und anzunehmen.
- Erfolgreiche Feedbackgespräche benötigen Vorbereitung beider Seiten, eine ruhige und ungestörte Umgebung sowie ausreichend Zeit für Fragen und die Formulierung gemeinsamer Ziele.
Feedbackgespräch: Sensibilität gehört zur Tagesordnung
Feedbackgespräche sind keine einfachen Aufgaben der täglichen Zusammenarbeit ohne Vorbereitung. Hier gilt es beidseitig, ausreichend Fingerspitzengefühl an den Tag zu legen, um im Rahmen des Feedbackgesprächs möglichst wenig Reibung zu verursachen. Es geht aus Sicht des Vorgesetzten nicht darum, die Mitarbeitende durchweg zu loben. Es geht aber auch nicht darum, durchweg zu kritisieren. Im Rahmen eines Feedbackgesprächs sollte es möglich sein, eine Rückmeldung zu geben, die beiden Seiten, also Führungskraft und Mitarbeitenden, etwas bringt. Der Austausch bei einem Feedbackgespräch sollte deshalb nicht nur vom Vorgesetzten zum Mitarbeiter geführt werden, sondern auch andersherum. Auch die Führungsebene wünscht sich im Normalfall eine Rückmeldung. Führungskräfte erwarten oft ein Feedback von Mitarbeitern, ob die Zusammenarbeit funktioniert, wo Optimierungsbedarf besteht und wie eine weitere Zusammenarbeit vorstellbar ist. Das Vorbereiten des Gesprächs gilt daher nicht nur für Vorgesetzte und Führungskräfte, sondern auch für die Mitarbeiter selbst.
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Arten von Feedbackgesprächen
Zwischen den unterschiedlichen Feedbackgesprächen kann variiert werden. Am weit verbreitetsten ist das „Face to Face-Gespräch“. Das bedeutet, dass der Vorgesetzte und der Mitarbeitende sich persönlich besprechen. Hierbei muss es nicht der Geschäftsführer sein, der mit seinem Mitarbeiter spricht, sondern es kann auch der ranghöhere Vorgesetzte zum Mitarbeiter sein. Im Rahmen des Gesprächs wird das Verhalten des Mitarbeiters reflektiert und ausgewertet. Zusätzlich äußern sich beide, wie die weitere Zusammenarbeit stattfinden kann. An diesem klassischen Feedbackgespräch sind zwei Parteien beteiligt. Zusätzlich zum einzelnen Mitarbeitergespräch gibt es das sogenannte Gruppenfeedback, bei dem sich mehrere Menschen gleichzeitig austauschen und eine direkte Rückmeldung äußern. Hier wird eine gewisse Vertrauensbasis vorausgesetzt, da bei einem solchen Gespräch Dinge benannt werden können die eventuell nicht für jedes Ohr gedacht sind. Darunter fallen beispielsweise bestimmte Arten von Lob oder Kritik. Es gilt daher Themen sensibel zu besprechen und vorsichtig zu formulieren, um Mitarbeitenden oder den Chef nicht vor den Kopf zu stoßen oder die Privatsphäre zu verletzen. Allgemein sollten sich beide Parteien gut auf Feedbackgespräche vorbereiten, oftmals hilft ein Leitfaden dabei, keine wichtigen Aspekte auszulassen.
Dieses Kommunikationskonzept wenden wir bei Belonio an
Keine Zeit zum Lesen? In unserem vergangenen Webinar haben wir das Thema Gesprächsführung vertieft. Dies ist ein Ausschnitt zu den wichtigsten Phasen:
Unser internes Kommunikationskonzept “BEE” zeigt, dass Kommunikation während eines Gesprächs nicht als Softskill verstanden wird, sondern als ein Business Value. Es lässt sich in die folgenden 3 Säulen einteilen:
Beziehung:
Unabhängig davon, welche Rolle oder welchen Status man im Unternehmen hat, es soll sich im Feedbackgespräch aktiv auf Augenhöhe begegnet werden. Darüber hinaus sollte man den Gesprächsteilnehmern gutes “unterstellen”, dass er oder sie sein/ihr Bestes gibt. Die Unterhaltung sollte nicht mit Kritik eingeläutet werden.
Erkenntnis:
Es sollte offen und ergebnisunsicher in das Feedbackgespräch gegangen werden, jedoch ist eine grobe Gesprächsstruktur vorteilhaft. Es geht nicht darum, direkt ein Problem zu lösen, sondern einen gemeinsamen Konsens zu generieren und den Gegenüber zu verstehen. Außerdem sollte der Status Quo angenommen, verschiedene Wahrnehmungen geschildert und als gleichwertig betrachtet werden.
Ergebnis:
Es ist relevant hier den gemeinsamen Konsens zu entwickeln. Wahrnehmungen, Erwartungen und Notwendigkeiten sollen in diesem Schritt “übereinander” gelegt und nach Schnittstellen gesucht werden. Des Weiteren sollen Verbindlichkeiten geschaffen werden, in dem die Ergebnisse definiert und Zeitpunkte festgelegt werden, bis wann sich etwas verändert haben soll. :
Wichtige Tipps für erfolgreiche Jahresgespräche
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Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Feedbackgespräch
An erster Stelle steht die Vorbereitung für das Feedbackgespräch, als Gedächtnisstütze kann ein Leitfaden oder eine Checkliste helfen. Beide Parteien sollten sich Gedanken machen, welche Punkte sie im Gespräch mit dem Chef bzw. Mitarbeiter anbringen möchten. Nach erfolgreicher Vorbereitung ist wichtig, dass sich jeder auf das Gespräch einlässt und die dort besprochenen Dinge, wie zum Beispiel unangemessenes Verhalten des Mitarbeiters, auch an sich heranlässt. Über ein Lob freuen sich vermutlich sowohl die Mitarbeitenden als auch die Führungskräfte. Kritik sollte so formuliert werden, dass sie nicht verletzend ist, aber trotz allem beim Gegenüber etwas bewirkt. Ein Beispiel wäre das Nachdenken und eine Anpassung der Arbeitsweise. Dabei gilt es, die vereinbarten oder besprochenen Dinge nicht nach außen zu tragen. Das Feedbackgespräch muss deshalb in einem abgeschlossenen Raum stattfinden, in dem ausreichend Ruhe ist und der zeitliche Rahmen auch gewahrt werden kann. Es ist wichtig, dass ein solches Gespräch nicht innerhalb kürzester Zeit abgewickelt wird, sondern genug Zeit besteht, um Fragen beantworten zu können und um gemeinsame neue Ziele zu formulieren.
Fazit
Ein Feedbackgespräch ist ein wichtiger Teil einer guten Zusammenarbeit. Es hilft, Erwartungen klar zu besprechen, Stärken zu erkennen und Entwicklungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Gerade nach der Probezeit kann ein offenes Gespräch für beide Seiten Sicherheit geben und kann die weitere Zusammenarbeit fördern. Ein ehrlicher Dialog schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass Missverständnisse früh geklärt werden. Unternehmen können ihre Mitarbeitenden gezielt fördern, wenn Rückmeldungen regelmäßig, respektvoll und auf Augenhöhe erfolgen. Mitarbeitergespräche tragen dazu bei, Motivation und Leistung langfristig zu verbessern. Ein gutes Feedbackgespräch ist keine Kritikrunde, sondern eine Chance für gemeinsames Wachstum. Wer konstruktives Feedback gibt und annimmt, kann die Zusammenarbeit nachhaltig verbessern und eine positive Arbeitsatmosphäre schaffen. Grundlage dafür sind klare Kommunikation, gegenseitiger Respekt und nachvollziehbare und realistische Ziele.