Bei Zeitmanagement handelt es sich um eine Methode, das Vorgehen innerhalb der Arbeitszeit möglichst effektiv zu organisieren. Zeitfressende Ablenkungen, Entscheidungen und ineffektive Vorgehensweisen werden dadurch eliminiert. Es gibt verschiedene Methoden des Zeitmanagements, die Interessierte ausprobieren können. Zeitmanagement bedeutet immer auch Selbstmanagement, da diese Art der Organisation individueller Natur ist.
Störfaktoren eliminieren beim Zeitmanagement
Ein wichtiger Teil des Zeitmanagements ist der Ausschluss von Ablenkungen, die erfahrungsgemäß viel Zeit und Produktivität kosten. Diese auszuschließen, gehört zum Selbstmanagement, ohne das ein Zeitmanagement nicht möglich ist. Häufige Ablenkungen im Arbeitsalltag sind zum Beispiel soziale Medien, E-Mails und Nachrichten über Messenger. Wer die Möglichkeit hat, sollte diese Störquellen in den aktiven Arbeitsphasen ausschließen.
Zeitplanung: Prioritäten setzen im Zeitmanagement
Meist stehen viele verschiedene Aufgaben am Tag an. Manche von ihnen sind angenehmer als andere, und die meisten Menschen sind versucht, diese zuerst zu erledigen, um ein Erfolgserlebnis zu haben. Besser ist es allerdings, die Prioritäten nach Dringlichkeit zu setzen: Was als Erstes fertig sein muss, sollte auch zuerst erledigt werden. Diese Zeitplanung bzw. solche Zeitmanagement-Methoden nehmen Druck aus dem Tag.
Pausen sind wichtig im Zeitmanagement
Niemand kann durchgehend konzentriert und produktiv bleiben, vor allem, wenn unterschiedliche Aufgaben anstehen. Als für die Produktivität hilfreich hat sich eine Einteilung erwiesen, in denen jeweils nach 55 Minuten eine Pause von fünf Minuten und nach zwei Stunden fokussierter Arbeit eine Pause von 30 Minuten eingelegt wird. Das ist allerdings als Richtlinie zu verstehen – niemand sollte eine gut laufende Tätigkeit oder wichtige Entscheidungen unterbrechen, nur weil es theoretisch gerade Zeit für die selbst angesetzte Pause wäre.
Verschiedene Methoden für das Zeitmanagement
Es gibt inzwischen viele verschiedene Methoden für das Zeitmanagement. Welche Zeitmanagement-Methode sich jeweils eignet, müssen Interessierte selbst herausfinden.
Zeitmanagement nach dem Eisenhower-Prinzip
Die anfallenden Aufgaben werden beim Eisenhower-Prinzip den Kategorien A, B, C und D zugeordnet.
- A: Die Aufgaben sind wichtig und dringend, also sofort zu erledigen.
- B: Die Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend, sie werden fest eingeplant.
- C: Die Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig, man kann sie gegebenenfalls delegieren.
- D: Die Aufgaben sind weder wichtig noch dringen, können also delegiert oder gar eliminiert werden.
Das Pareto-Prinzip
Verschiedene Aufgaben wirken sich unterschiedlich stark auf das Endergebnis aus. Die Pareto-Methode geht davon aus, dass nur ein Fünftel der Aufgaben vier Fünftel des Endergebnisses ausmachen. Die Identifikation und Bearbeitung dieser wichtigeren Aufgaben stehen hier im Vordergrund – so organisieren viele Teams ihre Prioritäten.
Timeboxing
Das Timeboxing ist eine Methode, die für alle diejenigen geeignet ist, die nur unter Druck produktiv arbeiten können: Einzelnen Tätigkeiten wird jeweils eine realistische Zeitspanne zugeordnet, innerhalb derer sie zu erledigen sind. So liegt der Fokus innerhalb des entsprechenden Zeitblocks nur auf dieser Aufgabe, weil die selbst gesetzte Deadline eingehalten werden muss.
Die 40-30-20-10-Regel
Hier gilt es, zunächst alle Tätigkeiten zu priorisieren nach „sehr wichtig“, „wichtig“, „weniger wichtig“ und „nicht wichtig“. 40 Prozent der verfügbaren Arbeitszeit werden dann den wichtigsten Aufgaben gewidmet, 30 Prozent den wichtigen, 20 Prozent den weniger wichtigen und 10 Prozent den nicht wichtigen. Das hat den Vorteil, dass am Ende des Tages nichts Wichtiges liegenbleibt, wenn die Zeit nicht reicht. Ebenfalls wichtig: Sinnvolle Pausen zwischen Aufgabenblöcken.
Weitere Methoden und Tipps für das Zeitmanagement
Es hilft, immer mit Listen zu arbeiten. Diese können digital vorliegen oder händisch angefertigt werden, ganz nach Belieben. Wer morgens seine Aufgaben niederschreibt und in die richtige Reihenfolge bringt, kann sie über den Tag hin streichen oder löschen, sobald sie erledigt sind, und hat so immer den Überblick über Fortschritte und Zeitplan.
Ein wichtiger Grundsatz des Zeitmanagements und aller Zeitmanagement-Methoden ist auch, dass zeitliche Puffer notwendig sind. Je nachdem, wie unterschiedliche die Tätigkeiten im Laufe des Tages sind und ob Wege (etwa zu Kundengesprächen) nötig werden, sollte immer etwas Extrazeit eingeplant werden: Es passiert immer etwas Unvorhergesehenes, das den sorgfältigen Plan beeinträchtigen kann.
