Die Projektorganisation umfasst die Gliederung, die Gestaltung und den planmäßigen Ablauf eines Projekts. Projektorganisation ist, wie das Projekt selbst, stets temporär: Ein Projekt hat immer individuelle Inhalte, zeitliche Vorgaben sowie finanzielle und personelle Rahmenbedingungen. Die in Unternehmen oft praktizierte Linienorganisation, die in den ständigen Abteilungen funktioniert, kann diesen einzigartigen Punkten meist nicht gerecht werden. Für jedes Projekt muss eine eigene Organisationsform gefunden werden.
Das macht die Projektorganisation aus
Es gibt für ein Projekt jeweils eigens geschaffene Gruppierungen und Zuständigkeiten, etwa:
- das Projektmanagement
- den Projektleiter, der die Weisungsbefugnis besitzt
- die Projektmitarbeiter bzw. das Projektteam
Das Projektteam setzt sich meist aus Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen zusammen, da für das Projekt unterschiedliche fachliche Kompetenzen benötigt werden. Der Projektleiter muss sich mit den Führungskräften der verschiedenen Abteilungen bei der Koordination abstimmen: Für den Zeitraum, in dem das Projekt durchgeführt wird, werden die Projektmitarbeiter aus ihren eigentlichen Abteilungen gelöst, sodass sie sich ausschließlich mit den Aufgaben für das reine Projekt beschäftigen können.
Je nach Umfang des Projekts kann es einen Lenkungsausschuss geben. Dabei handelt es sich um das oberste beschlussfassende Gremium der Projektorganisation. Der Vorsitzende fällt die Entscheidungen, während die anderen Mitglieder beratend tätig sind. Der Lenkungsausschuss wahrt die Interessen aller am Projekt Beteiligten.
Die Ziele der Projektorganisation
Eine gute und den Projekten angepasste Organisation verfolgt mehrere Ziele:
- Erreichung der Projektziele mit den zur Verfügung stehenden Mitteln zum angestrebten Zeitpunkt und in der geplanten Qualität
- schnellere und bessere Entscheidungen im Rahmen des Projekts
- verringerten Koordinationsaufwand
- höhere Flexibilität
- bestmögliche Nutzung von Synergien und Kompetenzen
Diese Ziele lassen sich erreichen, wenn die Organisation den Projekten ideal angepasst wird.
Verschiedene Formen der Projektorganisation
Es gibt verschiedene Organisationsformen für Projekte. Die wichtigsten sind:
- Die reine Projektorganisation – die Projektmitarbeiter sind ausschließlich im Rahmen des Projekts tätig, während die Projektleitung die fachliche und die disziplinarische Weisungsbefugnis hat. Die Vorteile sind klare Strukturen und einfache Kommunikation, die Nachteile beim Fehlen der Mitarbeitenden in ihren eigenen Abteilungen für die Dauer des Projektes und bei der oft schwierigen Wiedereingliederung nach Projektende.
- Die Stabsorganisation – hier gibt es oft kein festes Projektteam und der Projektleiter hat weder die fachliche noch die disziplinarische Weisungsbefugnis. Diese Form der Projektorganisation eignet sich bei Projekten, die in der ganzen Organisation oder im ganzen Unternehmen Veränderungen vornehmen und alle Mitarbeitenden betreffen. Diese Projekte werden von der Geschäftsleitung priorisiert und die Projektleitung hat flexibel Zugriff auf Ressourcen und Zuarbeit aus den einzelnen Abteilungen. Die Vorteile liegen hier darin, dass die Organisationsstruktur nicht angepasst werden muss und die Mitarbeitenden ihre jeweiligen Abteilungen nicht verlassen. Der Arbeitsalltag wird also wenig beeinträchtigt. Nachteilig sind komplizierte und zeitraubende Koordination und Abstimmung und die schwierige Umsetzung von Maßnahmen.
- Die Matrixorganisation – hier werden die beiden oben genannten Projektorganisationen miteinander gemischt. Die am Projekt Beteiligten stehen dem Projekt zu einem gewissen Prozentsatz ihrer Arbeitszeit zur Verfügung, verbleiben sonst aber in ihren Abteilungen. Das disziplinarische und fachliche Weisungsrecht für die alltäglichen Aufgaben liegt bei den Abteilungsleitern, während der Projektleiter das fachliche Weisungsrecht für Projektinhalte innehat. Vorteilhaft ist hier, dass die Mitarbeitenden in ihren Abteilungen verbleiben und der Zugriff auf Ressourcen flexibel möglich ist. Nachteile sind etwa das hohe Konfliktpotenzial zwischen Projekt und Abteilungen und die Schwierigkeit bei der Priorisierung.
Welche Organisationsform sich im Einzelfall eignet, hängt von Art und Umfang des Projekts ab. Das Projektmanagement wägt die Vorteile und Nachteile der Organisationsformen gegeneinander ab und entscheidet sich für die individuell passende.
