Personalkennzahlen werden auch HR-Kennzahlen genannt. Es handelt sich dabei um meist quantitative Messwerte, die dem Unternehmen Informationen bereitstellen, anhand derer die Verantwortlichen strategische Entscheidungen treffen können. Die Kennzahlen spielen eine wichtige Rolle im Personalmanagement und Personalcontrolling.
Unterscheidung zwischen quantitativen und qualitativen Personalkennzahlen
Es gibt eine ganze Reihe von qualitativen Kennzahlen rund um das Personal, die die HR ohne große Aufwände erheben kann. Der Anteil der Frauen an der Belegschaft etwa lässt sich leicht ermitteln, und die Berechnung der angefallenen Überstunden ist ebenfalls kein Problem.
Komplizierter wird es bei den sogenannten qualitativen Personalkennzahlen, die etwa die Zufriedenheit, die Motivation, die Leistungsfähigkeit und das Engagement der Mitarbeitenden betreffen. Sie sind ein guter Indikator für die Fluktuation im Unternehmen. Unternehmen tun gut daran, auch die qualitativen Kennzahlen zu erheben, da diese ihnen die Möglichkeit geben, frühzeitig gegenzusteuern, falls die Belegschaft unzufrieden sein sollte.
Beispiele für Personalkennzahlen / HR-Kennzahlen
Es gibt eine ganze Reihe von Kennzahlen rund um die Mitarbeitenden und den Personalbestand, die dem Personalmanagement dabei helfen, die Situation zu analysieren. Dazu zählen:
- die Anzahl der Mitarbeitenden nach Region, Filiale oder Geschäftszweig – sie gibt Aufschluss über den Personalbestand und Personalbedarf, ist zudem wichtig für den Jahresabschluss
- der Umsatz je Mitarbeiter – die Kennzahl setzt den Umsatz und die Anzahl der bezahlten Mitarbeitenden ins Verhältnis
- die Fehlzeitenquote – diese ist nicht gleichbedeutend mit der Krankheitsquote, da sie alle anderen Fehlzeiten mit inkludiert (etwa für Fortbildungen, wegen Absentismus, für Sonderurlaub u.a.)
- die Personalstruktur – aufgeschlüsselt nach Geschlecht, Alter, Betriebszugehörigkeit, Nationalität, Auszubildendenquote, Frauenquote, Teilzeitquote, Vertragsart, Art des Entgelts, Bildungsniveau, Anteil der Führungskräfte
- das Gehalt je Mitarbeiter – diese Kennzahl hilft dabei, die Entwicklung der Gehälter im Auge zu behalten, und erleichtert gleichzeitig den Vergleich mit der Konkurrenz
- Kosten für das Recruiting – an der Kennzahl lässt sich ablesen, ob der Aufwand, den die Personalabteilung mit der Personalbeschaffung im Recruiting hat, in einem vertretbaren Verhältnis zu den Erfolgen steht oder ob sich hier eventuell ein Outsourcing lohnen würde
- die Krankheitsquote liefert einerseits harte Fakten, da sie eindeutig die Tage erfasst, an denen die Mitarbeitenden krank sind – andererseits aber ist sie als Indikator auch ein Hinweis auf die Zufriedenheit der Belegschaft, da unzufriedenere Angestellte häufiger krank sind als zufriedene (interessant zu sehen ist dies, wenn in verschiedenen Abteilungen die Krankheitsquote weit auseinanderklafft, obwohl die Risiken vergleichbar sind)
- Fortbildungskosten – diese Kennzahl gibt Aufschluss darüber, wie wichtig dem Unternehmen die Personalentwicklung in den verschiedenen Abteilungen ist und ob sie den Personalbedarf an höheren Stellen auch aus den eigenen Reihen zu decken versucht (auch für die Zufriedenheit der Angestellten wird sie oft herangezogen, da Fortbildungs- und Karrieremöglichkeiten im Unternehmen als positiv für das Arbeitsklima gelten)
Um qualitative HR-Kennzahlen zu erheben, müssen nicht unbedingt Umfragen durchgeführt werden – die Eindrücke hier sind häufig subjektiv und spiegeln nicht exakt das Bild wider, das das Unternehmen abgibt. Stattdessen können Verantwortliche aus der HR die Fehlzeitenquote (speziell auch wegen Absentismus) und die Krankheitsquote analysieren, die Überstunden anschauen, die Fortbildungskosten in Betracht ziehen und überlegen, was das Unternehmen bislang für die Mitarbeiterbindung getan hat.
Darum sind Personalkennzahlen hilfreich
Das Personal ist ein Faktor im Unternehmen, der viele finanzielle Ressourcen verschlingt, ohne dass sich diese direkt mit einem Ergebnis ins Verhältnis setzen lassen würden. Über die Berechnung der verschiedenen Personalkennzahlen und HR-Kennzahlen kann sich das Personalcontrolling diesem Ergebnis jedoch nähern und festlegen, in welchem Bereich die Ausgaben lohnenswert sind und in welchem Nachbesserungen vorgenommen werden müssten. Die Kennzahlen stützen Entscheidungen, die zugunsten der Unternehmensziele getroffen werden.
