Der japanische Begriff Kaizen wird aus den Bestandteilen „Kai“ für „Veränderung“ und „Zen“ für „zum Besseren“ zusammengesetzt. Er bezeichnet als Methode und Prinzip die andauernde Verbesserung von Services, Abläufen, Produkten, Prozessen und Arbeitsplätzen durch die Mitarbeitenden eines Unternehmens. In Deutschland wird Kaizen oft gleichgesetzt mit dem Begriff des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).
Kaizen lässt sich überall anwenden
Ist Kaizen auch japanischen Ursprungs und wurde das Prinzip zunächst nur bei Toyota in der Montage eingesetzt, lässt sie sich doch auf Unternehmen aller Branchen übertragen. Das gelingt, weil die Verbesserungen und Veränderungen in allen Unternehmensbereichen stattfinden können und sollen – die Denkweise ist also universell. Wichtig für die Umsetzung der Methoden zur Verbesserung ist die Kritikorientierung der Unternehmen: Mitarbeitende werden jederzeit dazu angehalten, ihre Ideen für eine positive Veränderung auszusprechen. Die Vorgesetzten und die Führungsriege sollten immer bereit sein, die Vorschläge zu prüfen und umzusetzen. Die mögliche kontinuierliche Verbesserung umfasst etwa:
- Prozesse
- den Arbeitsplatz
- Produkte
- den Service
- Tätigkeiten
- Abläufe
- die Arbeitsweise
Damit die Mitarbeitenden überhaupt auf Ideen für die Verbesserung und mögliche Veränderungen kommen, sollten sie dazu aufgefordert werden, ihre Vorgehensweise laufend kritisch zu hinterfragen.
Kaizen und Kundenorientierung
Die Kundenorientierung ist ein wichtiger Faktor im Kaizen – jeder Prozess wird im Nachhinein aus Kundensicht betrachtet und auf Möglichkeiten zur Verbesserung untersucht. Allerdings ist der Begriff ein Stück weit irreführend, da er im japanischen Original der Methode sowohl Kundinnen und Kunden als auch Mitarbeitende umfasst. Letztere sind insofern Kunden und Kundinnen, als sie Input, Aufträge, Teilprodukte, Arbeitsmaterialien und mehr von Kolleginnen und Kollegen erhalten. Diese kontinuierliche Interaktion wird als Lieferanten-Kunden-Service betrachtet. Man nennt Mitglieder der Belegschaft daher auch interne Kundschaft – im Gegensatz zu den externen Kunden und Kundinnen, die Dienstleistungen oder Produkte kaufen.
Kaizen-Ziele
Es gibt mehrere Ziele im Kaizen, die durch den kontinuierlichen Verbesserungsprozess und diese Denkweise erreicht werden können:
- Einsparung von Zeit, Geld und Materialien
- Leistungsverbesserung durch nachträgliche Betrachtung aller Prozesse
- Verbesserung über Abteilungsgrenzen hinweg
- Erkennen und Ausmerzen von Schwachstellen
- Optimierung der Arbeitsplätze
Läuft die Arbeit reibungslos und effizient und wird der Arbeitsplatz verbessert, steigt dank laufendem Verbesserungsprozess auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Das bedeutet, dass weniger Krankheitstage anfallen und weniger Fluktuation stattfindet. Beides ist wichtig im Wettbewerb um die umkämpften Fachkräfte.
Voraussetzungen für Kaizen
Damit die Kaizen-Methode im Unternehmen funktionieren kann, müssen bestimmte Voraussetzungen gegeben sein:
- Die Betrachtung und Analyse der Arbeitsweise sind andauernde Prozesse, der jederzeit im Alltag stattfinden.
- Der Führungsstil im Unternehmen muss für diese Methode kooperativ sein, da die Entwicklung und auch die Umsetzung von Ideen für einen besseren Arbeitstag immer durch Führungskräfte und Mitarbeitende gemeinsam geschehen. Wichtig ist, dass die Vorgesetzten bereit sind, den Mitarbeitenden Verantwortung zu übertragen.
- Gute Kommunikation und Informationsübermittlung in alle Richtungen ist notwendig.
- Entscheidungen werden gemeinschaftlich getroffen und Ziele klar und verständlich formuliert.
- Der Prozess zur Umwandlung wird bei Bedarf von einem abteilungsübergreifenden Team getragen, für das es eigene Veranstaltungen gibt – nur so können Abläufe verbessert werden, die mehrere Teile des Unternehmens betreffen.
Kaizen lässt sich als Methode vor allem in Unternehmen durchsetzen, deren Mitarbeitende gut qualifiziert und kreativ sind. Sie sollten Lust haben, sich aktiv in das Unternehmensgeschehen einzubringen, Verantwortung zu übernehmen und die Verbesserungen voranzutreiben. Derartige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dem Unternehmen oft länger treu als andere, weil sie sich damit identifizieren.
