Kaizen

Kaizen beschreibt eine Denkweise, bei der Arbeitsabläufe Schritt für Schritt verbessert werden. Der japanische Begriff setzt sich aus „Kai“ für Veränderung und „Zen“ für besseren bzw. guten Zustand zusammen. Bei diesem Prinzip geht es nicht unbedingt um eine große Neuerung, sondern um viele kleine Verbesserungen im Alltag. Beim Kaizen können Beschäftigte selbst Ideen einbringen und Probleme an ihrem Arbeitsplatz erkennen. So wird Optimierung zu einer gemeinsamen Aufgabe. Ziele von Kaizen können durch den fortlaufenden Verbesserungsprozess erreicht werden. In Deutschland wird dieser Ansatz häufig mit KVP verbunden. Dies steht für kontinuierlichen Entwicklungsprozess und verfolgt das Ziel, Qualität, Abläufe und Zusammenarbeit dauerhaft zu optimieren. Diese Vorgehensweise wird im Qualitätsmanagement und in der Produktion eingesetzt, kann aber auch in Büros oder Dienstleistungen sinnvoll sein. 

Kaizen: Überall anwendbar

Ist Kaizen auch japanischen Ursprungs und wurde das Prinzip zunächst nur bei Toyota in der Montage eingesetzt, lässt sie sich doch auf Unternehmen aller Branchen übertragen. Das gelingt, weil die Optimierungen und Veränderungen in allen Unternehmensbereichen stattfinden können und sollen. Die Denkweise ist also universell. Wichtig für die Umsetzung der Methoden zur Verbesserung ist die Kritikorientierung der Unternehmen. Mitarbeitende werden jederzeit dazu angehalten, ihre Ideen für eine positive Veränderung auszusprechen. Die Vorgesetzten und die Führungsriege sollten immer bereit sein, die Vorschläge zu prüfen und umzusetzen. Die mögliche kontinuierliche Verbesserung umfasst etwa:

• Prozesse
• den Arbeitsplatz
• Produkte
• den Service
• Tätigkeiten
• Abläufe
• die Arbeitsweise

Damit die Mitarbeitenden überhaupt auf Ideen für die Verbesserung und mögliche Veränderungen kommen, sollten sie dazu aufgefordert werden, ihre Vorgehensweise laufend kritisch zu hinterfragen.

Kaizen und Kundenorientierung

Die Kundenorientierung ist ein wichtiger Faktor im Kaizen. Jeder Prozess wird im Nachhinein aus Kundensicht betrachtet und auf Möglichkeiten zur Verbesserung untersucht. Allerdings ist der Begriff ein Stück weit irreführend, da er im japanischen Original der Methode sowohl Kundinnen und Kunden als auch Mitarbeitende umfasst. Letztere sind insofern Kunden und Kundinnen, als sie Input, Aufträge, Teilprodukte, Arbeitsmaterialien und mehr von Kolleginnen und Kollegen erhalten. Diese kontinuierliche Interaktion wird als Lieferanten-Kunden-Service betrachtet. Man nennt Mitglieder der Belegschaft daher auch interne Kundschaft, im Gegensatz zu den externen Kunden und Kundinnen, die Dienstleistungen oder Produkte kaufen.

Ziele von Kaizen

Es gibt mehrere Ziele im Kaizen, die durch den kontinuierlichen Optimierungsprozess und diese Herangehensweise erreicht werden können:

• Einsparung von Zeit, Geld und Materialien
• Leistungsverbesserung durch nachträgliche Betrachtung aller Abläufe
• Verbesserung über Abteilungsgrenzen hinweg
• Erkennen und Ausmerzen von Schwachstellen
• Optimierung der Arbeitsplätze

Läuft die Arbeit reibungslos und effizient und wird der Arbeitsort weiterentwickelt, steigt dank laufendem Verbesserungsprozess auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Das bedeutet, dass weniger Krankheitstage anfallen und weniger Fluktuation stattfindet. Beides ist wichtig im Wettbewerb um die umkämpften Fachkräfte.

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Voraussetzungen für Kaizen

Damit die Methoden von Kaizen im Unternehmen funktionieren kann, müssen bestimmte Voraussetzungen gegeben sein:

• Die Betrachtung und Analyse der Arbeitsweise sind andauernde Abläufe, der jederzeit im Alltag stattfinden.
• Der Führungsstil im Unternehmen muss für diese Methode kooperativ sein, da die Entwicklung und auch die Umsetzung von Ideen für einen besseren Arbeitstag immer durch Führungskräfte und Mitarbeitende gemeinsam geschehen. Wichtig ist, dass die Vorgesetzten bereit sind, den Mitarbeitenden Verantwortung zu übertragen.
• Gute Kommunikation und Informationsübermittlung in alle Richtungen ist notwendig.
• Entscheidungen werden gemeinschaftlich getroffen und Ziele klar und verständlich formuliert.
• Der Prozess zur Umwandlung wird bei Bedarf von einem abteilungsübergreifenden Team getragen, für das es eigene Veranstaltungen gibt. Nur so können Abläufe verbessert werden, die mehrere Teile des Unternehmens betreffen.

Kaizen lässt sich als Ansatz vor allem in Unternehmen durchsetzen, deren Mitarbeitende gut qualifiziert und kreativ sind. Sie sollten Lust haben, sich aktiv in das Unternehmensgeschehen einzubringen, Verantwortung zu übernehmen und die Verbesserungen voranzutreiben. Derartige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dem Unternehmen oft länger treu als andere, weil sie sich damit identifizieren.  

Fazit

Kaizen zeigt, dass nachhaltige Fortschritte nicht unbedingt durch große Projekte entstehen müssen. Entscheidend ist, regelmäßige kleine Schritte zu prüfen und aus Erfahrungen zu lernen. Die Idee wird aufgegriffen und macht sie zu einem festen Bestandteil in betrieblichen Abläufen. Mitarbeitende können ihr Wissen einbringen, da sie die Prozesse täglich miterleben. Kaizen funktioniert dann, wenn Weiterentwicklungen nicht nur beschlossen, sondern auch gemessen und als neuer Standard festgehalten werden. Gleichzeitig sollte es nicht mit ständigem Aktionismus verwechselt werden. Eine Änderung ist sinnvoll, wenn sie ein konkretes Problem löst oder einen Ablauf optimiert. Kaizen kann dazu beitragen, Qualität, Effizienz und Arbeitsbedingungen langfristig im Unternehmen und Alltag weiterzuentwickeln. In Deutschland wird der Ansatz oft mit KVP verbunden.