Die Personalverwaltung (auch: Personalmanagement) ist für alle administrativen, auf das Personal bezogenen Prozesse in Unternehmen, Behörden und Organisationen verantwortlich. Dabei bewegt sie sich in dem Rahmen, den Tarifverträge, Arbeitsrecht, Sozialrecht, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge der einzelnen Mitarbeitenden vorgeben. Viele Prozesse und Tätigkeiten im Personalmanagement sind durch die Digitalisierung stark vereinfacht worden.
Die Aufgaben der Personalverwaltung: Einstellung, Zeiterfassung, Analyse von Fehlzeiten & Co.
In der Personalabteilung werden alle administrativen Prozesse abgewickelt, die mit dem Personal zusammenhängen, etwa:
- die Erstellung der Arbeitsverträge mit den jeweils individuellen Absprachen
- die regelmäßige Zahlung von Lohn oder Gehalt
- die Zeiterfassung
- die Bearbeitung von Anträgen durch die Mitarbeitenden (etwa für Urlaub, eine Fortbildung oder auch ein Sabbatical)
- die Bearbeitung von Krankmeldungen und Erfassung von Fehlzeiten
- die Bearbeitung und Weitergabe von Meldebescheinigungen an Sozialversicherungsträger oder Behörden
- das Anlegen, Verwalten und Führen von Personalakten
- das Führen von Personalstatistiken (so lässt sich beispielsweise eine steigende Fluktuation leicht ablesen, sodass die Vorgesetzten die Gründe herausfinden und Gegenmaßnahmen ergreifen können)
In der Personalverwaltung werden alle Veränderungen im Personalbestand erfasst, also Neueinstellungen, Beförderungen, Schulungen und Weiterbildungen sowie Kündigungen.
Eine für Mitarbeitende in der HR eher langweilige, aber unglaublich wichtige administrative Aufgabe ist die monatliche Gehaltszahlung. Den meisten Mitarbeitenden sind die Aufgaben der Personaladministration relativ egal, solange sie nicht davon betroffen sind. Allerdings verlassen sie sich darauf, dass der Lohn oder das Gehalt immer zu einem bestimmten Tag auf dem Konto ist. Versäumnisse in diesem Zusammenhang führen sehr schnell zu Unzufriedenheit und können auch ein Grund für einen Jobwechsel sein.
Personalverwaltung und Digitalisierung
Die Tätigkeiten in der Personalverwaltung und Personaladministration haben sich durch die Digitalisierung stark verändert:
- Es gibt die physische Personalakte nicht mehr, das Wälzen schwerer Aktenordner fällt dadurch weg.
- Es kommt zu weniger Fehlern durch schwer leserliche Handschriften oder Übertragungsfehler durch das Ausfüllen von Dokumenten per Hand.
- Dokumente werden nicht mehr versehentlich falsch abgelegt, was ihr Wiederfinden fast unmöglich gemacht hat.
- Informationen zu einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter lassen sich mit einem Klick aufrufen und einfach bearbeiten.
Die Tools, die die Personalverwaltung verwendet, müssen den Datenschutz gewährleisten können, da alle Personalakten und alle relevanten Informationen der Belegschaft hier gesammelt werden.
Personalverwaltung und Employee Self Service
In manchen Unternehmen wird die Personalverwaltung im HR durch bestimmte Tools noch mehr entlastet: Der sogenannte Employee Self Service erlaubt es den Mitarbeitenden, direkt von ihrer Einstellung an ihre Personalakte selbst zu führen. Dafür bekommen sie bestimmte Rechte vom Unternehmen eingeräumt. Die Personalabteilung prüft die Eingaben und hält bei Bedarf Rücksprache mit den Mitarbeitenden. Möglich sind etwa:
- Krankmeldungen inklusive Hochladen von Attesten
- das Stellen und Verwalten von Urlaubsanträgen
- das Anpassen der persönlichen Daten (etwa, wenn sich Adresse oder Familienstand ändern)
- das Erfassen der Arbeitszeiten
- Einsicht in die Zahl der Urlaubstage und Überstunden
- das Erfassen der Arbeitszeiten
- das Abrufen der Gehalts- oder Lohnabrechnung
Durch diese Vorgehensweise fallen viele administrative Aufgaben und Tätigkeiten im HR für die Personalverwaltung weg. Die Mitarbeitenden aus der HR prüfen zwar die Eingaben, die die Angestellten machen, sind aber selbst nicht mehr mit den Eintragungen befasst. Entsprechend bleibt ihnen mehr Zeit für andere Aufgaben – etwa für Maßnahmen für die Personalentwicklung. Dies kommt der Mitarbeiterzufriedenheit zugute und damit letzten Endes auch wieder dem Unternehmen: Zufriedene Mitarbeitende bleiben dem Unternehmen treu, sodass die Kosten für die Personalbeschaffung und die Einarbeitung sinken.
