Der Employee Self Service, zu Deutsch wörtlich übersetzt „Mitarbeiter-Selbstbedienung“, erlaubt es den Mitarbeitenden, bestimmte Daten selbst im HR-System des Unternehmens zu aktualisieren. Arbeitgeber können ihnen die entsprechenden Zugriffsrechte geben. Der Employee Self Service (ESS) bringt verschiedene Vorteile mit sich.
Diese Daten können Arbeitnehmer im Employee Self Service bearbeiten
Die HR-Abteilung kann nach Absprache mit der Geschäftsführung den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im ESS auf bestimmte Daten Zugriff erlauben. Beispielsweise können die Mitarbeitenden ihre digitale Personalakte mit den Stammdaten einsehen. Weiterhin dürfen sie zum Beispiel:
- ihre persönlichen Stammdaten anpassen, wenn es nötig wird (Familienstand, Adresse)
- ihre Arbeitszeiten erfassen
- auf digitalem Weg ihre Gehaltsabrechnung abrufen
- die Anzahl der Überstunden einsehen
- die Anzahl der Urlaubstage einsehen
- ihre Urlaubsanträge stellen
- sich krankmelden
- ihre Atteste hochladen
Mit Krankmeldungen, Urlaubsanträgen und Änderungswünschen muss sich also niemand mehr erst an die Personalabteilung wenden, was die entsprechenden Prozesse im HR verkürzt. Die eingegebenen Daten werden bei Bedarf lediglich den jeweils Verantwortlichen aus der HR vorgelegt, die diese mit einem Klick bestätigen können.
Das sind die Vorteile des Employee Self Service
Der Employee Self Service verschlankt viele HR-Prozesse: Bei der herkömmlichen Vorgehensweise sind die Mitarbeitenden in der Personalabteilung zu einem Großteil ihrer Arbeitszeit nur mit Verwaltungsaufgaben beschäftigt. Sie bekommen von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Änderungswünsche, Anträge und Atteste geschickt und wenden täglich Stunden dafür auf, diesen Aufgaben nachzugehen. Bei der Übertragung können Fehler passieren, vor allem, wenn gerade viel zu tun ist und die Belegschaft sich auf verschiedene Dinge konzentrieren muss.
Tragen die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer selbst wichtige Daten ein, kommt es weniger oft zu Fehlern. Sie wissen schließlich genau, worum es geht. Zudem verkürzen sich die Abläufe, wenn die Anfrage an die HR wegfällt. Die Prozesse werden also beschleunigt und die Fehlerzahlen gesenkt. Die Personalabteilung hat dadurch mehr Zeit für dringende Aufgaben wie Mitarbeiterförderung und Mitarbeiterbindung.
Die Mitarbeitenden selbst haben wegen der gesteigerten Transparenz mehr Vertrauen zum Unternehmen. Ihnen kommt außerdem zugute, dass der Employee Self Service rein digital abläuft: Sie können ihre Daten also von überall her verwalten. Es ist nicht nötig, dass sie dafür vor Ort im Unternehmen sind.
Das ist wichtig beim Employee Self Service
Es gibt mehrere Punkte, die Unternehmerinnen und Unternehmer bei der Einführung eines ESS im HR bedenken sollten:
- Es ist wichtig, dass es sich um ein digitales Tool handelt, also um eine HR-Software, da nur so der Zugriff für bestimmte Daten eingeschränkt werden kann.
- Das Tool sollte intuitiv zu bedienen sein, damit bei der Einführung keine zu langen Erklärungen nötig werden.
- Es muss möglich sein, sich benachrichtigen oder erinnern zu lassen: Vorgesetzte oder HR-Verantwortliche müssen sofort erfahren, wenn sich jemand krankmeldet, Urlaubsanträge stellt oder Arbeitszeiten freigegeben haben möchte. Erinnerungen eignen sich für Geburtstage, für das Auslaufen von Arbeitsverträgen oder für den ersten Arbeitstag neuer Kolleginnen und Kollegen.
Sind alle Voraussetzungen dafür geschaffen, dass die Mitarbeitenden ihre Daten in Eigenverantwortung verwalten können, kommen die oben genannten Vorteile wie Entlastung und Vertrauen durch Transparenz zum Tragen.
