Key Performance Indicators, kurz auch KPIs, sind Schlüsselkennzahlen, die jedes Unternehmen definieren kann, um seine Erfolge bei der Erreichung bestimmter Ziele zu überprüfen. Da sie messbar sind und sich leicht visualisieren lassen, sind sie probate Hilfsmittel. Sie lassen sich für verschiedene Bereiche anlegen – für das gesamte Unternehmen, für bestimmte Abteilungen und Teams oder auch für einzelne Mitarbeitende oder Prozesse. Ein KPI fungiert damit als Leistungskennzahl.
Definition von KPI (Key Performance Indicators)
Der Begriff Key Performance Indicator beschreibt laut Definition eine allgemeine Kennzahl, die sich auf die Leistung, den Erfolg oder die Auslastung eines Unternehmens beziehen. Weitere Bezugsmöglichkeiten sind die Performances einzelner organisatorischer Einheiten des Unternehmens oder auch nur einer Maschine. Die Kennzahlen haben in beinahe jedem Unternehmen Einzug gehalten.
So werden KPIs bestimmt
Wer seine Kennzahlen für die Erreichung von Zielen bestimmt, sollte darauf achten, dass diese einige wichtige Kriterien erfüllen. Es ist hilfreich, beim Festlegen der Ziele nach der sogenannten SMART-Methode vorzugehen. Die Abkürzung steht für:
- spezifisch – die Ziele sollten so spezifisch wie möglich formuliert sein, also keine Begriffe wie „verbessern“ enthalten, sondern konkrete Beispiele und Prozentzahlen enthalten
- messbar – die quantitativen oder qualitativen Fortschritte sollten gemessen werden können
- attraktiv – Ziele sollten so geplant werden, dass die Mitarbeiter motiviert werden und Lust haben, sie zu erreichen
- realistisch – es muss möglich sein, die Ziele bis zum festgesetzten Zeitpunkt mit den zur Verfügung stehenden Mitteln zu erreichen
- terminiert – es gibt einen klaren Zeitpunkt, zu dem das Ziel erreicht sein sollte (und idealerweise auch Zeitpunkte für Zwischenziele)
Die Leistungen, die die jeweiligen Adressaten der Ziele erbringen, werden in Form der Key Performance Indicators gemessen. Wenn die festgelegten Ziele die oben genannten Kriterien erfüllen, ist jeder Fortschritt überprüfbar und für alle nachvollziehbar.
Es gibt zahlreiche verschiedene KPIs
Eine KPI kann je nach Unternehmensbereich ganz unterschiedlich aussehen. Dies sind nur einige Beispiele:
- Umsatzsteigerung, Gewinnsteigerung oder Cashflow
- die Anzahl der Mitarbeiterstunden für Mitarbeit an Projekten
- die Anzahl der Projekte, die a) das Kostenbudget einhalten oder b) im Zeitplan sind
- die durchschnittliche Zeitspanne von der Bestellung bis zur Auslieferung
- die Anzahl abgeschlossener Verträge mit Lieferanten im Jahr
- die Anzahl an Kündigungen durch Mitarbeitende pro Jahr
- die Anzahl der jährlichen Schulungstage
- die Anzahl der Kundenbesuche pro Woche
- die Anzahl der Follower in den sozialen Medien
- die Anzahl der bearbeiteten Kundenbeschwerden pro Tag
- die durchschnittliche Zeit zwischen dem Eingang eines Auftrags und der Warenfreigabe
KPIs gibt es also für alle verschiedenen Abteilungen des Unternehmens. Sie können sehr individuell zugeschnitten werden. Allerdings können zu viele KPIs den Workflow auch unübersichtlich machen respektive in Konkurrenz zueinander stehen. Daher reichen pro Unternehmen etwa vier bis zehn KPIs aus, deren Zusammenstellung aber ganz nach Bedarf einzigartig ist. Wer hingegen Kennzahl an Kennzahl reiht, dem droht eine „Überanalyse“.
Key Performance Indicator: Vorteile der Nutzung der Kennzahlen
Wer KPIs definiert, um die Erreichung seiner Ziele zu überwachen, hat davon verschiedene Vorteile:
- Mithilfe eines Dashboards lassen sich die Leistungskennzahlen übersichtlich visualisieren.
- Es wird während der laufenden Prozesse sichtbar, welche Ziele in Gefahr sind, sodass die Betroffenen Gegenmaßnahmen ergreifen können.
- Teammitglieder können sehen, inwieweit ihre Arbeit zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
- Die Ressourcenplanung fällt anhand der gesammelten Informationen leichter.
Bei der Definition von KPIs sollten sich Unternehmen nicht an Konkurrenten oder Partnerunternehmen orientieren – welche Kennzahlen jeweils relevant sind oder nicht, hängt immer von den individuellen Gegebenheiten eines Unternehmens ab. Auch vorgefertigte Dashboards, die jede einzelne Leistungskennzahl oder den jeweiligen Fortschritt auflisten, sollten besser selbst entworfen werden.
