Key Performance Indicator (kurz KPI) ist eine messbare Kennzahl, mit der Unternehmen prüfen, ob wichtige Ziele erreicht werden. Solche Indikatoren machen Leistungen sichtbar und unterstützen dabei, Entwicklungen über einen bestimmten Zeitraum zu beobachten. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele KPIs zu sammeln, sondern Leistungen zu beobachten die relevant sind. Ein Unternehmen kann beispielsweise den Umsatz, die Kundenzufriedenheit oder die Bearbeitungszeit messen. Solche Indikatoren zeigen Trends. Für Maßnahmen liefern KPIs eine sachliche Grundlage, da Entwicklungen anhand von Daten beurteilt werden können. Durch Messungen der KPIs lassen sich Entscheidungen besser begründen und Ressourcen können gezielter eingesetzt werden.
Das Wichtigste in Kürze:
- Key Performance Indicators (KPIs) sind Schlüsselkennzahlen, die Unternehmen zur messbaren Überprüfung ihrer Erfolge bei der Zielerreichung definieren.
- KPIs können für das gesamte Unternehmen, einzelne Abteilungen, Teams oder auch spezifische Prozesse oder Mitarbeiter festgelegt werden und dienen als Leistungskennzahlen.
- Die Bestimmung von KPIs sollte nach der SMART-Methode (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) erfolgen, um eine klare Überprüfbarkeit des Fortschritts zu gewährleisten.
- Ihre Nutzung ermöglicht eine übersichtliche Visualisierung der Leistung, frühzeitiges Erkennen von Problemen und eine fundierte Ressourcenplanung.
Key Performance Indicator: Definition
Der Begriff Key Performance Indicator beschreibt eine allgemeine Kennzahl, die sich auf die Leistung, den Erfolg oder die Auslastung eines Unternehmens beziehen. Weitere Bezugsmöglichkeiten sind die Performances einzelner organisatorischer Einheiten des Unternehmens oder auch nur einer Maschine. Die Kennzahlen haben in beinahe jedem Unternehmen Einzug gehalten.
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So werden Key Performance Indicator bestimmt
Wer seine Kennzahlen für die Erreichung von Zielen bestimmt, sollte darauf achten, dass diese einige wichtige Kriterien erfüllen. Es ist hilfreich, beim Festlegen der Ziele nach der sogenannten SMART-Methode vorzugehen. Die Abkürzung steht für:
- spezifisch: die Ziele sollten so spezifisch wie möglich formuliert sein, also keine Begriffe wie „verbessern“ enthalten, sondern konkrete Beispiele und Prozentzahlen enthalten
- messbar: die quantitativen oder qualitativen Fortschritte sollten gemessen werden können
- attraktiv: Ziele sollten so geplant werden, dass die Mitarbeiter motiviert werden und Lust haben, sie zu erreichen
- realistisch: es muss möglich sein, die Ziele bis zum festgesetzten Zeitpunkt mit den zur Verfügung stehenden Mitteln zu erreichen
- terminiert: es gibt einen klaren Zeitpunkt, zu dem das Ziel erreicht sein sollte und idealerweise auch Zeitpunkte für Zwischenziele
Die Leistungen, die die jeweiligen Adressaten der Ziele erbringen, werden in Form der Key Performance Indicators gemessen. Wenn die festgelegten Ziele die oben genannten Kriterien erfüllen, ist jede Verbesserung überprüfbar und für alle nachvollziehbar.
Verschiedene KPIs
Eine KPI kann je nach Unternehmensbereich ganz unterschiedlich aussehen. Dies sind nur einige Beispiele:
- Umsatzsteigerung, Gewinnsteigerung oder Cashflow
- die Anzahl der Mitarbeiterstunden für Mitarbeit an Projekten
- die Anzahl der Projekte, die a) das Kostenbudget einhalten oder b) im Zeitplan sind
- die durchschnittliche Zeitspanne von der Bestellung bis zur Auslieferung
- die Anzahl abgeschlossener Verträge mit Lieferanten im Jahr
- die Anzahl an Kündigungen durch Mitarbeitende pro Jahr
- die Anzahl der jährlichen Schulungstage
- die Anzahl der Kundenbesuche pro Woche
- die Anzahl der Follower in den sozialen Medien
- die Anzahl der bearbeiteten Kundenbeschwerden pro Tag
- die durchschnittliche Zeit zwischen dem Eingang eines Auftrags und der Warenfreigabe
KPIs gibt es also für alle verschiedenen Abteilungen des Unternehmens. Sie können sehr individuell zugeschnitten werden. Allerdings können zu viele KPIs den Workflow auch unübersichtlich machen respektive in Konkurrenz zueinanderstehen. Daher reichen pro Unternehmen etwa vier bis zehn KPIs aus, deren Zusammenstellung aber ganz nach Bedarf einzigartig ist. Wer hingegen Kennzahl an Kennzahl reiht, dem droht eine „Überanalyse“.
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Key Performance Indicator: Vorteile
Wer KPIs definiert, um die Erreichung seiner Ziele zu überwachen, hat davon verschiedene Vorteile:
- Mithilfe eines Dashboards lassen sich die Leistungskennzahlen übersichtlich visualisieren.
- Es wird während der laufenden Prozesse sichtbar, welche Ziele in Gefahr sind, sodass die Betroffenen Gegenmaßnahmen ergreifen können.
- Teammitglieder können sehen, inwieweit ihre Arbeit zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
- Die Ressourcenplanung fällt anhand der gesammelten Informationen leichter.
Bei der Definition von KPIs sollten sich Unternehmen nicht an Konkurrenten oder Partnerunternehmen orientieren. Welche Messwerte jeweils relevant sind oder nicht, hängt immer von den individuellen Gegebenheiten eines Unternehmens ab. Auch vorgefertigte Dashboards, die jede einzelne Leistungskennzahl oder den jeweiligen Fortschritt auflisten, sollten besser selbst entworfen werden.
Fazit
KPIs sind ein Werkzeug, um Unternehmensziele messbar und verständlich zu machen. Die Key Performance Indicators zeigen, ob eine gewünschte Entwicklung erreicht wurde. Durch eine Messung werden passende Daten gesammelt und ausgewertet, sodass Fortschritte oder Abweichungen frühzeitig erkannt werden können. So kann beispielsweise der Umsatz oder die Kundenzufriedenheit ermittelt werden. KPIs sind eine Grundlage für datenbasierte Entscheidungsprozesse. Unternehmen sollten Messgrößen verwenden, die zur Strategie passen. So wird der Turnover nicht zum Selbstzweck, sondern zum verständlichen Maß für den tatsächlichen Impact und unterstützt Entscheidungen.