Die digitale Personalakte hat sich in den vergangenen Jahren zu einem wichtigen Bestandteil moderner Personalarbeit entwickelt. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Personalakte nicht mehr nur in Papierform zu führen, sondern Informationen digitaler zu verwalten. Dadurch können Vorgänge vereinfacht und Arbeitsläufe effizienter gestaltet werden. In einer digitalen Lösung werden relevante Unterlagen zentral gespeichert und strukturiert abgelegt. Mitarbeitende aus der Personalabteilung erhalten einen schnellen Zugriff auf benötigte Informationen, sofern entsprechende Berechtigungen vorliegen.
Im Bereich HR gewinnt diese Entwicklung zunehmend an Bedeutung, da Unternehmen flexibler arbeiten und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen erfüllen möchte. Während früher große Papierakten in Aktenschränken aufbewahrt wurden, setzen viele Betriebe heute auf moderne Systeme. Die elektronische Verwaltung erleichtert die Suche nach Daten und unterstützt eine übersichtliche Organisation. Gleichzeitig müssen Datenschutz und Datensicherheit, nach der DSGVO, beachtet werden, da sensible Mitarbeiterinformationen verarbeitet werden. Eine gut strukturierte Personalakte bildet daher die Grundlage für eine zeitgemäße und professionelle Personalverwaltung.
Das Wichtigste in Kürze:
- Die digitale Personalakte ist die elektronische Form der Personalakte und enthält alle wichtigen Mitarbeiterdokumente wie Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Gehaltsentwicklung und Beurteilungen.
- Gegenüber Papierakten bietet sie Vorteile wie Platzersparnis, erhöhte Sicherheit, jederzeitiger Zugriff von überall, automatisierte Erinnerungen und vereinfachte Verwaltungsprozesse.
- Die Einführung erfolgt oft mit Unterstützung externer Anbieter, die das System einrichten und die Digitalisierung der Papierakten vornehmen.
Die Dokumente der digitalen Personalakte
Wie der Papieraktenordner auch enthält die digitale Personalakte alle wichtigen Dokumente und Informationen zu einer Person aus dem Mitarbeiterstab, etwa:
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- die Personaldaten
- den Arbeitsvertrag
- die Bewerbungsunterlagen samt Zeugnissen
- die Lohnsteuerkarte
- den Sozialversicherungsnachweis
- Kopien amtlicher Urkunden
- Zwischenzeugnisse, falls vorhanden
- Beförderungen und Gehaltsentwicklung
- Mitarbeiterbeurteilungen
- Schriftverkehr
- ggf. Nachweise und Dokumente über Weiterbildungen
- ggf. das Gesundheitszeugnis
- ggf. das polizeiliche Führungszeugnis
Alle Unterlagen der digitalen Personalakten sind übersichtlich angeordnet und digitalisiert, sodass die Personalabteilung bei der Suche viel Zeit spart. Wird die digitale Personalakte strukturiert archiviert, laufen die Arbeitsprozesse im Arbeitsalltag schneller ab.
Vorteile der elektronischen Personalakte
Durch die digitale Personalakte können Unternehmen auf verschiedener Weise profitieren. Anfangs ist die Einführung und Organisation von analogen Dokumenten jedoch zeitintensiv:
- Die Archivierung der Akten nimmt im Gegensatz zu Dokumenten aus Papier keinen physischen Platz im Büro weg.
- Es werden keine handschriftlichen Notizen hinzugefügt, die schwer zu entziffern sind und zu Fehlern führen können.
- Es kann kein Dokument abhandenkommen, wie es bei den Akten aus Papier der Fall ist.
- Die Akten sind sicherer, als wenn sie lediglich in Aktenordnern in einem Büroraum gelagert werden.
- Diejenigen, die das Zugriffsrecht auf eine Personalakte haben, wie beispielsweise die Personalabteilung, können jederzeit und von überall her das benötigte Dokument aufrufen und bearbeiten.
- Es ist möglich, Prozesse wie Erinnerungen einstellen zu lassen. Beispiele dafür sind etwa für den Geburtstag der Person, die die Akte betrifft, für ihr Jubiläum in der Firma, für ein anstehendes Personalgespräch oder auch für einen auslaufenden Vertrag. Auf diese Weise versäumt das HR-Team keinen Termin mehr, auch wenn der Arbeitsalltag sehr stressig ist.
- Mit dem passenden Dashboard kann jede und jeder Verantwortliche für die elektronischen Personalakten Aufgaben erstellen und zuweisen.
- Bei Bedarf können auch die Mitarbeitenden selbst Zugriff auf ihre Akte erhalten, um persönliche Daten selbst einzutragen, zu ergänzen oder abzuändern, falls es nötig ist. Die HR prüft in diesem Fall noch einmal gegen und nimmt die Änderungen an der Personalakte ab.
- In der Personalverwaltung ist jede digitale Personalakte mit wenigen Klicks aufgerufen und der Zugriff unkompliziert – langes Suchen für bestimmte Personaldokumente entfällt also.
Inzwischen ist die digitale Personalakte in den meisten Büros angekommen. Nur wenige und vor allem kleinere Unternehmen setzen noch auf Personalakten und Dokumente in Papierform.
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Digitale Personalakte: Einführung ins Unternehmen
Um die digitale Personalakte im Unternehmen einzuführen, sollte dies vorher sorgfältig geplant werden. Bei der Einführung sollte das Unternehmen zunächst analysieren, welche Prozesse angepasst und digitalisiert werden müssen und welche Anforderungen an das System bestehen. Anschließend können bestehende Personalakten schrittweise digitalisieren werden. Dabei werden wichtige Unterlagen eingescannt und in einer sicheren Software abgelegt. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ältere Papierakten zu übernehmen, damit alle Informationen an einem zentralen Ort verfügbar sind. Während der Umstellung ist es wichtig, Mitarbeitende zu schulen und klare Zuständigkeiten festzulegen. Zudem sollte geprüft werden, welche Originale weiterhin aufbewahrt werden müssen.
Moderne Systeme ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Daten und unterstützten die Einhaltung von Datenschutzvorgaben. Eine elektronische Lösung bietet außerdem die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu automatisieren und Informationen leichter bereitzustellen. Wer Personalakten erfolgreich digitalisieren möchte, sollte technische, organisatorische und rechtliche Aspekte gleichermaßen berücksichtigen. So gelingt der Übergang zur modernen und effizienten Verwaltung langfristig und nachhaltig.
Fazit
Die digitale Personalakte bietet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, Vorgänge effizienter zu gestalten und wichtige Dokumente sicher bereitzustellen. Eine digitale Personalakte reduziert den Aufwand für die Verwaltung und sorgt dafür, dass Daten schneller gefunden werden können. Gleichzeitig werden viele Abläufe digitaler gestaltet, wodurch Zeit und Ressourcen eingespart werden. Dennoch ersetzt die Digitalisierung nicht automatisch alle bisherigen Verfahren. Bestimmte Dokumente oder Nachweise müssen weiterhin sorgfältig gespeichert werden. Entscheidend ist, dass die Systeme datenschutzkonform arbeiten und nur berechtigte Personen Zugang erhalten. Der Zugriff auf sensible Personaldaten sollte jederzeit nachvollziehbar sein.
Im Vergleich zu einer klassischen Personalakte aus Papier, lassen sich Informationen deutlich einfacher verwaltet werden, vor allem dann, wenn sie gut strukturiert sind. Deshalb profitieren Unternehmen aber auch Mitarbeitende von einer besseren Organisation. Darüber hinaus unterstützt eine elektronische Lösung die langfristige Archivierung wichtiger Daten. Die digitale Personalakte stellt eine sinnvolle Weiterentwicklung dar. Unternehmen, die weiterhin auf Papierakten setzten, verzichten auf Effizienzpotenziale und moderne Arbeitsmöglichkeiten.