Die Stellenbeschreibung ist ein Instrument der Personalplanung und gibt exakt die Inhalte und Merkmale einer Stelle im Unternehmen wieder: Welche Aufgaben warten auf die Stelleninhaber, welche Ziele werden angestrebt, welche Kompetenzen sind dafür notwendig, welche Pflichten und Verantwortlichkeiten bringt die Stelle mit sich? Die Stellenbeschreibung definiert also die Stelle im Unternehmen als Basis für die Stellenausschreibung oder Stellenanzeige und grenzt sie von anderen ab.
Dafür ist die Stellenbeschreibung gut
Eine detaillierte Beschreibung einer Stelle im Unternehmen hat vielfältigen Nutzen:
- Stelleninhaberinnen und Stelleninhaber können ihre Aufgaben und ihre Position genau nachvollziehen.
- Führungskräfte können die Stellenbeschreibung mit dem Ist-Zustand ihrer Mitarbeitenden vergleichen und feststellen, ob jemand Fortbildungen und zusätzliche Qualifikationen benötigt.
- Die Personalplanung wird vereinfacht.
- Die gerechte Lohnfindung gelingt einfacher.
- Mitarbeitende der Personalabteilung können anhand einiger Punkte aus der Stellenbeschreibung ein exaktes Anforderungsprofil für die passende Stellenausschreibung entwerfen.
- Potenzielle Bewerberinnen und Bewerber können dank dieser Punkte in der Stellenanzeige genau sehen, ob sie auf die Stelle passen.
- Das Anforderungsprofil lässt sich mit nur einem Blick mit den Profilen potenzieller zukünftiger Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen abgleichen.
- Die Stellenbeschreibung bietet eine Grundlage für Zielvereinbarungen und die Überprüfung der Ziele.
Wann immer also eine Unsicherheit über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten entsteht, hilft ein Blick in die Stellenbeschreibung weiter. Die Personalabteilung nutzt Stellenbeschreibungen zudem für die Personalplanung.
Der Inhalt der Stellenbeschreibung
Stellenbeschreibungen sind sehr detailliert. Die meisten Unternehmen nutzen als Grundlage ein Muster, um von Kompetenzen bis zur genauen Position für den potenziellen Arbeitnehmer oder die mögliche Arbeitnehmerin nichts zu vergessen. Sie umfassen:
- die genaue Bezeichnung der Stelle
- die hauptsächlichen Aufgaben der Stelleninhaberin oder des Stelleninhabers
- alle Nebenaufgaben, die bei der Stelle anfallen
- den Verantwortungsbereich, den die Stelle umfasst
- die Pflichten, Kompetenzen und Befugnisse, die mit der Stele einhergehen
- die Ziele, die die Stelleninhaber erreichen sollen
- die Position des direkten Vorgesetzten
- die Positionen der Kolleginnen und Kollegen sowie der Stellvertreterinnen und Stellvertreter
- die unterstellten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, denen gegenüber die Stelleninhaberin oder der Stelleninhaber weisungsbefugt ist
Damit die Stellenbeschreibung tatsächlich alle oben genannten Nutzen erfüllen kann, muss sie jederzeit aktuell sein. Durch Umstrukturierung oder die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter kann es vorkommen, dass die Aufgaben, die Verantwortlichkeiten und die Befugnisse neu verteilt werde. Die Beschreibung sollte jeweils angepasst werden, damit es nicht zu Überschneidungen und Missverständnissen kommt.
Diese Punkte gehören nicht in die Stellenbeschreibung
Bei der Erstellung der Stellenbeschreibung sollten die Verantwortlichen beachten, dass sie die Beschreibung abstrakt halten und keine personenbezogenen Daten auflisten. Diese Punkte gehören nicht in eine Stellenbeschreibung:
- Arbeitsplatzbeschreibung
- Detailinformationen zum Gehalt sowie zu entgeltlichen Sonderleistungen
- der zeitliche Arbeitsumfang
- Angaben zu Urlaubstagen
- Informationen zu einer Befristung des Arbeitsverhältnisses
- Länge der Probezeit
Alle diese Details sind Bestandteile des Arbeitsvertrags mit einem bestimmten Individuum, die in einer allgemeinen Beschreibung fehl am Platze sind.
Nachteile einer Stellenbeschreibung
Auch wenn die Stellenbeschreibung klare Vorteile mit sich bringt, ist sie nicht ohne Nachteile:
- Die Erstellung dauert lange.
- Stellenbeschreibungen müssen regelmäßig gepflegt und angepasst werden.
- Die Stelleninhaberin oder der Stelleninhaber kann sich bevormundet fühlen und streng Dienst nach Vorschrift machen.
- Zu viele Details machen es schwierig, das übergeordnete Ziel zu sehen.
- Eine statische Stellenbeschreibung wird einer dynamischen Arbeitswelt selten gerecht.
- Die Stelleninhaberin oder der Stelleninhaber bearbeitet eventuell nicht eigenverantwortlich Aufgaben, die nicht in der Stellenbeschreibung vorgegeben sind.
Die Stellenbeschreibung bringt also viel Arbeit mit sich, hilft auf der anderen Seite aber auch dabei, Arbeitszeit einzusparen. Je sorgfältiger sie gepflegt ist, desto weniger kommen die Negativpunkte zum Tragen. Wer Stellenbeschreibungen für sein Unternehmen erstellen möchte, findet online zahlreiche passende Muster dafür – so wissen Bewerber und Bewerberinnen genau, welche Qualifikationen sie mitbringen müssen und alles Weitere, was sie erwartet.
