Das Anforderungsprofil ist ein wichtiges Instrument für die Personalabteilung. Es kann bei der Personalplanung, der Personalgewinnung und bei der Personalauswahl zum Einsatz kommen. Es gilt die Definition einer übersichtlichen Darstellung aller Kompetenzen, Qualifikationen, Fähigkeiten und Eigenschaften, die eine Bewerberin oder ein Bewerber für eine bestimmte Position im Unternehmen mitbringen muss. Anforderungsprofile werden in die Stellenanzeigen gesetzt, damit die am Job Interessierten wissen, was von ihnen erwartet wird.
Darum ist das Anforderungsprofil wichtig
Anhand des Anforderungsprofils in der Stellenausschreibung sehen Interessierte, ob sie geeignete Kandidatinnen oder Kandidaten für den Job sind. Entsprechend bekommen die Verantwortlichen im HR weit weniger auf Basis der Stellenbeschreibung unpassende Bewerbungen, was die erste Sichtung und das Aussortieren verkürzt. Für die Bewerberinnen und Bewerber selbst ist das Anforderungsprofil von Vorteil, weil sie weniger Zeit und Geld aufwenden für Bewerbungen für Stellen, für die sie nicht die geeigneten Kompetenzen und Qualifikationen mitbringen.
Die Vorarbeit für das Anforderungsprofil
Ehe die Personalabteilung ein Anforderungsprofil für die Stellenanzeigen erstellen kann, muss es die Anforderungen für die Stelle, also die Stellenbeschreibung, analysieren:
- Welche Aufgaben müssen in dieser Position erledigt werden?
- Welche Fähigkeiten und Kompetenzen sind dafür unabdingbar?
- Welche Qualifikationen durch Studium respektive Aus- und Weiterbildung sollten Grundlage und Voraussetzung sein?
- Welche Eigenschaften oder Soft Skills wären für die Person, die die Stelle erhalten soll, wünschenswert?
Gibt es bereits ein altes Profil für diese Stelle, kann es als Grundlage genutzt werden. Allerdings kann sich im Laufe der Zeit im Arbeitsalltag vieles ändern, daher sollten die oben genannten Fragen auf jeden Fall den Kolleginnen und Kollegen der Abteilung vorgelegt werden, in denen die Stelle zu besetzen ist. Idealerweise wird die Beschreibung der Person abgefragt, die die Stelle aktuell innehat. Ist der Posten vakant, können Vorgesetzte und Teammitglieder die Antworten geben.
Die Erstellung des Anforderungsprofils
Die Erstellung von Anforderungsprofilen ist mit den Antworten auf die oben genannten Fragen verhältnismäßig einfach. Zunächst müssen die Kriterien nach ihrer Relevanz sortiert werden:
- Welche Kriterien sind zwingend notwendig, damit die Person den Job ausüben kann? Das Fehlen notwendiger Qualifikationen ist ein Ausschlussgrund.
- Manche Fähigkeiten und Soft Skills sind zwar auch nötig, können aber im Laufe der Zeit neben der Arbeit erworben werden. Sie sollten idealerweise schon vorliegen, ihr Fehlen ist aber kein Ausschlussgrund.
- Bei bestimmten Eigenschaften wäre es wünschenswert, wenn die Bewerberin oder der Kandidat sie mitbrächte – unbedingt notwendig sind sie aber nicht.
Nach dieser Einordnung können die Verantwortlichen die Anforderungsprofile erstellen. Wichtig ist, dass sie dabei präzise vorgehen und klar formulieren, damit die Kandidatinnen und Kandidaten exakt wissen, woran sie sind: Sie sollten aus der Stellenanzeige ersehen können, welche Qualifikationen wie Studium, Ausbildung oder Weiterbildung Voraussetzung sind, welche fachlichen Kenntnisse und Kompetenzen sie mitbringen sollten und welche sozialen Fähigkeiten wünschenswert wären.
In Anforderungsprofilen unterscheiden zwischen Muss und Kann
Manche Unternehmen erstellen sehr genaue Anforderungsprofile und wundern sich, dass kein einziger passender Kandidat eine Bewerbung eingeschickt hat. In diesem Fall sind die Anforderungen meist zu hoch: Die potenziell Interessierten werden abgeschreckt davon, dass sie zu viele verschiedene Punkte erfüllen müssen. Es kann zum Beispiel sein, dass der bisherige Werdegang und die fachlichen Kenntnisse gut passen, aber die Dauer der Berufserfahrung noch nicht ausreicht.
Unternehmen, die Probleme damit haben, eine Position zu besetzen, sollten die Beschreibung der Stelle und das Anforderungsprofil noch einmal ansehen und überlegen, an welchen Stellen sich Muss-Kriterien durch Wünschenswert-Kriterien ersetzen lassen.
