Das Wichtigste in Kürze:
- Freiwillige Sonderzahlungen sind zusätzliche Zahlungen, die über das Arbeitsentgelt bzw. über das Monatsgehalt hinausgehen
- Freiwillige Sonderzahlungen können in Form von Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Gratifikationen gewährt werden
- Der Gleichbehandlungsgrundsatz sollte bei der Vergabe der Sondervergütungen immer beachtet werden
- unter bestimmten Bedingungen kann es eine Rückzahlungspflicht geben
Sonderzahlungen: Definition und Zweck
Sonderzahlungen sind Zahlungen des Arbeitgebers, die nicht zum laufenden Arbeitsentgelt, also dem Lohn, zählen. Sie sind eine Ergänzung zum Monatsgehalt dar. In der Lohnabrechnung werden sie unter die “sonstigen Bezügen“ oder auch dem sozialrechtlichen Begriff “einmaligen Zuwendungen”. Häufig handelt es sich um eine einmalige Zahlung, die aus oder zu bestimmten Anlässen, zur Förderung der Betriebstreue oder zur Honorierung für die Arbeitsleistung gezahlt wird. Einmalig bedeutet hier, dass diese Sonderzuwendungen nur einmal im Jahr ausgezahlt werden. Zudem können einige Zahlungen eine Stichtagsklausel enthalten, die die Bedingungen für die Auszahlung regelt.
Es gibt jedoch keine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers, Einmalzahlungen wie das Weihnachtsgeld oder die Inflationsausgleichsprämie zu zahlen. Arbeitnehmer können aber trotzdem einen Anspruch auf die Zahlungen haben. Es besteht jedoch nur ein Anspruch, wenn dies im Arbeitsvertrag geregelt bzw. vereinbart ist. Im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, auch TVöD, wird dies sogar gesetzlich in § 20 durch jährliche Sonderzahlungen und in § 23 durch Jubiläumszuwendungen vorgesehen. Ist dieser Tarifvertrag anwendbar, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf diese festgelegte Sonderzahlung. Auch in der Betriebsvereinbarung (BV) oder Dienstvereinbarung (DV) kann ein Anspruch auf die freiwillige Sonderzahlungen festgelegt werden. Betriebsrat und Arbeitgeber können Betriebsvereinbarungen abschließen und dort die Regelungen festlegen. Dort kann vereinbart werden, dass Jubiläumsgelder gezahlt werden oder Einmalzahlungen als Heirats-. Geburts- oder Sterbegeld gewährt werden.
Arten von Sonderzahlungen
Es gibt verschiedene Arten von freiwilligen Sonderzahlungen, die in einem Arbeitsverhältnis vereinbart werden können.
Beispiele dafür sind:
- Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld
- leistungsabhängige Gratifikationen
- Jahressonderzahlungen
- Heirats- oder Geburtshilfen, Sterbegeld
- Jubiläumsgelder bzw. Treueprämien bei Dienst- oder Betriebsjubiläen (beíspielsweise 20 Jahre Betriebszugehörigkeit)
- Inflationsausgleichsprämie
Ein weiteres Beispiel für eine freiwillige Sonderzahlung ist die Abfindung. Der Arbeitnehmer hat für den Verlust seines Arbeitsplatzes Anspruch auf so eine Zahlung. Diese Sonderzahlung hat den Zweck, den Verlust des Arbeitsplatzes und seine wirtschaftlichen Nachteile auszugleichen.
Bonuszahlungen fallen unter den Begriff der Sonderzahlungen. Diese Sonderzuwendungen sind freiwillige Sonderzahlungen, die beispielsweise an das persönliche Erreichen von Leistungszielen geknüpft sind. Diese Zahlungen knüpfen also an das Erreichen bestimmter Ziele oder Leistungen und haben einen Entgeltcharakter. Dazu gehören:
- Leistungsprämien: Erreichen individueller Leistungsziele oder erfolgreiche (Gruppen-) Projekte
- Tantiemen: beteiligung am Unternehmensgewinn wenn dieser sehr hoch war
Solche freiwilligen Sonderzahlungen können außerdem ein Entgeltcharakter haben sowie an bestimmte Bedingungen geknüpft sein und basieren auf der kollektiven Arbeitsleistung der Mitarbeitenden. Bei jeder Zahlung sollte der Gleichbehandlungsgrundsatz immer beachtet werden.
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Verbindliche Zahlungen
Verbindliche Sonderzahlungen sind Zahlungen, die durch den Arbeitsvertrag oder durch geltende Stichtagsregelungen festgelegt sind. Klauseln, die eine Kürzung oder den Ausschluss von Zahlungen vorsehen, können unter Umständen als unwirksam gelten. Verbindliche Zahlungen sind für den Arbeitgeber verpflichtend.
Freiwillige Sonderzahlungen
Freiwillige Sonderzahlungen sind nicht im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgelegt und können jederzeit gewährt oder zurückgezogen werden. Der Freiwilligkeitsvorbehalt ist dabei entscheidend, da der Arbeitgeber die Sondervergütung so nach seinem eigenen Ermessen gestalten kann. So eine Sonderzahlung ist dann einmalig und hat keinen Rechtsanspruch, beispielsweise im nächsten Jahr auch ausgezahlt zu werden. Auch freiwillige Sonderzahlungen sollen das Arbeitsverhältnis verbessern, indem die Motivation und die Betriebstreue verbessert werden.
Ein Rechtsanspruch kann entstehen, wenn der Arbeitgeber die freiwillige Sonderzahlung wiederholt auszahlt. Diese Zahlung wird dann zu einer betrieblichen Übung, weil der Arbeitgeber sie über einen längeren Zeitraum gewährt. Die Voraussetzung ist, dass die Zahlung dreimal hintereinander beispielsweise das Weihnachtsgeld in der gleichen Höhe zahlt. Ist die Sonderzahlung jedoch unter einen Freiwilligkeitsvorbehalt gestellt worden oder von Jahr zu Jahr unterschiedlich hoch, wird die betriebliche Übung ausgeschlossen. Der Rechtsanspruch wird automatisch zum Bestandteil des Arbeitsvertrages oder Tarifvertrags wird. Eine schriftliche Vereinbarung ist hier nicht mehr nötig. Die betriebliche Übung kann vom Arbeitgeber nicht mehr einseitig beseitigt werden. Er müsste entweder den Vertrag kündigen oder eine Änderungskündigung aussprechen. Es muss aber einen Kündigungsgrund geben, wenn der allgemeine Kündigungsschutz greifen sollte. Die betriebliche Übung ist jedoch kein Kündigungsgrund.
Leistungsabhängige Prämien und Gratifikation
Leistungsabhängige Zuschüsse können das Arbeitsverhältnis verbessern. Sie können an bestimmte Ziele geknüpft sein und dienen dazu, die Mitarbeiter zu motivieren sowie die Arbeitsleistung sowie die Betriebstreue zu fördern. Gratifikationen fördern die Betriebstreue auch, sind aber oft einmalige Zahlungen, die an besondere Anlässe und Erfolge gebunden sind. Beide Formen können ein Mischcharakter aufweisen, wenn sie sowohl auf individueller als auch auf kollektiver Leistung basieren. Beide sind zudem freiwillige Sonderzahlungen, die ebenfalls einen Widerrufsvorbehalt beinhalten können und häufig an eine bestimmte Klausel geknüpft sind.
Rückzahlungspflicht
Eine freiwillige Sonderzahlung muss dann vom Arbeitnehmer zurückgezahlt werden, wenn dies vereinbart wurde und nicht zu einer unangemessen langen Zugehörigkeit des Arbeitnehmers führt. Ob diese Rückzahlungspflicht greift, richtet sich nach dem Grund der Kündigung, der Höhe des Weihnachtsgeldes bzw. Urlaubsgeldes und dem festgelegten Zeitpunkt, bis wann der Arbeitgeber die Rückzahlung fordern kann. Liegt das Weihnachtsgeld unter 100 Euro, ist die Rückzahlungsverpflichtung ausgeschlossen. Bei über 100 Euro aber unter dem Monatsbezug kann der Arbeitgeber regeln, wenn der Arbeitnehmer vor dem 31.03. des Folgejahres auf eigenen Wunsch ausscheiden. Bei Weihnachtsgeld über einem Monatsgehalt ist eine Bindung vom 31.03. des Folgejahres zulässig. Oft hängt es immer vom Einzelfall ab, ob die Rückzahlungsvereinbarung wirksam ist oder nicht. Arbeitnehmer sollten wissen, was auf ihn zukommt, wenn er das Unternehmen vorzeitig verlässt. Außerdem sollten die Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches, kurz BGB, beachtet werden, die die Bedingungen für Rückzahlungen festlegen.
Sonderzahlungsregelungen
Sonderzahlungsregelungen sind entscheidend für die Transparenz und Fairness im Unternehme. Sie sind im Arbeitsvertrag festgelegt. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass alle Mitarbeitende über die Bedingungen und Arten der Sonderzahlungen informiert sind. Die Regelungen sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen entsprechen und nicht unwirksam sind.
Sind freiwillige Sonderzahlungen steuerpflichtig?
Freiwillige Sonderzahlungen sind in der Regel Lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Die Zahlung wird dem Arbeitsentgelt des Monats zugerechnet, in dem sie ausgezahlt wird. Besonderheiten gelten jedoch für Abfindungen. Sie sind zwar lohnsteuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig. Jedoch gilt im Steuerrecht die Fünftelregelung. Die Steuerlast der Abfindung wird hierbei auf fünf Jahre verteilt.
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Fazit
Freiwillige Sonderzahlungen helfen bei der Förderung der Betriebstreue sowie zur Belohnung von Arbeitsleistungen und verbessern das Arbeitsverhältnis. Klare Regelungen von Gratifikationen und den damit verbundenen Klausel und Stichtagsregelung ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden. Ein klar definierten Freiwilligkeitsvorbehalt oder Widerrufsvorbehalt kann helfen, die Bedingungen für die Gewährung und den Widerruf von Sonderzahlungen transparent zu gestalten. Die Berücksichtigung des Gleichbehandlungsgrundsatzes und die Vorgaben des BGB beachtet werden, um rechtliche Ansprüche und mögliche Konflikte zu vermeiden.
