Mit dem Essenszuschuss von Belonio sparen Sie Personalkosten und bieten Ihren Mitarbeitenden die Freiheit zu wählen, wo sie ihre zu erstattenden Lebensmittel kaufen. Hier finden Sie rechtliche Grundlagen, Informationen zu aktuellen Rechtsänderungen und zur Versteuerung.
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Bei einer Essensmarke handelt es sich um einen, vom Arbeitgeber freiwillig gewährten, bargeldlosen Essenszuschuss für vergünstigte oder kostenfreie Mahlzeiten für seine Mitarbeiter.
Dieser geldwerte Vorteil zählt als gängige Zuwendung, da sowohl Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber daraus Nutzen ziehen können. Für Mitarbeiter gilt der Verpflegungszuschuss als gute Alternative zu einer klassischen Gehaltserhöhung, da mehr Arbeitslohn normalerweise mit einer zusätzlichen Steuerbelastung für den Arbeitgeber gekoppelt ist. Im Gegensatz dazu können Essenszuschüsse je nach Ausgestaltung den Benefit an den Mitarbeiter weitergeben, ohne dabei die Steuerlast zu erhöhen.
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Einfach überall Essen gehen…
Mitarbeitende kaufen sich Lebensmittel ganz egal ob beim Bäcker, Restaurant, Lieferdienst oder aus dem Supermarkt. Wichtig ist der Beleg, der per Foto einfach in die App geladen und von unserer intelligenten Software geprüft wird.
… und Erstattung erhalten!
Bei bestandener Belegprüfung erhält der Mitarbeitende die Erstattung von maximal 6,90 € an maximal 15 Tagen im Monat ganz einfach mit der Gehaltszahlung des Folgemonats. Mehr zum Essenszuschuss lesen Sie hier.
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Mit einem Verpflegungszuschuss kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern verbilligte oder kostenfreie Mahlzeiten gewähren. Die Essensabgabe erfolgt dabei entweder in Form von Essensmarken zur Einlösung bei Dritten oder aber als Barzuschuss gegenüber dem Betreiber einer externen Gaststätte oder Kantine.
Durch den Verpflegungszuschuss erhält der Mitarbeiter einen geldwerten Vorteil, da seine Lebenshaltungskosten durch kostenlose oder vergünstigte Verpflegung sinken. Aus diesem Grund ist er grundsätzlich dem Arbeitslohn hinzuzurechnen und somit steuer- und abgabenpflichtig.
Für die Erfassung und Bewertung dieses Zuschusses sind die für Sachbezugswerte maßgebenden Vorschriften zu beachten.
Je nach Anwendungsform ist der Essenszuschuss steuerlich begünstigt oder komplett steuerfrei. Folgende Kriterien spielen für die steuerliche Beurteilung eine Rolle:
a. Amtlicher Sachbezugswert 2023
b. Zuschuss durch den Arbeitgeber
c. Zuzahlung des Arbeitnehmers
Der amtliche Sachbezugswert wird von der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt und jährlich an die Entwicklung der Verbraucherpreise angepasst.
Die amtlichen Sachbezugswerte 2023 sind:
Für die Versteuerung ist weiterhin noch wichtig, ob der Arbeitnehmer eine Zuzahlung zu seiner Mahlzeit leistet oder nicht.
Soweit ein Mitarbeiter für seine betriebliche Verpflegung mindestens den amtlichen Sachbezugswert für ein Frühstück, Mittagessen oder Abendessen bezahlt, entsteht ihm kein geldwerter Vorteil. Der Essenszuschuss bleibt steuerfrei.
Zahlt der Arbeitnehmer nicht den vollen Sachbezugswert, wird der geldwerte Vorteil aus der Differenz zwischen Zuzahlung und Sachbezugswert ermittelt. Diese Differenz ist steuerpflichtig.
Beteiligt sich der Arbeitnehmer nicht, dann entspricht der geldwerte Vorteil dem Sachbezugswert. Somit sind 3,80 Euro steuerpflichtig.
Soweit die Zuzahlung des Arbeitnehmers den Sachbezugswert nicht erreicht, kann der hierin liegende geldwerter Vorteil mit 25 % pauschal versteuert werden. Ein großer Vorteil hierbei: Bei der Pauschalierung der Lohnsteuer fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.
Neben dem Sachbezugswert kann der Arbeitgeber zusätzlich 3,10 Euro steuer- und abgabenfrei hinzugeben. Es kann also maximal eine Essensmarke in Höhe von 6,90 Euro (3,80 Euro Sachbezugswert + 3,10 Euro Arbeitgeberzuschuss) pro Mahlzeit eingelöst werden.
Wichtig zu beachten ist, dass für jeden Arbeitnehmer, der diesen Vorteil erhält, die Tage festgehalten werden müssen, an denen er z. B. durch Krankheit oder Urlaub abwesend war. An diesen Tagen darf keine Essensmarke verwendet werden, da diese nur an Arbeitstage ausgegeben werden dürfen, an denen der Arbeitnehmer auch tatsächlich zum Mittagessen geht. Daneben darf pro Arbeitstag auch nur eine Mahlzeit bezuschusst werden und der Zuschuss darf den tatsächlichen Preis des Essens nicht übersteigen.
Bei maximal 15 Tagen im Monat – also 103,50 Euro monatlich – entfällt die Dokumentation der Arbeitstage. Aufgrund der staatlichen Förderung von Essensgutscheinen können Unternehmen so ihre Lohnnebenkosten senken und gleichzeitig die Leistung und die Motivation ihrer Mitarbeiter fördern.
Die Essensmarke gilt als beliebtes Mitarbeiterbenefit. Im Vergleich zu einer klassischen Lohnerhöhung, kann der Arbeitnehmer durch den Einsatz von Essensmarken mehr Netto Lohn vom Brutto erhalten. Darüber hinaus setzt diese Arbeitgeberleistung einen motivierenden Anreiz und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.
Aufgrund der staatlichen Förderung von Essensgutscheinen können Unternehmen ihre Lohnnebenkosten senken und gleichzeitig die Leistungsfähigkeit und das Befinden ihrer Mitarbeiter fördern.
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Rechtsgrundlage für die Essenszuschüsse z. B. mittels JobLunch ist § 8 Abs. 2 S. 6 EStG i.V. mit § 17 Abs. 3 SGB IV i.V. mit § 2 Abs. 1, 2 Sozialversicherungsentgeltverordnung. Für die Finanzverwaltung sind Essenszuschüsse (Essensmarken) verbindlich in den Lohnsteuerrichtlinien, R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR, geregelt.
Das Bundesministerium der Finanzen hat mit einem Schreiben vom 24. Februar 2016 verfügt, dass die Regelungen
der Lohnsteuerrichtlinien zu Essenmarken (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR) auch für den Fall anzuwenden sind, in dem vom Arbeitgeber Essenszuschüsse an Arbeitnehmer nicht mittels Essenmarken in Papierform gewährt werden, sondern sich der Arbeitgeber elektronischer Verfahren (z. B. JobLunch) bedient.
Mit JobLunch von Belonio können so Lohnnebenkosten gespart werden: bis zu 6,90 € sind sozialabgaben- und steuerfrei (bei einem Eigenanteil Mitarbeiter von 3,80 € täglich – einem Rechnungsbetrag ab 10,70 € also – komplett steuerfrei. Bei Übernahme des Eigenanteils durch den Arbeitgeber 25 % Pauschalsteuer).
Der bisherige Verwaltungsaufwand wird durch die integrierte Prüfung der Belege minimiert und rechtskonforme Eingabefelder im Arbeitgebercockpit und in der App für Mitarbeitenden sorgen dafür, dass steuerrechtlich unzulässige Werte weder eingegeben noch gebucht werden können.
Mit einem Schreiben vom 13.04.2021 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Abgrenzung zwischen Sachbezügen und Geldleistungen geschärft. Nun ist grundsätzlich definiert, dass nachträgliche Kostenerstattungen keine Sachbezüge, sondern Geldleistungen sind (§ 8 Abs. 1 Satz 3 EStG).
Aber wie verhält es sich dann mit unseren digitalen Essensmarken über JobLunch, wo Kaufbelege digital per App eingereicht und bis zum Maximalbetrag von 103,50 Euro im nächsten Monat mit der üblichen Gehaltsauszahlung nachträglich erstattet werden?
Antwort darauf gibt eine offizielle Bestätigung der Finanzverwaltung NRW vom 28.06.2021: JobLunch – Belonios Lösung für den Essenszuschuss – ist auch zukünftig weiterhin rechtskonform. Aus Praktikabilitätsgründen sieht das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) nämlich verschiedene Ausnahmeregelungen vor (§ 2 Absatz 1 Nummer 10 Buchstaben a, b und c). Dazu zählen unter anderem arbeitstägliche Zuschüsse zur Verpflegung – sogenannte Essensmarken, die sowohl in Papier – also auch in digitaler Form vorliegen können. Unternehmen können so auch weiterhin ihren Beschäftigten bis zu 103,50 Euro monatlich steuer- und sozialversicherungsfrei über JobLunch gewähren.
Belonio ermöglicht Arbeitgebern Essensmarken an Arbeitnehmer unter Nutzung von steuerlichen Vorteilen auf effiziente Art zukommen zu lassen. Dabei ersetzen wir herkömmliche Papiergutscheine, mit denen sich Mitarbeiter oft als Bittsteller vorkommen, durch eine App, mit der Quittungsbelege per Handy fotografiert und digital eingereicht werden.
Sie als Arbeitgeber:in sparen wertvolle Arbeitszeit, weil wir die Prüfung der Belege für Sie übernehmen. Die Abrechnung erfolgt bequem per Exportdatei für Ihre Lohnabrechnung oder über unsere XML-Schnittstelle.
Ganz nebenbei sparen Sie Lohnnebenkosten: bis zu 6,90 € sind ab einem Rechnungsbetrag von 10,70 € steuerfrei.
Für Arbeitnehmer:innen bieten die digitalen Essensmarken vor allem eins: die freie Auswahl beim Mittagessen! Mit dem bezahlten Essen unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter darüber hinaus dabei, sich vernünftig zu ernähren. Den Verpflegungszuschuss erhält der Mitarbeiter steuerfrei aufs Gehalt.
Übrigens, unsere zufriedenen Kunden schätzen dabei, dass die Gemeinschaft im Unternehmen gestärkt wird, weil viele Mitarbeiter gemeinsam zu Mittag essen.
Und ganz generell: als Belonio-Kunde haben Mitarbeiter Zugriff auf die Belonio Benefits App und können dort auf einem Blick sehen, welche Extras geboten werden. Nachhaltig und transparent.
essen & fotografieren den Kaufbeleg und reichen ihn per App ein. Mehr ist nicht zu tun. Die Erstattung von maximal 103,50 €/Monat erfolgt mit der üblichen Gehaltsauszahlung im nächsten Monat.
Sehr gerne beraten wir Sie rund um Ihre Herausforderungen. Mit unserem Vertriebsteam haben Sie starke Partner an Ihrer Seite. Wir unterstützen Sie bei Ihren Ideen und unsere Software erleichtert ganz einfach Ihren Alltag. Lassen Sie uns in Kontakt kommen.
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