Der Fachkräftemangel ist und bleibt ein Problem für Arbeitgeber. In vorherigen Artikeln haben wir uns bereits den Lösungen dieses Problems gewidmet. Microsoft versucht mit höherem Gehalt qualifiziertes Personal anzulocken während andere mit mehr Urlaubstagen werben und wiederum andere lukrative Vorteile bei Krankenversicherungen anbieten. Benefits und die Arbeitsatmosphäre spielen dabei eine immer wichtigere Rolle. In diesem Artikel soll es aber nicht darum gehen, wie man Mitarbeitende überzeugt, sondern wie das Bewerbungsverfahren von Arbeitgebern aussieht und wie man Wunschkanditaten nicht schon während dieses Prozesses verliert.
Bewerbungsverfahren Arbeitgeber: Deswegen ist ein effizienter Prozess so wichtig
Der Bewerbungsprozess bedeutet für Arbeitgeber nicht nur einen hohen zeitlichen Aufwand, sondern er ist folglich auch mit hohen Bewerbungskosten verbunden. Um diesen Prozess so selten wie möglich durchlaufen zu müssen, ist die Besetzung einer Stelle mit der richtigen Person daher von großer Bedeutung.
Ablauf: So sieht das Bewerbungsverfahren für Arbeitgeber aus
Das altbewährte Bewerbungsverfahren von Arbeitgebern: Motivationsschreiben, Zeugnis, Lebenslauf, Foto, nach mehreren Tagen eine Antwort und dann ein Vorstellungsgespräch. Wieder Wochen später eine Zu- oder Absage oder ein weiteres Gespräch. So oder so ähnlich sehen noch heute viele Auswahlprozesse aus. Dennoch gelten einige neue Regeln, die beim Bewerbungsverfahren von Arbeitgebern beachtet werden sollten. Wir stellen Ihnen das typische Auswahlverfahren von der Ausschreibung bis zur Arbeitsaufnahme vor:
1. Ausschreibung der Stelle – Beginn des Bewerbungsverfahren Arbeitgeber
Ist eine Position im Unternehmen zu besetzen, wird die offene Stelle zunächst ausgeschrieben. In der Stellenanzeige formulieren Arbeitgeber standardmäßig neben dem Stellentitel, welche Aufgaben anfallen und welche Anforderungen das Unternehmen an Bewerber hat. Für die Stelle ist eine bestimmte Ausbildung oder Qualifikation notwendig? Je konkreter die Anforderungen des Arbeitgebers sind, desto detaillierter sollten Sie in der Ausschreibung aufgeführt werden. So können Bewerber:innen direkt sehen, ob ihnen die anstehenden Aufgaben zusagen und sie das gewünschte Profil erfüllen. Das Unternehmen erspart sich somit Bewerbungen von nichtqualifizierten Bewerbern. Ebenfalls wichtig ist die Nennung eventueller Rahmenbedingung. Es handelt sich um eine Stelle, die auch remote oder in Teilzeit ausgeübt werden kann? Auch mit diesen Spezifizierungen können Bewerbungen vorgefiltert werden.
Da qualifizierte Mitarbeiter:innen heutzutage nur schwer zu finden ist, müssen geeignete Kandidat:innen bereits zu Beginn des Bewerbungsverfahrens von Arbeitgebern in der Stellenausschreibung von den anstehenden Tätigkeiten und vom Unternehmen überzeugt werden. Deswegen stellen sich Unternehmen in Stelleninseraten kurz vor und listen alle Benefits auf, die der oder die potenziell neue: Mitarbeiter:in im Falle einer Anstellung erhält. Die Anzeige wird im Anschluss üblicherweise auf der eigenen Karrierewebseite des Unternehmens veröffentlicht. Oftmals stellen Firmen ihre Inserate außerdem auf Stellenportale, um den Bewerberpool zu erweitern.
Tipp: Formulieren Sie bereits im Inserat, welche Anforderung Sie an die Bewerbungsmappe habe, um sich Arbeit zu ersparen.
Auf der Suche nach passenden Benefits?
Bei Belonio finden Sie eine große Auswahl an Mitarbeiterbenefits, mit denen Arbeitgeber im Bewerbungsverfahren geeignete Kandidat:innen auf sich aufmerksam machen können.
2. Sichtung der Bewerbungen & Bewertung
Im nächsten Schritt des Bewerbungsverfahrens für Arbeitgeber schauen sich Personaler die eingegangenen Bewerbungsunterlagen der Bewerber:innen an und prüfen, ob diese die gewünschten Kriterien erfüllen. Der Sichtungsprozess kann etwas Zeit in Anspruch nehmen, deswegen ist es ratsam, allen Bewerber:innen eine Eingangsbestätigung zukommen zu lassen. Oftmals disqualifizieren sich die ersten Bewerber:innen bereits durch das Nichteinhalten von Formalitäten oder Nachlässigkeit in der Erstellung der Bewerbungsdokumente. Fehlen geforderte Informationen oder Dokumente oder sind Rechtschreib- oder Copy-Paste-Fehler oder lieblos erstellte Anschreiben mit Standardformulierungen eingereicht worden, können Arbeitgeber direkt erkennen, wie viel Mühe sich ein:e Bewerber:in tatsächlich gegeben hat. Außerdem kann anhand der Präsentation bereits eingeschätzt werden, ob die Person sorgfältig arbeitet und ein Auge fürs Detail hat. Arbeitgeber schätzen Bewerbungen, die zeigen, dass der Bewerber:innen sich mit dem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle auseinandergesetzt hat. Individuell angepasste Bewerbungen, die auf die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen eingehen, erzeugen einen positiven Eindruck. Darüber hinaus legen Unternehmen individuell fest, was Ihnen in einer Bewerbung wichtig ist. Neben inhaltlichen Aspekten wie einer guten Begründung für mögliche Lücken im Lebenslauf oder dem Wunsch nach einer Anstellung in speziell dieser Firma, wird selbstverständlich auf die Qualifikationen und Erfahrungen sowie weitere zuvor definierte Anforderungen gelegt.
Im Rahmen der Sichtung der Bewerberdaten im Bewerbungsverfahren von Arbeitgebern nehmen Unternehmen gerne sogenannte Backgroundchecks vor. Wie präsentieren sich die Bewerber:innen in den sozialen Netzwerken? Wird dort ein Verhalten festgestellt, dass mit den Unternehmenswerten oder der Professionalität des Unternehmens nicht vereinbar ist, kann auch dies ein Ausschlusskriterium sein.
Tipp: Auch wenn diese idealerweise bereits in der Stellenbeschreibung genannt wurden, gibt es immer Kandidat:innen, die nicht alle Anforderungen wie Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen erfüllen. Nicht immer ist dies jedoch gleich ein Ausschlusskriterium. Ist ein Arbeitgeber ansonsten vom Bewerber bzw. der Bewerberin überzeugt und sieht Potenzial und Motivation, spielen die Hard Facts oftmals eine eher untergeordnete Rolle. Wird der oder die Kandidat:in als lernbereit und lernfähig eingeschätzt können die benötigten Fähigkeiten gegebenenfalls schnell aufgeholt werden.
3. Bewerbungsverfahren Arbeitgeber: Das Kennenlernen
Klassisches Bewerbungsgespräch, Video- oder Telefoninterview, Assessment-Center oder Probearbeitstag? Unternehmen stehen verschiedene Möglichkeiten zum Kennenlernen der Bewerber:innen zur Verfügung. Je nachdem, um was für einen Job es sich handelt, macht die ein oder andere Interview-Form mehr Sinn. Während in digitalen Interviews zwar ein persönliches Kennenlernen möglich ist und ein erster Eindruck gewonnen werden kann, bieten persönliche Vorstellungsgespräche den Vorteil, auch die nonverbale Kommunikation zu beobachten. Grundsätzlich werden in klassischen Vorstellungsgespräch Bewerberfragebögen abgearbeitet, die der oder die Bewerber:in zu beantworten hat. Gleichzeitig hat auch der oder die Kandidat:in die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Möchte der Arbeitgeber die Fähigkeiten der Bewerber:innen prüfen, können Eignungstests oder Assessment-Center durchgeführt werden. Bei Bedarf haben Unternehmen auch die Möglichkeit, mehrere Gespräche zu führen oder verschiedene Arten miteinander zu kombinieren. Vielleicht genügt ein erstes Kennenlernen per Videocall bereits aus, um zu sehen, ob eine Person charakterlich gut ins Unternehmen passt, bevor es in einem weiteren Gespräch dann ans Eingemachte oder gar eine Einstellungsverhandlung geht.
Unabhängig davon, welche Art des Kennenlernens gewählt wird – Arbeitgeber sollten während des gesamten Vorstellungsgesprächs einen professionellen Umgang wahren. Eine positive und respektvolle Atmosphäre im gesamten Bewerbungsverfahren von Arbeitgebern schafft eine gute Candidate Experience und erhöht die Chancen, geeignete Kandidat:innen zu gewinnen.
Tipp: Firmen suchen händeringend nach gutem Personal. Qualifizierte Talente haben daher die Überhand und können sich ihren Traumjob quasi aussuchen. Eine Studie zeigt, dass sechs von zehn Bewerber:innen den Bewerbungsprozess abbrechen, weil er zu kompliziert ist oder zu lange dauert. Daher sollten Arbeitgeber das Bewerbungsverfahren so unkompliziert wie möglich gestalten und flexibel in der Wahl des Interviewformats sein.
4. Rückmeldung an die Bewerber:innen
Im letzten Schritt im Bewerbungsverfahren von Arbeitgebern geht es an die Rückmeldungen. Nachdem Unternehmen alle infrage kommenden Bewerber:innen kennengelernt haben, geht es nun an die Entscheidung. Während Zusagen den schönen Part im Recruiting-Prozess darstellen, gehört es zu den Pflichten der Personalabteilung, sich auch der unliebsamen Aufgabe der Absagenerteilung zu stellen. Hierbei ist es wichtig sich für die aufgewandte Zeit und das Interesse zu bedanken. Eine gute Bewerberkommunikation ist das A & O. Gegebenenfalls haben sich gute Arbeitskräfte bei Ihnen beworben, die die Stelle nur ganz knapp nicht erhalten haben. Fragen Sie nach, ob Sie die Daten dieser Leute behalten dürfen, um sie eventuell bei der nächsten Stellenbesetzung zu berücksichtigen. Begegnet ein Arbeitgeber einem bzw. einer Bewerber:in respektvoll, reagiert dieser eher mit Verständnis und die Beziehung zueinander wird nicht direkt negativ beeinflusst. Von einem sogenannten Ghosting der Bewerber:innen ist aus diesem Grund ebenfalls abzuraten, auch wenn die Erteilung von Absagen einen gewissen Zeitaufwand bedeutet.
Zusagen können im Bewerbungsverfahren von Arbeitgebern sowohl telefonisch als auch schriftlich per E-Mail erteilt werden. Es sollte darauf geachtet werden, dass eine Frist zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags mitgegeben wird, da sich Bewerber:innen trotz mündlicher Zusage ihrerseits dennoch für einen anderen Job entscheiden und spontan abspringen können, solange kein Vertrag unterzeichnet wurde.
Tipp: Arbeitgeber sollten den Bewerber:innen nach dem Vorstellungsgespräch eine zeitnahe Rückmeldung geben. Dies zeigt Respekt für die Zeit und das Engagement der Bewerber:innen und gibt ihnen Klarheit über den Stand ihrer Bewerbung.
Rolle des Datenschutzes in Bewerbungsverfahren Arbeitgeber
In Deutschland unterliegt auch die Handhabung der Daten in Bewerbungsverfahren der DSGVO. Alle Daten müssen somit vertraulich behandelt werden und dürfen nicht einfach für Unbefugte zugänglich sein. Möchte ein Arbeitgeber die Informationen für mögliche, neue Stellenangebote aufbewahren, so sollte hier um die Erlaubnis gebeten werden.
Darauf legen Bewerber:innen im Bewerbungsverfahren von Arbeitgebern Wert
Das Internet hat nicht nur alles moderner gemacht, sondern vieles auch beschleunigt. Rückmeldungen per E-Mail werden innerhalb weniger Tage erwartet, denn jeder ist immer online und Nachrichten werden unmittelbar nach Versandt erhalten. Dennoch dauern Bewerbungsprozesse oft immer noch sehr lange. Laut einer Studie des Jobportals Glassdoor legen Bewerber:innen besonders hohen Wert auf Transparenz im Bewerbungsverfahren. Um Bewerber:innen das Gefühl zu geben, dass sie wertgeschätzt werden und sich darüber bewusst sind, dass es sich um ein gegenseitiges Prüfen und Auswählen handelt, möchten Bewerber:innen mit Informationen versorgt werden. Wie sieht der nächste Schritt im Bewerbungsprozess aus, und welchen Status hat die aktuelle Bewerbung? Durch eine hohe Transparenz werden längere Wartezeiten eher akzeptiert.
Der Mensch im Mittelpunkt: Anforderungen an Bewerber:innen
Im Bewerbungsverfahren von Arbeitgebern kommt es heutzutage aus Arbeitgebersicht gar nicht mehr so sehr auf die Qualifikationen an, die ein:e potenziell neue:r Mitarbeiter:in mitbringt, sondern viel mehr auf die Person an sich. Natürlich sind Fähigkeiten und Fachwissen im jeweiligen Fachbereich wichtig, aber im Vergleich zur Persönlichkeit können Skills jederzeit erlernt und ausgebaut werden. Der Charakter einer Person ändert sich ab einem gewissen Alter nur noch sehr selten, jedoch hören Menschen niemals auf zu lernen. Deshalb steht aktuell im Recruiting erfolgreicher Unternehmen der Menschen im Vordergrund.
Fragen zum Bewerbungsverfahren für Arbeitgeber?
Als Anbieter von Mitarbeiterbenefits bringen jahrelange Erfahrung und Expertise im Bereich der Mitarbeiterbindung und -akquise mit. Kontaktieren Sie uns einfach. Gerne beraten Sie zu unserem Angebot an Benefits.
