Effizientes Arbeiten mit 10 direkt anwendbaren Tipps

Vor allem seit Corona hat die Wirtschaft stark an Kraft verloren. Eine Krise jagt die nächste, ob es der Fachkräftemangel, hohe Energiepreise oder der Ukrainekrieg ist. Auch deshalb sprechen alle nur noch von mehr Effizienz. Effizientes Arbeiten, weniger Zeit verschwenden und die Wirtschaft wieder stärken, unseren Wohlstand sichern: das sind die gegebenen Devisen. Effizienz beschränkt sich dabei heute nicht mehr nur auf die Arbeit, sondern auf fast alle Lebensbereiche. Plötzlich muss zum Beispiel jeder Multitasking perfekt beherrschen. Wir versuchen alles, nicht nur unsere Arbeitszeit, zu optimieren, zu verschlanken oder zu verbessern. Effizienz betrifft uns also in vielen Lebensbereichen und wird durch neue Ideen wie die 4-Tage-Woche oder das flexible Arbeiten aus dem Home-Office neu gedacht. In diesem Artikel geht es darum, effizientes Arbeiten in den wirklich entscheidenden Phasen zu erreichen. Gleichzeitig bleibt man durch die gewonnene Effizienz, entspannt und reduziert dadurch nicht nur Stress, sondern rückt wieder Spaß und Erfolgserlebnisse in den Vordergrund. 

Definition: “Was beutet effizientes Arbeiten?”

Was bedeutet überhaupt effizientes Arbeiten und wie kann man sein Arbeiten wirklich effizienter gestalten? Wenn man an Effizienz denkt, kommen meist zunächst die gegenteiligen Merkmale in den Kopf: Ineffizienzen wie überflüssige E-Mails, sinnlose Meetings oder schlechte Ordnerstrukturen. In unserer Gesellschaft wird oft nicht klar zwischen Effizienz und Effektivität unterschieden. Damit wir uns alle auf der gleichen Grundlage bewegen, definieren wir beide Begriffe zuerst. Laut dem Ökonomen Peter Drucker ist der Unterschied wie folgt: „Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Effizienz hingegen meint, die Dinge richtig zu tun.“ Das heißt also, dass effektiv Arbeiten bedeutet: ein gewünschtes Ziel zu erreichen, gleichwohl, wie lange man dafür braucht oder welche Ressourcen das kostet. Effizientes Arbeiten bedeutet hingegen: das Ziel sinnvoll und wirtschaftlich zu erreichen. Das heißt in den meisten Fällen, mit möglichst wenig Ressourcen und Aufwand, da bei diesen eine Knappheit herrscht. Um die Definition abzuschließen, gibt es eine einfache Eselsbrücke, mit der man sich immer daran erinnern kann, was jeder Begriff bedeutet:

Was muss ich tun? = Effektivität und 

Wie muss ich es tun? = Effizienz. 

10 Tipps für effizientes Arbeiten

Im Folgenden möchten wir Ihnen unsere 10 besten Tipps mitgeben, die Sie sofort anwenden können und die wirklich helfen effizientes Arbeiten zu erreichen. Wir haben die Tipps in drei Kategorien strukturiert, damit man effizientes Arbeiten auf dem optimalen Weg erreicht und auch langfristig in seinen Arbeitsalltag integrieren kann. 

Vor der Aufgabe

1. To-do-Listen und Deadlines setzen

To-do-Listen sind für jeden, der schon einmal seine Effizienz steigern wollte, nichts Neues. Doch schon am Vortag, zu Beginn des Arbeitstages oder direkt zu Beginn einer Aufgabe kann eine To-do-Liste unterschiedlich aussehen. Um seine Effizienz wirklich zu steigern, ist es sinnvoll nicht nur aufzuschreiben, was zu erledigen ist. 

Wichtig zu beachten sind zudem folgende Schritte:

1. Die Ziele oder Aufgaben klar definieren.
2. Aufgaben priorisieren. 
3. Alle Aufgaben, die weniger als 10 Minuten in Anspruch nehmen, sofort erledigen.
4. Deadline setzen.
5. Tages To-do-Liste zum Zeitplan machen.
6. Große Aufgaben in Teilaufgaben aufspalten.

Nur klar definierte Ziele können auch erreicht werden. Je spezifischer sie sind, desto weniger Spielraum haben wir in unserer eigenen Auslegung und folglich sind sie für uns einfacher und somit auch effizienter zu erreichen. Ziele sollten deshalb primär erreichbar und realistisch gewählt sein. Wichtig ist zudem, Aufgaben zu priorisieren. Ein weiterer einhergehender Tipp ist es, alle Aufgaben, die weniger als 10 Minuten in Anspruch nehmen, aufzuschreiben und sofort zu erledigen. So erledigen wir nicht nur mehr Aufgaben, sondern können uns später auf die größeren Aufgaben vollkommen konzentrieren. Des Weiteren ist eine klare Zielsetzung genauso essenziell, wie eine klare Deadline zu setzen. Ein weiterer wichtiger Ratschlag, um effizientes Arbeiten zu erreichen, ist deshalb die Nutzung von zwei To-do-Listen. Eine Tages-To-do-Liste und eine übergeordnete Wochen-To-do-Liste. Die Tages-To-do-Liste sollte dabei einem Zeitplan gleichen, in der die einzelnen Aufgaben in Unteraufgaben verteilt sind. Dieser Zeitplan kann ganz genau in 10 Minuten Takte geschrieben sein, oder einfach alle Steps beinhalten. Dazu gehören auch das Kaffeetrinken und der kleine Spaziergang zum Kollegen. Somit entsteht eine ganz klare Struktur, mit vielen kleinen Erfolgserlebnissen und gleichzeitig steigert man seine Produktivität.

2. Aufgaben Priorisieren – Eisenhower Matrix

Um in einer optimalen To-do-Liste auch die richtige Priorisierung anzuwenden, kann man die Eisenhower Matrix nutzen. Diese Methode geht auf den früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück und ist eines der Mittel für effizientes Arbeiten. Bevor man selbst die Matrix auf seine Aufgaben anwenden kann, sollte man die Begriffe „wichtig“ und „dringend“ für sich persönlich oder im Team definieren. Natürlich kann man diese Art der Priorisierung nicht auf alle Bereiche anwenden, aber oft hilft die Zuordnung besonders dabei, Aufgaben abzugeben und Verantwortung an Kollegen zu übertragen. Das sorgt oft nicht nur für mehr Effizienz beim eigenen Arbeiten, sondern auch für das gesamte Team und ist somit auch förderlich in Hinblick auf den Unternehmenserfolg. 

3. Verpflichtungen gegenüber Partnern

Um die Vorbereitungen zum effizienten Arbeiten zu komplettieren, bevor man mit der Bearbeitung einer konkreten Aufgabe anfängt, gibt es einen dritten wichtigen Tipp. Die Methode, eine Verpflichtung gegenüber einem Partner einzugehen. Es gibt im Großen und Ganzen laut der Autorin Gretchen Rubin  4 Happines-Typen, die verschieden auf Erwartungen reagieren. Diese lauten dabei: „Diszipliniert“, „infragestellen“, „pflichtbewusst“ und „rebellisch“. Die meisten Menschen fallen dabei in die Gruppe „pflichtbewusst“. Konkret bedeutet das, dass dieser Happiness-Typ insbesondere die Erwartungen von anderen erfüllen möchte. Sehr hilfreich kann es sein, bevorstehenden Aufgaben an verantwortliche Personen aus dem engeren Umfeld zu knüpfen. Das kann, muss aber nicht immer der Vorgesetzte sein. Es können auch Kollegen, der Partner oder eine Freundin aus der anderen Abteilung sein, mit der man eine Abmachung trifft. So hat man eine Kontrolle und verspürt positiven Druck, da niemand faul oder unproduktiv wirken möchte. 

Wir wissen jetzt, wie man die nächste/n Aufgabe/n klar definiert, nach der Eisenhower Matrix priorisiert und im Falle der eigenen Bearbeitung einen Zeitplan und eine Deadline setzt, bis wann die Aufgabe fertig sein soll. Abschließend sollte man eine Verpflichtung gegenüber einem Partner eingegangen sein. Somit hat man die optimalen Voraussetzungen geschaffen, seine Arbeitszeit bestmöglich zu nutzen, um effizientes Arbeiten zu ermöglichen. 

Während des Bearbeitens der Aufgabe

4. Ultradianen Rhythmus

Wichtig ist es auf seinen eigenen Körper zu hören, denn die Konzentrationsspanne ist bei jedem individuell anders. Man kann natürlich trainieren seine Konzentrationsphase zu verlängern, aber das ist Thema für einen anderen Artikel. Für viele ist die Promodoro Technik ein feststehender Begriff (25 min arbeiten – 5 min Pause). Zusätzlich ist laut vieler Studien der ultradianer Rhythmus ein gutes Instrument, um effizient zu arbeiten. Dabei orientiert man sich an dem Intervall, in dem biologische Prozesse im Körper ablaufen. Es wurde ermittelt, dass Prozesse meist in den ersten 90 min auf Hochform laufen und es danach ein Tief von 30-minütiger Dauer gibt. Das kann man gut auf 90-minütige Konzentrationsphasen und 30-minütige Pausen übertragen. Im Endeffekt ist es nicht essenziell, welchen Rhythmus man wählt, wichtig ist, dass er für einen selbst passt. Denn nur dann kann man die Zeit, die man konzentriert arbeiten will, auch wirklich ohne abzuschweifen konzentriert und effizient nutzen. Zusätzlich kann man so in Pausen auch wirklich abschalten und effizientes Arbeiten trotzdem erreichen.

5. weißes Rauschen

Es ist das allzweck Mittel der arbeitenden Gesellschaft: Musik. Ob ruhige oder klassische Musik, jeder schwört auf etwas anderes, um sich von Hintergrundgeräuschen nicht ablenken zu lassen und aus dem sogenannten „Flow“ nicht herausgezogen zu werden. Forscher haben den Einfluss von Musik auf das Gehirn während des konzentrierten Arbeitens untersucht. Musik kann die Stimmung heben, macht uns aber nicht schneller oder gar effizienter. Es handelt sich um Multitasking und das Gehirn konzentriert sich vor allem auf die Liedtexte, gleiches gilt für klassische Musik, wenn diese unbekannt ist. Diese Erkenntnisse von Psychology Today wurden aber gemeinsam mit einem Lösungsvorschlag veröffentlicht, der wirklich beim effizient Arbeiten helfen soll: Weißes Rauschen. Durch weißes Rauschen kann man sich nicht nur besser konzentrieren, sondern sorgt mit seinem immer gleichen Klang für die schnelle Gewöhnung des Gehirns an die Laute und unterdrückt trotzdem alle Hintergrundgeräusche. Daher zum effizient Lesen jetzt Kopfhörer rein, Taylor Swift aus und weißes Rauschen an. 

6. Lernen Nein zu sagen

Man kann es selbst nicht mehr hören und trotzdem muss es auch in dieser Liste wieder auftauchen. Wenn man selbst genug zu tun hat oder gerade beschäftigt ist, ist es nicht nur okay, sondern wichtig „Nein“ zu sagen. Auch wenn der eigene Vorgesetzte eine neue Aufgabe hat oder es eine weitere super wichtige E-Mails gibt, ist es wichtig, das eigene Arbeiten zu priorisieren. Das umfasst auch das Absagen oder frühere Verlassen von Meetings. Es ist auch fürs Unternehmens wichtig, keine Aufgaben anzunehmen, wenn man diese selbst gar nicht schaffen kann oder wenn die Qualität darunter leidet. Ansonsten ist effizientes Arbeiten nicht möglich. 

7. KI als Werkzeug Digitalisierung nutzen

Seit Neuestem gibt es zu jeder Aufgabe ein neues KI betriebenes Tool. Es gibt viele, die davor warnen und noch mehr, die darauf schwören. Hier ist hauptsächlich der Tipp für Neuanfänger, einfach mal 10–20 min in die Recherche zu investieren, ob es für seine Aufgabe KI-Unterstützung gibt und wie diese funktioniert. Spielen Sie ein bisschen mit den Tools herum und versuchen Sie das Potenzial dieser neuen technischen Entwicklungen zu nutzen. Dabei gilt selbstverständlich, dass KI Ihnen nicht die komplette Arbeit abnehmen wird, aber meist kann es als erste Inspiration oder für einen einfacheren Einstieg sorgen. Kurz um, es trägt in den meisten Fällen dazu bei nicht nur effektiv zu Arbeiten, sondern auch effizientes Arbeiten zu erreichen. Natürlich ist eine Absprache mit der Führungsebene vor allem vor dem Hintergrund des Datenschutzes ratsam.

8. Aufgaben aufteilen und Belohnungen 

Eine große umfangreiche Aufgabe, die endlos erscheint, kennt jeder. Das Ziel ist einschüchternd weit weg und man weiß nicht, womit man anfangen soll, geschweige denn findet man genug Anfangsmotivation. Bei solchen Aufgaben, aber auch bei kleineren, hilft es, die Aufgabe in viele kleine Etappen und Zwischenziele aufzuteilen. So hat man mehrere kleinen Etappenziele und viele Erfolgserlebnisse, die neue Kraft und Motivation geben. Darüber hinaus kann man auch wirkliche Belohnungen, wie eine Runde im Handyspiel, oder 5 Minuten auf TikTok, als Belohnung einführen. Wichtig ist dabei nur, dass es bei einer Runde oder einer begrenzten Zeit bleibt. Denn nur so ist effizientes Arbeiten wirklich möglich.

Optimalerweise ist man beim Bearbeiten der nächsten Aufgabe im „Flow“, hört im Hintergrund das weiße Rauschen, hat seine Aufgabe gesplittet, hat andere Aufgaben abgelehnt und das passende KI Tool bereits zur Hand. So sollte effizientes Arbeiten bestens möglich sein. Wichtig ist es trotzdem, auch nach der Bearbeitung einer Aufgabe bzw. eines Arbeitstages nicht immer nur weiter nach diesem Schema vorzugehen. Um effizientes Arbeiten langfristig zu garantieren, gehört auch die Auseinandersetzung mit sich selbst, nachdem man die Aufgaben erledigt hat.

Nach Erledigung der Aufgabe

9. Perfektionismus ausschalten

Man könnte diesen Tipp bestimmt auch in die Kategorie „Während des Bearbeitens der Aufgabe“ einordnen, aber es geht gar nicht nur um die Aufgabe selbst, sondern auch um den Arbeitstag als gesamtes. Es wird wenige Tage geben, an denen alles so läuft, wie es laufen sollte. Nur in den seltensten Fällen schafft man alle Aufgaben auf seiner To-do-Liste. Eine Faustregel kann es sein, wenn etwas länger als 3 Tage auf der To-do-Liste steht, fliegt es raus. Das gilt natürlich nicht pauschal, aber wenn es wichtig genug wäre, hätte man es schon erledigt. Man kann nicht alles schaffen und das ist auch vollkommen okay, trotzdem ist es wichtig, genau das zu akzeptieren und sich nicht von Aufgaben mit niedriger Priorität immer wieder herunterziehen zu lassen. So kann man mit einem guten Gefühl nach Hause in den Feierabend gehen und schafft es langfristig, aber vor allem am nächsten Tag wieder effizientes Arbeiten zu erreichen.

10. Sich selbst reflektieren – Feedbackkultur

Als letzten Punkt möchten wir Ihnen das selbst reflektieren ans Herzlegen. Um wirklich effizient arbeiten zu können, muss man sich ständig, mindestens einmal wöchentlich hinterfragen und eine Bilanz ziehen. Was lief gut? Was lief nicht so gut? Was möchte ich ändern?  Nehmen Sie sich dafür bewusst Zeit und nehmen Sie Fehler nicht als negativ wahr, sondern sehen Sie es als Chance, noch besser zu werden. 

Fazit: Konkret handeln für effizientes Arbeiten

Durch diese 10 simplen Tipps können Sie effektiv, mit geringem Aufwand ihre Produktivität im Arbeitsalltag langfristig steigern. So sollten Sie nicht nur effizientes Arbeiten als Zustand öfter erreichen, sondern dadurch auch bessere Ergebnisse erzielen. Wichtig ist dabei zu beachten, dass effizientes Arbeiten von jedem auf andere Art erreicht werden kann und man immer eigene Präferenzen immer im Hinterkopf haben sollte. Viel Spaß und Erfolg, die Tipps für effizientes Arbeiten umzusetzen.