Bereits seit 2014 gibt es die elektronische unterstütze Betriebsprüfung (euBP) und seit Anfang dieses Jahres gibt es zwei Änderungen, die eng im Zusammenhang damit stehen. So besteht jetzt die Verpflichtung, die für die Betriebsprüfung notwendigen Daten aus dem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm heraus im Voraus zu übermitteln. In diesem Zug ändern sich auch die Regelungen, welche elektronischen Entgeltunterlagen hinterlegt werden müssen. Betroffen sind von diesen Änderungen vor allem die Kommunikation mit der Rentenversicherung. Die Übermittlung im Vorhinein soll den gesamten Prozess der Prüfung vereinfachen. Bei den Daten der Finanzbuchhaltung bleibt vorerst alles beim Alten. Von der euBP können sich alle Unternehmen noch bis zum 31.12.2026 befreien lassen.
Elektronisch unterstütze Betriebsprüfung – euBP
Zusätzlich zum neuen Verfahren innerhalb des systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms müssen weitere Unterlagen elektronisch geführt werden.
Elektronische Entgeltunterlagen
Es wurde beschlossen, dass weitere Dokumente verpflichtend elektronisch hinterlegt werden müssen, um die euBP noch weiter zu vereinfachen. Dazu gehören laut §8 Abs. 2 BVV folgende Dokumente:
- Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht.
- Erklärungen von kurzfristigen Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen.
- Bescheide von Krankenkassen, zur Befreiung von der Versicherungspflicht.
- Entscheidungen von Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt ist.
- Nachweise von Elterneigenschaft.
Wichtig ist, dass nicht der Arbeitgeber in der Pflicht ist, diese Unterlagen elektronisch zu führen, sondern die Person, die die erforderlichen Dokumente einreichen muss. Der Format-Typ ist dabei analog zu anderen elektronisch ordnungsgemäß aufbewahrten Dokumenten, z. B. der bei der Führung der Bücher. Diese unterliegen deshalb selbsterklärend auch dem Datenzugriff GoBD. Die Datei-Typen selbst können dabei als PDF oder als Bilddatei in jpeg, bmp oder tiff abgelegt werden.
Die Unterschrift hat dabei gesonderte, aber kaum abweichende Vorgaben zu vorherigen Regelungen, zu erfüllen. Wenn das Dokument in digitaler Form und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist, vom Arbeitgeber erhalten wird, kann dies einfach ins System übernommen werden. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine durch die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 geregelte Form eines Zertifikats, die die handschriftliche Unterschrift ersetzt. Falls ein bereits in Papierform vorliegendes Dokument digitalisiert werden soll, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder wird es mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen oder ohne Signatur digitalisiert, dann muss die Originalkopie aber aufbewahrt werden. Zur Benennung der Dateien gilt vor allem die Anforderung, dass eine simple und schnelle Zuordnung möglich ist. Deshalb ist eine zeitliche und namentliche Zuordnung nicht nur erlaubt, sondern auch als sinnvoll zu erachten.
Umfassende Datenschutzregelung
Die Daten werden ausschließlich für Durchführung der Betriebsführung gemäß §28p SGB 4 übermittelt und verwendet. Der Arbeitgeber erhält nach der Übermittlung eine automatisierte Annahmebestätigung von der Rentenversicherung. Diese speichert die Daten, verschlüsselt und löscht diese nach der Prüfung. Der Arbeitgeber bekommt nach Abschluss der Prüfung eine Quittung vom System ausgestellt.
euBP soll Erleichterung schaffen
Natürlich hören sich die neuen Regelungen und Verordnungen erst einmal kompliziert an, trotzdem sollen die Änderungen der euBP alles vereinfachen. Die Idee ist es, bei der Übergabe dem Prüfer einfacher alles an die Hand zu geben, was er benötigt. Umgekehrt stellt die Rentenversicherung dem Arbeitgeber im Vorhinein alle erforderlichen Datensätze für z. B. Meldekorrekturen zu Verfügung. Dadurch sollen Korrekturen mit deutlich weniger Aufwand möglich sein, da die Grunddaten bereits erstellt sind.
Die vom Arbeitgeber bestätigten Meldungen müssen aber stets als eigenständige Meldung an die Rentenversicherung abgesetzt werden, da es sonst rechtliche Probleme geben würde, da der Arbeitgeber für die Meldung zur Sozialversicherung verantwortlich bleibt. Eigene Meldung vom Sozialversicherungsträger sind gemäß §18 DEÜV nicht erlaubt.
Auch der Abschluss der Betriebsprüfung erfolgt dann bestenfalls elektronisch und die Prüfmitteilung liegt als Bescheid in Form eines PDF-Dokuments auf dem Server der Deutschen Rentenversicherung vor. Die Abholung ist dann über das euBP Modul im Lohnabrechnungsprogramm des Arbeitgebers möglich.
Kann man sich befreien lassen
Bis zum 31.12.2026 kann man sich von der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung, bei dem zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Ein formloser Antrag reicht dafür aus und eine Frist ist nicht vorgesehen, weshalb die Befreiung theoretisch noch vor der nächsten Betriebsprüfung erfolgen kann. Spätestens ab dem 01.01.2027 ist dann keine Befreiung mehr möglich.
