Arbeitszeiterfassung wird Pflicht! Alles, was Sie wissen müssen
Arbeitszeiterfassung Pflicht
Eldo Hell
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Arbeitszeiterfassung wird Pflicht! Alles, was Sie wissen müssen

Arbeitszeiterfassung Pflicht

Wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht? Am Dienstag, dem 13.September 2022 kam die Nachricht aus Erfurt, die unsere Arbeitswelt grundlegend verändern wird. Das vom Bundesarbeitsgericht (BAG) gefällte Grundsatzurteil und das vermutete Ende der Vertrauensarbeit sorgte für viel Diskussionsstoff in den Büros vieler deutschen Firmen. Die Richter aus Erfurt schafften nach langen Spekulationen Fakten, legten Paragraf 3 des Arbeitsschutzgesetzes nach EU-Recht aus und legten somit fest, dass Arbeitszeiterfassung Pflicht wird: “Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Beschäftigten geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann”. Zuvor waren nur Über- und Sonderstunden bei der Zeiterfassung nötig.

Ende Dezember verkündeten die Richter aus Erfurt die langersehnte Konkretisierung des Urteils. Im folgenden Artikel geht es um die wichtigsten Fragen:  Was bedeutet es für Unternehmen, dass die Arbeitszeiterfassung Pflicht wird? Gilt die Regelung ab sofort? Sind Ausnahmen möglich? Was kann bei Verstößen erwartet werden?

Was ist die Arbeitszeiterfassung?

Zum Schutz der Arbeitnehmer und um landesweit konsistente Vorgaben für Arbeitgeber zu bieten, wurde 1994 das Gesetz zur Arbeitszeit (ArbZG) in Kraft gesetzt. Dieses Gesetz ist für Arbeitsverhältnisse in Deutschland maßgeblich und legt Maximalarbeitszeiten, Erholungsphasen, Pausen und weitere Aspekte für die Beschäftigten fest. Es gibt jedoch Berufe und Sektoren, die nicht unter diese Bestimmungen fallen, darunter leitende Mediziner, Seeleute oder kirchliche Dienste im öffentlichen Sektor. Auch Führungskräfte und Geschäftsleiter sind von einer Zeiterfassung nicht eingeschlossen. 

Arbeitszeiterfassung – Pflicht ab sofort?

Gemäß dem deutschen Arbeitszeitgesetz war es bisher nur notwendig, Überstunden und Arbeit an Sonntagen zu dokumentieren, nicht jedoch die komplette Arbeitsdauer. Doch nach einem aktuellen Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 müssen in Deutschland nun alle Arbeitsstunden systematisch erfasst werden. Inken Gallner, die Leiterin des höchsten deutschen Arbeitsgerichts, stützte diese Anforderung an Arbeitgeber auf die Interpretation des deutschen Arbeitsschutzgesetzes, basierend auf dem sogenannten „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019.

Am 13.9.2022 hat das BAG mit dem Beschluss festgelegt, dass Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter dokumentieren müssen. Dies folgte auf das Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung vom 14.5.2019, welches besagt, dass die Mitgliedsländer ein klares, zuverlässiges und zugängliches System implementieren müssen, um die täglichen Arbeitszeiten jedes Arbeitnehmers zu überwachen. Das Bundesarbeitsgericht hat dies bestätigt. Am 8.2.2023 betonte dessen Leiterin erneut, dass die Notwendigkeit zur täglichen Zeiterfassung von Arbeitszeiten in Deutschland bereits besteht, unabhängig von geplanten Anpassungen des Bundesarbeitszeitgesetzes. Die genaue Umsetzung vor Ort obliegt weiterhin den Tarif- und Betriebsparteien.​

Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt demnach ab sofort!

Diese Erkenntnis, die Experten bereits prophezeit hatten, ist jetzt bestätigt. Überraschend kommt diese Information nicht, da bereits im Grundsatzurteil auf das EU-Recht verwiesen wurde und das EU-Recht gilt für alle Mitgliedsstaaten. Das heißt, dass der Arbeitgeber nun nicht nur Überstunden, wie zuvor, sondern alle geleisteten Stunden systematisch erfassen muss. Als Grundlage für diese Regelung dient das neu ausgelegte Arbeitszeitgesetz. Es müssen also alle Unternehmen zwingend die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen. Jeder, der dies in diesem Moment nicht tut, befindet sich in einem rechtswidrigen Zustand.

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Was wurde konkretisiert?

Zwei Punkte wurden laut Experten jetzt klargestellt. Erstens muss bei jeder Erfassung der Anfang und das Ende der Arbeitszeit festgehalten werden. Es ist nicht möglich, vorher festzulegen, wie viel Stunden an den jeweiligen Werktagen gearbeitet wird. Zweitens ist es keine Frage des Betriebsrats, ob die Arbeitszeit erfasst wird. Der BR kann lediglich zusammen mit der Geschäftsführung entscheiden, in welcher Form die Arbeitszeit erfasst wird. Die Mitbestimmung greift also nur da, wo das Gesetz Lücken zum Spielraum lässt.

Hintergrund: Gesundheitsschutz ist der zentrale Aspekt

Allgemein ist das Ziel des gesamten Arbeitsschutz-Katalogs, die Gesundheit der Arbeitnehmer zu schützen. Dieser effektive Fokus auf den Gesundheitsschutz zieht sich durch den kompletten Arbeitsschutz. Dabei widerspricht Vertrauensarbeit nicht dem Gesundheitsschutz, sondern stützt ihn in vielen Aspekten. Wichtig ist, dass in Zukunft die Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten überprüft wird, um den Arbeitnehmer sowohl vor Ausbeutung als auch gegebenenfalls vor sich selbst zu schützen.

Keine Überraschung – das „Stechuhr-Urteil“ des EuGH

Die ganze Debatte begann schon 2019, als der Europäische Gerichtshof nach der Klage einer spanischen Gewerkschaft gegen eine Tochterfirma der Deutschen Bank entschied, dass die genaue Erfassung von Arbeitszeit auf den europäischen Grundrechten jedes Arbeitnehmers laut Art. 31 Abs. 2 GRCh fußt. Da EU-Recht für alle Mitgliedsstaaten der Union gilt, war seit dem Urteil klar, dass dies auch für deutsche Unternehmen ein Umdenken fordert. Trotzdem löste das im Mai 2019 gefällte Urteil Diskussionen darüber aus, wie es in nationales Recht umgesetzt werden kann oder überhaupt umgesetzt werden muss. Hubertus Heil, damaliger und auch aktueller Arbeitsminister von der SPD, versprach schon damals eine Lösung. Diese kam aber nicht, dafür reagierten Arbeitgeber empört auf das Urteil und prognostizierten einen Rückschritt in die „Stechuhrzeit”, ein Rückfall von Arbeit 4.0 auf Arbeit 1.0. Gewerkschaften hingegen freuten sich und sprachen von einer längst überfälligen Ergänzung zum Schutz der Arbeitnehmer. Noch im Jahr 2021 erledigte jeder Arbeitnehmer im Schnitt 22 unbezahlte Überstunden, sodass insgesamt 52 Prozent aller Überstunden unbezahlt blieben.

Im neuen Koalitionsvertrag steht nun “Im Dialog mit den Sozialpartnern prüfen wir, welchen Anpassungsbedarf wir angesichts der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs zum Arbeitszeitrecht sehen.” Am 1. Februar verschärfte Heil bereits Regelungen für Gastronomie und das Baugewerbe, aber löste die Frage nicht auf. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Fragen inzwischen für die Regierung geklärt. Wenn man das deutsche Arbeitsschutzgesetz nach EU-Recht auslegt, ist die Änderung bereits inbegriffen und gilt deswegen schon seit 2019.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat mit dem daher sogenannten „Stechuhr-Urteil“ ein Urteil gefällt, das Arbeitgeber dazu verpflichtet, die gesamten Arbeitszeiten der Arbeitnehmer von Beginn an lückenlos zu dokumentieren. Dieses Urteil zielt darauf ab, den Arbeitsschutz zu stärken und überlange Arbeitsstunden zu verhindern. Der EuGH, der das EU-Recht endgültig interpretiert, hat festgestellt, dass diese Dokumentationspflicht auf der Europäischen Grundrechtecharta und den Grundrechten der Arbeitnehmer (einschließlich des expliziten Rechts auf Begrenzung der Maximalarbeitszeit und auf tägliche und wöchentliche Erholungsphasen) basiert.

Vorangegangen war diesem Urteil eine Klage der spanischen Gewerkschaft CCOO gegen die Deutsche Bank SAE aufgrund des Mangels an einem internen System zur Überwachung der täglichen Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter. Ohne solche Überwachungssysteme wäre es nicht möglich, die Einhaltung der Arbeitszeiten zu kontrollieren. In Deutschland verpflichtete das Arbeitszeitgesetz bis dato nur zur Dokumentation von Arbeitsstunden, die über acht Stunden pro Tag hinausgehen. Gewerkschaften haben jedoch schon seit einiger Zeit darauf hingewiesen, dass eine solche Dokumentation nur dann sinnvoll ist, wenn auch Arbeitszeiten von weniger als acht Stunden zu erfassen sind.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vs. Vertrauensarbeit 

Auch wenn die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kommt, geben viele Experten Entwarnung: Die Stechuhr wird kein neuer Bestandteil der modernen Bürokultur. Die Arbeitsmarktpolitikerin der Grünen, Beate Müller Gemmeke, äußert sich so: „Wie Arbeitszeit erfasst wird, kann heutzutage sehr unterschiedlich geregelt werden – von der App bis hin zur handschriftlichen Aufzeichnung.“ Welches System im Endeffekt für das jeweilige Unternehmen das richtige ist, sollte demnach zwischen BR und der Geschäftsführung eruiert werden. Die klassische Vertrauensarbeit, wie man sie kennt, ist aber in Zukunft schwer vorstellbar. Auch wenn die Politik in der Vergangenheit fast mantraartig wiederholt hat, dass Vertrauensarbeit weiterhin möglich sein wird. Die einzige Möglichkeit ein ähnliches System zu ermöglichen, wäre das Delegieren der Erfassung vom Arbeitgebenden zum Arbeitnehmenden. Zusätzlich müsste der Arbeitgeber dann stichprobenartig kontrollieren. Diese Spielräume und Möglichkeiten hängen stark vom Gesetzgeber ab. Das Bundesministerium für Soziales und Arbeit in Person von Hubertus Heil hat angekündigt, im ersten Quartal 2023 durch eine Ausgestaltung der Regeln bei Unklarheiten nachzubessern. Ziemlich sicher ist hingegen, dass es weder Ausnahmen für klassische Selbstmanager, wie Berater, noch für Start-ups und andere kleinere Unternehmen geben wird. Allerhöchstens könnte es abweichende Regelungen für Tarifverträge geben. Zudem soll es bei Selbstmanager unter der Geschäftsleitungsebene die Möglichkeit geben, Überstunden durch die durchschnittlich hohen Gehälter, als abgegolten anzusehen.

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Arbeitszeiterfassung – Pflicht und Datenschutz


Durch die Implementierung digitaler Arbeitszeiterfassungssysteme wird der Schutz der Mitarbeiterdaten in Unternehmen immer wichtiger. Bei der Erfassung der Arbeitszeit sammelt der Arbeitgeber persönliche Informationen seiner Mitarbeiter und muss dabei die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Es ist nicht nur erlaubt, sondern auch notwendig, dass der Arbeitgeber die Arbeitsstunden dokumentiert und die dazugehörigen Daten verarbeitet. Diese Aufzeichnung ist notwendig, um das Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß durchzuführen, und der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, ein System zu implementieren, das die tatsächlich geleistete Arbeitszeit jedes Mitarbeiters genau erfassen kann.

Für eine datenschutzkonforme Zeiterfassung der Arbeitszeiten ist es essenziell, die Prinzipien des Artikels 5 DSGVO zu befolgen. Diese legen fest, dass Daten nur für klare und rechtmäßige Absichten gesammelt und nicht für andere Absichten verwendet werden dürfen. Zudem sollte die Menge der gesammelten und verarbeiteten Daten auf das für den Zweck Notwendige beschränkt sein. Nach Erreichen des Zwecks und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, müssen alle persönlichen Daten aus der Aufzeichnung entfernt werden. Bei Unklarheiten bezüglich der Kombination von Arbeitszeiterfassung und Datenschutz ist es ratsam, den Datenschutzbeauftragten oder den Betriebs- bzw. Personalrat zu konsultieren. Diese können Informationen darüber bereitstellen, welche Personen Zugang zu den Daten haben und ob es eine rechtliche Basis für diesen Zugriff gibt.

Kontrolle und Strafe

Viele Unternehmen setzen auch jetzt noch auf Vertrauensarbeit. Dadurch befinden sie sich zwar rechtlich gesehen im verbotenen Raum, aber Strafen muss man in der sogenannten Übergangszeit nicht befürchten. Letztlich sind die Gewerbeaufsichtsämter für die Kontrolle zuständig und üblicherweise wird zuerst eine Frist zum Nachbessern festgesetzt, bevor ein Bußgeld verhängt wird. Die Höhe hängt dann vor allem vom Einzelfall und vom jeweiligen Unternehmen ab. Es bleibt abzuwarten, wie der Gesetzgeber reagiert, ansonsten kann im schlimmsten Fall nach ein paar Monaten eine erneute Anpassung nötig sein.

Folgen und Auswirkungen der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Medien sprechen von dem bedeutendsten neuen Gesetz dieses Jahrzehnts. Das Modell der Vertrauensarbeit wird zurzeit noch tausendfach in der Wirtschaft und Verwaltung genutzt und wurde vor allem während Covid und der verstärkten Homeoffice-Zeit noch mehr in Anspruch genommen. Deshalb sprechen viele von einer Zeitenwende und von weitreichenden Auswirkungen für alle Branchen. Die Gewerkschaften sprechen von mehr Flexibilität und Vorteile für die Beschäftigten, während Arbeitgeber von einem riesigen Rückschritt sprechen. Die Folgen, in dieser Zeit, in der Arbeit und Soziales immer mehr ineinander verschwimmt, werden wir wohl erst in den nächsten Jahren erfahren. Bis dahin kann allen Arbeitgebern nur geraten sein, sich mit diesem Thema zügig auseinanderzusetzen, denn auch wenn noch Anpassungen folgen können, das Grundsatzurteil wird Bestand haben.

Fazit: An der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist nicht alles schlecht

Trotz aller Änderungen und dem wahrscheinlichen Mehranfall von logistischem Papierkram sollte man nicht vergessen, was das Ziel der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist. Denn im Vordergrund steht der Schutz eines jeden einzelnen Arbeitnehmer vor zu langer Arbeitszeit. Vor allem in einer Zeit, in der die Mehrheit der Deutschen krank zur Arbeit geht und Burnouts und psychische Krankheiten auf dem Vormarsch sind. Darüber hinaus gibt es auch heute schon viele mobiltaugliche Lösungen, über die sich modern und einfach die Arbeitszeit aufzeichnen lässt. Wir sollten also auch das Gute in den neuen Vorgaben betrachten: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung dient dem verbesserten Gesundheitsschutz unserer Kollegen.

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